Jak zaksięgować napiwki zostawione w restauracji?

Prowadzenie restauracji to nie tylko kreowanie nowych połączeń smakowych i serwowanie dobrego jedzenia. Aby biznes dobrze działał, należy zatroszczyć się o wiele innych jego aspektów. A napiwki to przecież jedna z najbardziej charakterystycznych cech tej branży. Są postrzegane jako forma dobrowolnego docenienia pracy, wkładu i zaangażowania kelnera, barmana itp. Ale w praktyce… rodzą wiele pytań. 

Jak zaksięgować napiwki zostawione w restauracji, aby postępować zgodnie z aktualnymi przepisami? Czy trzeba je ewidencjonować na kasie fiskalnej? Jak wygląda rozliczenie napiwków przekazywanych kartą? Kto i kiedy płaci za to PIT? Czy mogą stać się kosztem uzyskania przychodów?

Podstawy prawne księgowania napiwków

W polskim prawie podatkowym nie istnieje jednoznaczna, ustawowa definicja napiwku, jednak w praktyce przyjmuje się, że jest to dobrowolna kwota przekazana pracownikowi obsługi (najczęściej kelnerowi lub barmanowi) przez klienta, jako forma uznania i wdzięczności za jakość wykonywanych usług. 

Co do zasady napiwki nie są obowiązkowe (choć na przestrzeni kulturalnej rodzi to wiele dyskusji), klient może go zatem zostawić, kiedy uważa to za słuszne - niezależnie od tego, ile wyniósł jego rachunek. 

Z tego względu klasyfikuje się go jako tzw. świadczenie nieekwiwalentne, które nie stanowi zapłaty za konkretną usługę gastronomiczną.

Aktualne interpretacje Dyrektora KIS

Zgodnie z najnowszymi interpretacjami indywidualnymi wydawanymi przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, napiwki wręczane bezpośrednio pracownikowi nie stanowią przychodu restauracji, lecz przychód pracownika i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W przypadku gdy napiwki są przyjmowane przez restaurację (np. w formie bezgotówkowej, a następnie rozdzielane między pracowników), obowiązek rozliczenia PIT i zgłoszenia przychodu spoczywa z kolei na pracodawcy. Te interpretacje mają kluczowe znaczenie dla prawidłowego księgowania w restauracji.

Różnica między napiwkiem obowiązkowym a dobrowolnym

W praktyce gastronomicznej spotykane są również tzw. napiwki obowiązkowe, które dolicza się do rachunku jako określony procent wartości zamówienia (często jest to np. 10% przy większych grupach). W świetle przepisów podatkowych nie są to jednak napiwki jako takie - w tym wypadku traktuje się je jako element ceny usługi gastronomicznej, podlegający opodatkowaniu VAT. Napiwki dobrowolne - przekazywane bezpośrednio lub pozostawione na stole - nie zwiększają podstawy opodatkowania VAT i nie powinny być ujmowane na kasie fiskalnej, o ile trafiają bezpośrednio do pracownika.

Napiwki w gotówce - jak je poprawnie księgować?

W sytuacji, gdy klient zostawia kelnerowi napiwek w gotówce, i nie trafia on potem do kasy restauracji, to nie stanowi również przychodu lokalu. Restauracja nie ma więc obowiązku ewidencjonowania go na kasie fiskalnej ani ujmowania w księgach rachunkowych.

Taki napiwek nie podlega również opodatkowaniu VAT - bo nie jest to przychód firmy, tylko świadczenie otrzymane przez osobę fizyczną - kelnera. Problematyczne staje się to dopiero wtedy, gdy restauracja zbiera wszystkie napiwki w gotówce i dzieli je między pracowników - wówczas pojawia się obowiązek ich dokumentowania i potencjalnego ujęcia w ewidencji wewnętrznej. 

Obowiązki pracownika (kelnera)

Z perspektywy kelnera napiwek w gotówce traktowany jest jako przychód z innych źródeł, który zgodnie z przepisami ustawy o PIT należy wykazać w zeznaniu rocznym. 

PIT od napiwków kelnerów musi zostać zapłacony, choć w praktyce wielu pracowników nie ujmuje tych kwot w deklaracjach, co niestety rodzi ryzyko podatkowe. Jeśli restauracja wypłaca kelnerowi zebrane napiwki (np. z podziału dziennego), może pełnić funkcję płatnika i powinna rozliczyć te środki jako przychód pracownika - w takim wypadku wskazane jest ujęcie tych kwot na liście płac i potrącenie zaliczki na podatek dochodowy.

