Raport dobowy z terminala płatniczego - Wszystko, co musisz wiedzieć

W Polsce działa już ponad 1,3 miliona terminali płatniczych, a Polacy każdego roku wykonują miliardy transakcji bezgotówkowych. W tym dynamicznym środowisku prawidłowe zarządzanie raportami z terminala staje się kluczowym elementem utrzymania finansowego porządku w Twojej firmie. Wielu przedsiębiorców zadaje sobie jednak pytanie: czym właściwie jest raport dobowy z terminala? Czy jest tym samym, co obowiązkowy raport fiskalny? Czy muszę go przechowywać?

Raport z terminala a raport fiskalny

To najważniejsza kwestia, której zrozumienie jest fundamentem prawidłowego zarządzania dokumentacją w firmie. Choć obie nazwy brzmią podobnie, są to dwa zupełnie różne dokumenty, służące innym celom i podlegające innym regulacjom.

Raport dobowy z terminala (tzw. Zamknięcie dnia) - Co to jest i do czego służy?

Raport dobowy z terminala, często nazywany „zamknięciem dnia” lub „zestawieniem”, jest dokumentem operacyjnym i niefiskalnym. Jego głównym celem jest podsumowanie i rozliczenie wszystkich transakcji bezgotówkowych (płatności kartą, BLIKiem) zarejestrowanych przez terminal w danym okresie, najczęściej w ciągu jednego dnia.

• Cel: Wygenerowanie tego raportu jest sygnałem dla Twojego agenta rozliczeniowego (np. PolCard, eService, PlanetPay), że dzień sprzedażowy został zamknięty. Na podstawie tych danych agent wie, jaką sumę pieniędzy powinien przelać na konto bankowe Twojej firmy.
• Zawartość: Raport zazwyczaj zawiera takie informacje jak:
  • Łączna kwota i liczba transakcji bezgotówkowych.
  • Podział na rodzaje użytych kart (np. Visa, Mastercard).
  • Informacje o zwrotach i transakcjach unieważnionych.
  • Numer identyfikacyjny terminala (MID).

Raport dobowy fiskalny

Raport dobowy fiskalny to obowiązkowy dokument podatkowy, którego generowanie jest wymagane przez przepisy Ministerstwa Finansów. Musi być on wykonany na kasie fiskalnej po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, ale nie później niż przed pierwszą sprzedażą dnia następnego.

• Cel: Jego zadaniem jest trwała rejestracja w pamięci fiskalnej kasy całej sprzedaży (zarówno gotówkowej, jak i bezgotówkowej) na potrzeby rozliczeń z Urzędem Skarbowym.
• Charakter: Wykonanie raportu dobowego fiskalnego jest operacją nieodwracalną – zeruje on licznik sprzedaży kasy i nie można go wydrukować ponownie.
• Zawartość: Zgodnie z przepisami, raport ten musi zawierać m.in.:
  • Łączną kwotę sprzedaży brutto.
  • Podział sprzedaży na poszczególne stawki podatku VAT.
  • Kwotę należnego podatku VAT.
  • Numer unikalny kasy i oznaczenie „fiskalny”.

Tabela: raport z terminala vs. raport fiskalny

Jak wydrukować raport dobowy z terminala?

Procedura generowania raportu może nieznacznie różnić się w zależności od modelu urządzenia, ale ogólna zasada jest bardzo podobna.

Przygotowanie do wydruku – checklista

Zanim rozpoczniesz, upewnij się, że:

• W terminalu jest nowa, pełna rolka papieru termicznego.
• Urządzenie ma stabilne połączenie z internetem (Wi-Fi lub GPRS).
• Wszystkie transakcje na dany dzień zostały już zakończone.

Instrukcja dla popularnych modeli terminali

Poniżej znajdziesz instrukcje dla najczęściej spotykanych w Polsce modeli terminali.

Instrukcja dla terminali Ingenico:

1. Naciśnij żółty klawisz, aby wejść do menu.
2. Wprowadź hasło administratora (domyślnie często jest to 123456) i zatwierdź zielonym przyciskiem.
3. Użyj strzałki w dół, aby znaleźć opcję „Zestawienie” lub „Zamknięcie Dnia”.
4. Zatwierdź wybór zielonym przyciskiem, a terminal wydrukuje raport.

