Jak i kiedy zrobić raport miesięczny z kasy fiskalnej? Wszystko, co musisz wiedzieć

Zbliża się 25. dzień miesiąca, a Ty znów zastanawiasz się, jak poprawnie sporządzić i zaksięgować raport miesięczny z kasy fiskalnej? Nie jesteś sam. Dla wielu przedsiębiorców ten obowiązek to źródło niepewności i stresu. To jednak znacznie więcej niż zwykła formalność – to kluczowy dokument dla Urzędu Skarbowego, który stanowi podstawę do rozliczenia podatków i potwierdza prawidłowość Twoich przychodów.

Błędy, spóźnienia czy nieprawidłowe ujęcie raportu w księgowości mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i niepotrzebnych kontroli. Dlatego przygotowaliśmy ten kompletny przewodnik "za rękę". Krok po kroku przeprowadzimy Cię przez cały proces – od zrozumienia definicji, przez instrukcję generowania raportu na różnych typach kas, aż po najważniejszy etap: poprawne ujęcie raportu z oznaczeniem "RO" w nowym pliku JPK_V7.

Czym jest i do czego służy raport miesięczny z kasy fiskalnej?

Definicja i cel raportu w prostych słowach

Raport miesięczny z kasy fiskalnej to sumaryczny dokument, który podsumowuje wszystkie transakcje zarejestrowane na Twojej kasie w ciągu całego miesiąca kalendarzowego. Zawiera on kluczowe dane, takie jak łączna kwota sprzedaży (obrót) oraz kwoty podatku VAT z podziałem na poszczególne stawki.

Jego główny cel jest dwojaki:

1. Dla księgowości: Stanowi podstawę do prawidłowego obliczenia należnych podatków (dochodowego i VAT) oraz do prowadzenia ewidencji księgowej.
2. Dla organów podatkowych: Jest oficjalnym dokumentem dowodowym, który potwierdza wysokość Twoich przychodów i jest weryfikowany podczas kontroli skarbowej.

Podstawa prawna – na co powołuje się Urząd Skarbowy?

Obowiązek sporządzania raportów miesięcznych nie jest kwestią dobrej woli, lecz wynika wprost z przepisów prawa. Kluczowym aktem prawnym jest Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Definiuje ono raport fiskalny jako "dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres". To na podstawie tych przepisów Urząd Skarbowy egzekwuje terminowe i prawidłowe sporządzanie tego dokumentu.

Raport miesięczny vs. Raport dobowy - Kluczowe różnice, które musisz znać

Wielu przedsiębiorców myli raport miesięczny z dobowym. Zrozumienie różnic między nimi jest kluczowe dla uniknięcia błędów.

Raport dobowy – codzienna "fotografia" sprzedaży

Raport dobowy to podsumowanie sprzedaży z jednego, konkretnego dnia. Musisz go wykonać po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, ale nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Jest to tzw. "raport zerujący", co oznacza, że można go wydrukować tylko jeden raz dla danej doby.

Raport miesięczny – podsumowanie całego miesiąca

Raport miesięczny to suma wszystkich raportów dobowych wykonanych w danym miesiącu. W przeciwieństwie do raportu dobowego, można go drukować wielokrotnie, co jest pomocne w przypadku zgubienia lub zniszczenia pierwotnego wydruku.

Tabela porównawcza - Raport dobowy vs. miesięczny

Jak wygenerować raport miesięczny z kasy fiskalnej? Instrukcja krok po kroku

Procedura generowania raportu może się nieznacznie różnić w zależności od modelu kasy, ale ogólna zasada jest podobna.

Uniwersalna procedura na większości kas

1. Wejdź do menu kasy fiskalnej.
2. Wybierz opcję "Raporty fiskalne" lub "Raporty okresowe".
3. Z listy dostępnych raportów wybierz "Raport miesięczny".  
4. Określ okres (miesiąc i rok), za który chcesz wygenerować raport.
5. Zatwierdź wybór. Kasa wydrukuje dokument.  

Kasy online i systemy POS

W przypadku nowoczesnych kas online i zintegrowanych systemów POS proces jest często uproszczony. Po zalogowaniu do systemu lub aplikacji należy przejść do sekcji raportów lub historii transakcji, gdzie można wygenerować odpowiedni dokument. Dużą zaletą jest możliwość zapisania raportu w formacie cyfrowym (np. PDF), co ułatwia archiwizację i przekazanie do księgowości.  