Praktyczny przykład księgowania napiwku w gotówce

Załóżmy, że klient pewnej restauracji zostawia kelnerowi 30 zł napiwku w gotówce. 

1. Pieniądze te nie trafiają do kasy fiskalnej, ani nie są rozliczane pomiędzy pracownikami. 
2. Nie stanowią przychodu restauracji  i nie są ujęte w żadnej ewidencji firmowej. 
3. Kelner natomiast powinien uwzględnić tę kwotę jako przychód z innych źródeł w swoim rocznym zeznaniu PIT-36.
4. Jeżeli jednak w tej restaracji napiwki zbiera się później i są rozdzielane pomiędzy pracowników, trzeba przewidzieć ich ujęcie w systemie wynagrodzeń i odprowadzenie stosownych zaliczek na podatek. 
5. W takim przypadku restauracja może zostać zobowiązana do ich wykazania również w księdze przychodów i rozchodów. 

Napiwki przy płatności kartą

W czasach, gdy coraz mniej osób nosi przy sobie gotówkę, coraz częściej zdarza się, że klient woli zostawić napiwek za pomocą płatności kartą. W takim przypadku kwota ta trafia na konto restauracji, a nie bezpośrednio do kelnera. 

Czy należy ująć ją w takim razie w ewidencji na kasie fiskalnej? Zgodnie z aktualną praktyką - tak, należy zarejestrować go na kasie fiskalnej, nawet jeśli jego przeznaczeniem jest późniejsze przekazanie go bezpośrednio pracownikowi. Tylko dobrowolne napiwki pozostawione poza systemem sprzedażowym (czyli gotówką bezpośrednio kelnerowi) są zwolnione z ewidencjonowania.

PIT od napiwków jako przychód ze stosunku pracy

Jeśli restauracja zbiera napiwki bezgotówkowe i następnie rozdziela je pomiędzy pracowników, środki te są traktowane jako przychód ze stosunku pracy. A to ponownie oznacza, że kelner otrzymujący takie środki musi zapłacić PIT od napiwków, a obowiązek poboru zaliczki na podatek dochodowy ciąży na pracodawcy. 

Składki ZUS

Jeśli napiwki są rozdzielane i przekazywane pracownikom przez pracodawcę, trzeba też wziąć pod uwagę obowiązek naliczenia składek ZUS. Choć przepisy nie regulują tej kwestii wprost, ZUS może uznać napiwki przekazywane przez firmę jako składnik wynagrodzenia, od którego powinny być odprowadzane składki. Dlatego tak ważne jest odpowiednie dokumentowanie napiwków w restauracji i ich formalne ujęcie w systemie płacowym.

Jak zaksięgować napiwki zostawione w restauracji za pomocą karty - praktyczny przykład

Załóżmy, że klientka restauracji pokryła rachunek kartą - 150 zł, a do tego zostawia również poprzez płatność kartą napiwek w wysokości 20 zł. 

1. Cała ta kwota - 170 zł, wpływa na konto restauracji a płatność zostaje ujęta na kasie fiskalnej. 
2. Napiwek jest rozpoznany jako osobna pozycja - “napiwek - kwota dobrowolna”. 
3. Następnie napiwek zostaje przekazany pracownikowi np. w ramach miesięcznego rozliczenia.
4. Restauracja ujmuje 20 zł jako przychód pracownika, nalicza od niego zaliczkę na PIT oraz ewentualne składki ZUS.
5. W razie prowadzenia napiwków w księdze przychodów i rozchodów, uwzględnia wpływ napiwku jako przejściowy przychód, niepowiększający ogólnego dochodu restauracji.

Napiwki obowiązkowe wliczone w cenę

Rozwiązanie napiwku obowiązkowego jest obecnie szczególnie popularne, jeśli chodzi o obsługę dużych grup klientów. Wiele restauracji dolicza dodatkowy serwis, gdy przy stoliku zasiada ponad 6-8 osób. W tym wypadku nie jest to już dobrowolne świadczenie klienta, ale element zapłaty za świadczoną usługę gastronomiczną. Należy go rozliczyć tak samo jak każdą inną pozycję na paragonie.