Instrukcja dla terminali Verifone:

1. Naciśnij przycisk Menu (często pierwszy z lewej pod ekranem).
2. Wybierz opcję „Funkcje administracyjne”.
3. Wprowadź hasło (domyślnie 123456) i zatwierdź.
4. Wybierz z menu opcję „Zestawienie” lub „Zamknięcie Dnia”.

Ogólna ścieżka dla innych modeli: W większości urządzeń ścieżka nawigacji jest intuicyjna. Szukaj opcji w menu głównym, podążając schematem: Menu > Funkcje Administracyjne / Raporty > Zamknięcie Dnia / Raport Dobowy / Zestawienie > Zatwierdź

Jak wygenerować raport z poziomu systemu POS?

Jeśli korzystasz z nowoczesnego, zintegrowanego systemu sprzedaży (POS), proces jest znacznie prostszy. Wiele systemów, jak GoPOS, automatyzuje generowanie raportów lub pozwala na ich wydrukowanie kilkoma kliknięciami w aplikacji, bez potrzeby obsługi samego terminala.

Zapomniałem wydrukować raportu – Co robić?

Pominięcie wydruku raportu dobowego z terminala zdarza się każdemu. Na szczęście w większości przypadków nie jest to sytuacja bez wyjścia.

Scenariusz 1: Nie rozpocząłeś jeszcze sprzedaży następnego dnia

To najlepszy możliwy scenariusz. Większość nowoczesnych terminali i systemów POS pozwala na wygenerowanie raportu za poprzedni dzień. W menu raportów poszukaj opcji pozwalającej na wybór konkretnej daty lub zakresu dat i wydrukuj zaległy dokument.

Scenariusz 2: Sprzedaż w nowym dniu już trwa

Jeśli rozpocząłeś już przyjmowanie płatności w nowym dniu, a raport za poprzedni nie został wykonany, najlepszym rozwiązaniem jest natychmiastowy kontakt z centrum obsługi klienta Twojego agenta rozliczeniowego. Przygotuj numer MID swojego terminala (znajdziesz go na każdym wydruku) i poproś konsultanta o pomoc w ręcznym zamknięciu dnia lub odzyskaniu danych.

Czy można odzyskać raport sprzed wielu dni?

Tak, jest to możliwe. W przeciwieństwie do jednorazowego raportu fiskalnego, dane o transakcjach bezgotówkowych są archiwizowane. Możesz je odzyskać na kilka sposobów:

• Funkcje terminala: Wiele urządzeń pozwala na wydruk kopii ostatniego raportu lub raportu za wybrany okres historyczny.
• Portal klienta online: Większość agentów rozliczeniowych (np. Polcard przez OnePortal24) udostępnia swoim klientom portale internetowe, gdzie można przeglądać pełną historię transakcji i samodzielnie generować raporty za dowolny okres.
• Kontakt z obsługą klienta: W ostateczności, Twój agent rozliczeniowy jest w stanie odtworzyć dla Ciebie potrzebne zestawienie.

Przechowywanie raportów z terminala - Obowiązek prawny czy dobra praktyka?

To kolejna kwestia, która budzi wiele wątpliwości. Odpowiedź jest jednoznaczna, ale z jednym ważnym zastrzeżeniem.

Co mówią przepisy? Analiza ordynacji podatkowej

Polskie przepisy podatkowe nie nakładają na przedsiębiorców obowiązku przechowywania wydruków z terminala płatniczego. Dokumenty te nie są uznawane za dokumentację księgową w rozumieniu art. 86 §1 Ordynacji podatkowej. Dla Urzędu Skarbowego kluczowe są raporty fiskalne z kasy rejestrującej.

Uwaga na umowę z agentem rozliczeniowym!

Choć przepisy podatkowe milczą na ten temat, obowiązek archiwizacji raportów z terminala może wynikać bezpośrednio z umowy, którą podpisałeś z dostawcą usług płatniczych.

Ważne: Zawsze sprawdzaj zapisy swojej umowy z agentem rozliczeniowym. Sekcja dotycząca obowiązków akceptanta może zawierać klauzule nakazujące przechowywanie wydruków przez określony czas.

Dlaczego mimo wszystko warto przechowywać raporty?

