Czy Ty lub Twoi pracownicy pracujecie zdalnie? Sprawdź, czy na pewno zgodnie z przepisami!

Znasz kogoś takiego? Ma możliwość wykonywania pracy zdalnie i łączy to z podróżowaniem po świecie. Mail z Francji, projekt realizowany na plaży na Bahamach, czy też spokojne odhaczanie tasków z serca dzikich Bieszczad. Workation, czyli wykonywanie pracy zdalnej z różnych miejsc na świecie i łączenie tego z odpoczynkiem. No cóż… wszyscy zwolennicy tej popularnej formy work-life balance jakiś czas temu mocno zaniepokoili się zmianami w ustawie, które nieco surowiej porządkują zasady zdalnej pracy. Czy rzeczywiście jest się czego obawiać? Podsumowujemy i przybliżamy wszystkie najważniejsze zmiany, które wniosła w pracę zdalną ustawa z kwietnia tego roku! 

Spis treści:

• Co obejmują zmiany z tego roku?
• Ustawa o pracy zdalnej 2023 - ryzyko zawodowe
• Co musi zapewnić pracodawca?
• A co z kontrolą pracy zdalnej?
• Trzy rodzaje pracy zdalnej 
• Specjalne grupy pracowników
• Pracować zdalnie - czyli jak? 
• Podsumowanie w pigułce

Co obejmują zmiany z tego roku?

Nowe przepisy weszły w życie w kwietniu 2023 roku - choć poprzednie regulacje dotyczące pracy zdalnej nadal mogą jeszcze obowiązywać (przez 6 miesięcy od daty wprowadzenia zmian). Zatem jeśli Twoja firma jeszcze nie do końca się do nich odniosła - bez obaw. Ustawa o pracy zdalnej dotyczy obejmowania konkretnych pracowników możliwością pracy zdalnej, zasad pokrywania kosztów ponoszonych w jej trakcie przez pracownika, a także komunikacji, potwierdzania obecności, możliwości kontroli czy miejsca, z którego można wykonywać pracę zdalną. Wszystko po to, by w miarę możliwości uniknąć niejasności związanych z tą formą wykonywania obowiązków, a także zapewnić pracownikowi odpowiednie warunki techniczne. 

Ustawa o pracy zdalnej 2023 - ryzyko zawodowe

Jeśli prowadzisz firmę, to jako pracodawca “zyskujesz” wraz z nową ustawą o pracy zdalnej parę obowiązków, których należy dopilnować. Przede wszystkim przydadzą się aktualne szkolenia i instruktaże w tym zakresie. Trzeba również przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego pracownika, który taką formę pracy wykonuje. Na podstawie tej oceny powinny powstać:

1. zasady właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, które w konkretny sposób uwzględniają wymagania ergonomiczne;
2. zasady bezpieczeństwa i higieny na stanowisku pracy zdalnej;
3. czynności, które należy wykonać po zakończeniu takiej pracy;
4. zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych. 

Co musi zapewnić pracodawca?

Obecnie jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi niezbędnych narzędzi do pracy - oczywiście w zależności od potrzeb oraz z uwzględnieniem odpowiedniego bezpieczeństwa. 

Pracownik powinien przed przystąpieniem do pracy złożyć oświadczenie, że stanowisko stwarza poprawne warunki pracy. 

Najbardziej klasycznymi narzędziami, z którymi należy się liczyć są oczywiście komputer wraz z potrzebnymi akcesoriami, telefon, łącze internetowe. Sporo oczywiście jest zależne od rodzaju wykonywanej pracy - jeśli np. wymaga ona drukowania, to powinna być również zapewniona odpowiednia drukarka itp. W innych, specjalnych przypadkach, gdy niemożliwe jest zapewnienie odpowiednich narzędzi, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.

A co z kontrolą pracy zdalnej?

Nie ulega wątpliwości, że taki format pracy wymaga przygotowania odpowiednich zasad dotyczących komunikowania oraz raportowania. Czy jednak jako pracodawca mamy prawo osobistego skontrolowania tego, jak pracuje nasz podwładny? Okazuje się, że tak. Pracodawca otrzymuje prawo do przeprowadzenia kontroli BHP stanowiska pracy zdalnej. Ale spokojnie! Zasady takiej kontroli muszą być jasno określone regulaminem, nie może ona również być nagła i bez uprzedzenia lub występować poza godzinami pracy.

Trzy rodzaje pracy zdalnej

Obecnie w kontekście zmian w ustawie mówi się o trzech rodzajach pracy zdalnej. Są to:

1. "właściwa" praca zdalna - całkowicie lub częściowo wykonywaną poza zakładem pracy, przy czym miejsce jej wykonywania musi zostać konkretnie uzgodnione z pracodawcą;

2. na polecenie pracodawcy - wydawana wyłącznie na czas określony i z przyczyn obiektywnych, losowych i niezależnych od pracodawcy.

3. okazjonalna praca zdalna - wykonywana maksymalnie do 24 dni w roku na wniosek pracownika.

Oczywiście o pracę zdalną wnioskować można w każdym momencie. 

Dopuszczenie pracownika do pracy zdalnej zależne jest od złożenia przez niego stosownego wniosku i oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej. 

Specjalne grupy pracowników

Ustawa uwzględniła również kilka konkretnych grup, w przypadku których pracodawca musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną (oczywiście, jeśli jest ona możliwa!).

A zatem wniosek o pracę zdalną jest wiążący, jeśli obejmuje:

- pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,

- pracownicę w ciąży,

- pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,

- pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin w ramach programu "Za życiem", zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,

- pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,

- pracownika-rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Pracować zdalnie - czyli jak?

Oczywiście, tak naprawdę wiele w tym temacie pozostaje do uzgodnienia na linii pracodawca-pracownik. Jeśli - załóżmy - umawiamy się z panią Ewą na to, że 3 dni w tygodniu będzie na stałe pracowała zdalnie, to pani Ewa wciąż może jeszcze wnioskować o okazjonalną pracę zdalną w wymiarze 24 godzin rocznie. Do tego należy jeszcze wspólnie znaleźć sposób na to, by sprawiedliwie określić wysokość świadczeń na pokrycie kosztów pracy - ustawodawca nie podał tutaj konkretnej “recepty” na takie wyliczenia. 

Reasumując najważniejsze punkty…

• … czy jesteś pracodawcą, czy też pracownikiem, nowa ustawa nakłada na Ciebie pewne ograniczenia związane z pracą zdalną - miejsce jej wykonywania musi być ustalone odgórnie, bądź ewentualnie każdorazowo konsultowane z pracodawcą. 

• Jeśli praca zdalna nie jest stała i określona odgórnie, to pracownikowi przysługuje rocznie 24 dni na taką formę pracy.

• Pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów związanych z prądem oraz internetem podczas pracy zdalnej, a także zapewnienia potrzebnego, ergonomicznego sprzętu.

• Każda firma, w której pracownicy wykonują pracę zdalnie, musi posiadać odpowiedni regulamin, który porządkuje ją w jasny dla obu stron sposób.