Pełne opodatkowanie VAT

Skoro napiwek obowiązkowy jest traktowany jako składnik usługi, podlega pełnemu opodatkowaniu VAT. Należy więc doliczyć odpowiednią stawkę podatku (zwykle 8% lub 23% - w zależności od rodzaju usługi) i ująć ją w ewidencji na kasie fiskalnej. W praktyce oznacza to, że restauracja musi rozpoznać taki napiwek jako swój przychód, powiększający podstawę opodatkowania VAT.

Księgowanie jako standardowy przychód

Jeśli napiwek został obowiązkowo doliczony do rachunku, jego ujęcie w księgowości odbywa się na takich samych zasadach, jak każda inna sprzedaż usług gastronomicznych. Należy więc wykazać go jako przychód z działalności gospodarczej w odpowiedniej ewidencji - np. w księdze przychodów i rozchodów, jeśli restauracja prowadzi uproszczoną księgowość. W takim przypadku napiwek nie może być traktowany jako dochód pracownika i nie podlega rozliczeniu w ramach PIT od napiwków kelnerów - to firma odpowiada za całość rozliczenia i opodatkowania.

Obowiązki pracodawcy jako płatnika PIT

Restauracja staje się płatnikiem PIT w sytuacji, gdy przekazuje pracownikom napiwki, które wcześniej wpłynęły na jej konto - zarówno gotówkowo (gdy napiwki są zbierane wspólnie), jak i bezgotówkowo (np. doliczone do rachunku kartą). W takim przypadku kwoty te przestają być dobrowolnymi prezentami dla pracowników, a stają się elementem przychodu ze stosunku pracy. Tym samym restauracja ma obowiązek naliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na PIT od napiwków kelnerów, jak również uwzględnić te środki w rozliczeniu rocznym.

Rozliczenie z ZUS

Jeśli napiwki są wypłacane przez pracodawcę, mogą zostać uznane przez ZUS za składnik wynagrodzenia. Choć przepisy nie regulują tego jednoznacznie, praktyka urzędów wskazuje, że napiwki przekazywane pracownikowi przez firmę mogą podlegać składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zatem restauracja powinna naliczyć odpowiednie składki ZUS i uwzględnić je przy obliczaniu kosztów zatrudnienia. 

Dokumentowanie w listach płac

Aby prawidłowo wywiązać się z obowiązków jako płatnik, restauracja powinna odpowiednio udokumentować napiwki w restauracji, które wypłaca pracownikom. Najlepszą praktyką jest ich ujęcie w listach płac, jako dodatkowa pozycja wynagrodzenia (np. „udział w napiwkach”). 

5 najczęstszych błędów w księgowaniu napiwków w restauracji

1. Brak rozróżnienia między napiwkiem dobrowolnym a obowiązkowym - jeśli jest on wliczony w cenę usługi, powinien zostać rozliczony jako przychód i objęty podatkiem VAT od napiwków w gastronomii. Dobrowolne napiwki przekazywane bezpośrednio pracownikowi nie podlegają takim obowiązkom.
   
2. Pomijanie ewidencji napiwków na kasie fiskalnej - w przypadku napiwków opłaconych kartą lub gotówką przez kasę restauracji, pominięcie ich w ewidencji napiwków na kasie fiskalnej stanowi błąd księgowy.
   
3. Brak rozliczenia PIT i ZUS - gdy restauracja przekazuje napiwki pracownikom, często zapomina, że staje się płatnikiem PIT i ma obowiązek naliczenia składek ZUS.
   
4. Nieprawidłowe ujęcie napiwków w księgowości - często napiwki są błędnie pomijane w księdze przychodów i rozchodów, szczególnie jeśli trafiają do restauracji i są wypłacane dalej. Tymczasem każda operacja finansowa powinna być odpowiednio zaksięgowana.
   
5. Brak dokumentacji wypłat dla pracowników - napiwki wypłacane bez potwierdzenia – np. poza listą płac – nie tylko nie mogą być zaliczone jako koszt uzyskania przychodów, ale również narażają restauratora na zarzut wypłaty „pod stołem”.

Konsekwencje nieprawidłowego rozliczenia

Nieprawidłowe księgowanie napiwków w restauracji może skutkować poważnymi konsekwencjami: od konieczności korekty deklaracji VAT i PIT, przez dopłaty składek ZUS, aż po kary finansowe i utratę prawa do rozliczenia kosztów. W skrajnych przypadkach urząd skarbowy może uznać, że doszło do zaniżenia przychodu lub unikania opodatkowania.