Nawet jeśli Twoja umowa tego nie wymaga, archiwizacja raportów z terminala jest po prostu dobrą praktyką biznesową. Przydają się one w wielu sytuacjach:

• Cele dowodowe: W przypadku reklamacji klienta (tzw. chargeback), raport jest dowodem, że transakcja faktycznie miała miejsce.
• Kontrola wewnętrzna: Umożliwiają weryfikację poprawności rozliczenia zmiany przez pracowników.
• Ułatwienie księgowości: Pomagają w uzgadnianiu wpływów na konto bankowe z zarejestrowaną sprzedażą i weryfikacji naliczonych prowizji.
• Dodatkowy materiał: W razie kontroli skarbowej mogą stanowić dodatkowy dowód rzetelności prowadzonej ewidencji.

Jak długo przechowywać?

Najbezpieczniejszym i rekomendowanym okresem przechowywania raportów z terminala jest 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jest to okres analogiczny do obowiązku przechowywania dokumentacji podatkowej i zapewnia pełne bezpieczeństwo na wypadek jakichkolwiek sporów czy kontroli.

Integracja terminala z kasą fiskalną online

W ostatnich latach wiele mówiło się o obowiązku integracji kas fiskalnych online z terminalami płatniczymi. Celem tego rozwiązania miała być automatyzacja przesyłania danych o płatnościach i uszczelnienie systemu podatkowego.

Jednak termin wprowadzenia tego obowiązku był wielokrotnie odraczany. Obecnie, zgodnie z najnowszymi informacjami, został on przesunięty na 1 kwietnia 2025 roku.

Co więcej, trwają zaawansowane prace legislacyjne zmierzające do całkowitego zniesienia tego obowiązku. Zastąpi go systemowe raportowanie danych o transakcjach bezpośrednio przez agentów rozliczeniowych do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), co już częściowo ma miejsce.

Wniosek dla Ciebie: Na chwilę obecną nie musisz podejmować żadnych działań ani inwestycji w celu integracji terminala z kasą. Śledź oficjalne komunikaty Ministerstwa Finansów w tej sprawie.

Najczęściej zadawane pytania

Czy raport z terminala można wydrukować drugi raz?

Tak, w przeciwieństwie do jednorazowego raportu fiskalnego, większość terminali pozwala na wydrukowanie kopii ostatniego raportu lub raportu za wybrany okres z menu urządzenia.

Co to jest "zamknięcie zmiany" a "zamknięcie dnia"?

„Zamknięcie zmiany” to często raport do celów wewnętrznych, rozliczający pracę jednego kasjera lub jednej zmiany. „Zamknięcie dnia” to oficjalny raport sumujący wszystkie transakcje z danego dnia, który jest przesyłany do agenta rozliczeniowego w celu przetworzenia płatności.

Dlaczego mój raport z terminala nie zgadza się z raportem fiskalnym?

To całkowicie normalne i oczekiwane. Raport fiskalny z kasy obejmuje całą sprzedaż (także gotówkową), podczas gdy raport z terminala dotyczy wyłącznie transakcji bezgotówkowych. Różnice mogą też wynikać z innych momentów wykonania obu raportów.

Czy muszę robić raport, jeśli danego dnia nie było żadnej transakcji kartą?

Zazwyczaj nie ma takiej potrzeby, ponieważ nie ma transakcji do rozliczenia. Warto jednak sprawdzić instrukcję urządzenia lub umowę z agentem, czy nie ma specyficznych wymogów w tym zakresie. W przypadku kasy fiskalnej, jeśli nie było żadnej sprzedaży, również nie ma obowiązku drukowania raportu dobowego.

Podsumowanie

Prawidłowe zarządzanie raportami z terminala płatniczego jest znacznie prostsze, gdy zrozumie się ich prawdziwy cel. Pamiętaj o kluczowych wnioskach z tego artykułu:

• Rozróżniaj dokumenty: Raport z terminala to dokument operacyjny do rozliczeń z Twoim agentem płatniczym. Raport fiskalny to obowiązkowy dokument podatkowy.
• Sprawdź umowę: Obowiązek przechowywania wydruków z terminala nie wynika z przepisów podatkowych, ale może być zapisany w Twojej umowie z dostawcą usług.
• Przechowuj dla bezpieczeństwa: Niezależnie od obowiązków, archiwizuj raporty przez 5 lat. To dobra praktyka, która zapewni Ci spokój i materiał dowodowy.
• Nie panikuj w razie problemów: Zapomniany lub zgubiony raport z terminala niemal zawsze można odzyskać.