Kasy z kopią elektroniczną/papierową (starsze modele)

Na starszych modelach kas proces jest w pełni manualny i zawsze kończy się fizycznym wydrukiem raportu, który należy bezpiecznie przechowywać.

Różnice między producentami (Novitus, Elzab, Posnet) – na co zwrócić uwagę?

Pamiętaj, że nazewnictwo opcji w menu może się różnić w zależności od producenta kasy (np. Novitus, Elzab, Posnet). Jeśli masz wątpliwości, zawsze warto zajrzeć do instrukcji obsługi swojego urządzenia.  

Terminy i kary - Klucz do spokojnego snu przedsiębiorcy

To sekcja, która budzi najwięcej emocji. Trzymanie się terminów i znajomość konsekwencji to podstawa, by uniknąć problemów.

Ostateczny termin na wydruk raportu miesięcznego

Zapamiętaj tę datę: raport miesięczny musisz sporządzić do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy raport. Przykładowo, raport za maj musisz wykonać najpóźniej do 25 czerwca. Co ważne, raport należy wydrukować przed rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży w dniu jego drukowania.

Co grozi za brak raportu lub spóźnienie?

Brak raportu miesięcznego lub jego nieterminowe sporządzenie jest traktowane jako naruszenie obowiązków podatkowych. Może to skutkować nałożeniem grzywny w wysokości od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych. W przypadku kontroli brak tego dokumentu z pewnością wzbudzi podejrzenia organów skarbowych.

Jeśli zdarzy Ci się zapomnieć, możesz skorzystać z instytucji tzw. "czynnego żalu". Polega ona na dobrowolnym poinformowaniu urzędu skarbowego o popełnionym błędzie, zanim urząd sam go wykryje. Aby czynny żal był skuteczny, musisz niezwłocznie dopełnić zaniedbanego obowiązku, czyli wydrukować raport.

Zapomniałem wydrukować raportu dobowego na koniec miesiąca – co teraz?

To częsty i kłopotliwy błąd. Jeśli np. nie wykonasz raportu dobowego za 31 maja, a zrobisz go dopiero 1 czerwca przed rozpoczęciem sprzedaży, to cała sprzedaż z 31 maja zostanie zarejestrowana na raporcie dobowym z datą 1 czerwca. W takiej sytuacji raport miesięczny za maj będzie zaniżony. Rozwiązaniem jest ręczne skorygowanie ewidencji księgowej – Twoja księgowość musi doliczyć kwoty z tego "przesuniętego" raportu dobowego do przychodów właściwego miesiąca (w tym przypadku maja).

Raport miesięczny w pliku JPK_V7 - Najważniejszy krok w księgowości

Wydrukowanie raportu to dopiero połowa sukcesu. Prawdziwym wyzwaniem dla wielu firm jest jego prawidłowe ujęcie w Jednolitym Pliku Kontrolnym (JPK_V7).

Oznaczenie "RO" – co to jest i dlaczego jest kluczowe?

Od momentu wprowadzenia struktury JPK_V7 zmienił się sposób ewidencjonowania sprzedaży paragonowej. Nie księguje się już pojedynczych paragonów. Zamiast tego, całą sprzedaż z kasy fiskalnej za dany miesiąc wprowadza się do ewidencji VAT jako jeden zbiorczy dokument, który musi być oznaczony specjalnym kodem "RO" (skrót od "Raport Okresowy").  

Jak prawidłowo ująć raport w ewidencji VAT? (Instrukcja dla przedsiębiorcy)

Chociaż szczegóły zależą od Twojego programu księgowego, ogólna procedura wygląda następująco:

1. W programie księgowym tworzy się nowy dokument, często typu "Pozostały przychód" lub podobny.  
2. W polu kontrahenta wpisuje się "BRAK" lub "sprzedaż paragonowa".  
3. Dokumentowi nadaje się oznaczenie "RO".  
4. Wprowadza się sumaryczne kwoty netto i VAT z raportu miesięcznego, z podziałem na poszczególne stawki podatkowe.

Ważne: Do kwoty z raportu "RO" nie wlicza się już wartości faktur wystawionych do paragonów, które zostały osobno zaksięgowane. Pozwala to uniknąć podwójnego opodatkowania tej samej sprzedaży.  

Co w przypadku posiadania kilku kas fiskalnych?

Jeśli prowadzisz sprzedaż za pomocą kilku kas, masz dwie możliwości:

• Wprowadzić raport miesięczny z każdej kasy jako osobny dokument z oznaczeniem "RO".  
• Zsumować wartości ze wszystkich raportów miesięcznych i wprowadzić je do ewidencji jako jeden, zbiorczy dokument "RO".  

Przechowywanie i archiwizacja raportów fiskalnych

Po wydrukowaniu i zaksięgowaniu raportu Twoje obowiązki się nie kończą. Musisz go jeszcze odpowiednio przechowywać.

Jak długo trzeba przechowywać raporty?

Zarówno raporty miesięczne, jak i dobowe musisz przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku za dany okres.

Przykład: Dokumenty za 2024 rok (gdzie termin płatności podatku upływa w 2025 roku) musisz przechowywać do końca 2030 roku.

Forma przechowywania: papierowa vs. elektroniczna

Forma archiwizacji zależy od typu Twojej kasy:

• Kasy z kopią papierową: Musisz przechowywać fizyczne, papierowe rolki.
• Kasy z kopią elektroniczną: Kopie raportów zapisywane są na karcie pamięci (np. microSD), którą należy przechowywać przez wymagany okres 5 lat.  
• Kasy online: Dane są przesyłane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Mimo to, przepisy dopuszczają i zalecają przechowywanie raportów również w formie elektronicznej (np. jako pliki PDF na dysku). Jest to bezpieczna i wygodna forma archiwizacji.  

Twoja checklista poprawnego raportowania

Prawidłowe zarządzanie raportami z kasy fiskalnej to fundament porządku w firmowej dokumentacji i spokoju podczas ewentualnej kontroli. Aby mieć pewność, że wszystko robisz dobrze, trzymaj się tej prostej checklisty:

• Pamiętaj o obowiązku: Regularnie wykonuj raporty dobowe i miesięczne.
• Pilnuj terminu: Wykonaj i wydrukuj raport miesięczny do 25. dnia kolejnego miesiąca.
• Księguj poprawnie: Upewnij się, że Twoja księgowość ujmuje raport w pliku JPK_V7 z prawidłowym oznaczeniem "RO".
• Archiwizuj bezpiecznie: Przechowuj raporty przez wymagane 5 lat w formie odpowiedniej dla Twojego typu kasy.

Mamy nadzieję, że ten poradnik rozwiał wszystkie Twoje wątpliwości. Jako kolejny krok, sprawdź instrukcję obsługi swojej kasy fiskalnej i skonsultuj się ze swoją księgowością, aby upewnić się, że proces księgowania raportów "RO" w Twojej firmie przebiega bez zarzutu.

Raport miesięczny z kasy fiskalnej – Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy muszę drukować raport miesięczny, jeśli nie miałem żadnej sprzedaży?

Nie. Jeśli w danym miesiącu nie zarejestrowałeś żadnej sprzedaży, nie masz obowiązku drukowania raportu. Brak raportu jest dla urzędu skarbowego równoznaczny z raportem zerowym.  

Zgubiłem wydrukowany raport miesięczny. Co robić?

Nie ma powodu do paniki. Raport miesięczny, w przeciwieństwie do dobowego, można wydrukować ponownie dowolną liczbę razy.  

Co to jest "raport zerujący"?

To potoczna nazwa raportu dobowego. Nazywa się go tak, ponieważ jego wykonanie "zeruje" licznik sprzedaży dziennej w kasie, przygotowując ją do pracy w kolejnym dniu.  

Jak zaksięgować raport, jeśli wystawiałem faktury do paragonów?

W dokumencie zbiorczym "RO" należy ująć kwotę z raportu miesięcznego pomniejszoną o wartość brutto faktur wystawionych do paragonów, które zostały już wprowadzone do ewidencji VAT. Zapobiega to podwójnemu opodatkowaniu.  

Co w przypadku likwidacji firmy?

Musisz wykonać ostateczny raport dobowy i miesięczny. Następnie należy zlecić autoryzowanemu serwisowi wykonanie tzw. odczytu pamięci fiskalnej. Z protokołem z odczytu i raportem rozliczeniowym składasz w urzędzie skarbowym wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji.  

Czy raport roczny jest obowiązkowy?

Nie. Raport roczny jest dokumentem opcjonalnym, który możesz wygenerować dla własnych celów analitycznych. Przepisy nie nakładają obowiązku jego drukowania i nie przewidują kar za jego brak.