Decyzja o założeniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to często moment przełomowy w życiu firmy. Z jednej strony kusi bezpieczeństwem majątku prywatnego i prestiżem, z drugiej – odstrasza mitem o „drogiej księgowości” i podwójnym opodatkowaniu. Jak jest naprawdę? Czy przy obecnej płacy minimalnej (4806 zł) i zmianach w ZUS ta forma działalności wciąż się opłaca?
Rozkładamy na czynniki pierwsze koszty spółki z o.o. – od opłat sądowych przy rejestracji, przez comiesięczne utrzymanie, aż po ukryte wydatki, o których księgowi często milczą.
Koszt założenia spółki z o.o. – S24 czy Notariusz?
Pierwszym wydatkiem, z jakim zderzysz się jako przyszły wspólnik, jest proces rejestracji. Masz dwie drogi: szybką i tanią (S24) lub dłuższą, droższą, ale bardziej elastyczną (Notariusz). Wybór ten determinuje Twoje koszty startowe.
Rejestracja przez system S24 (Online)
To najtańsza opcja, idealna dla prostych spółek, które nie potrzebują niestandardowych zapisów w umowie.
- Opłata sądowa (KRS): 250 zł
- Ogłoszenie w MSiG: 100 zł
- Prowizja operatora płatności: ok. 2-5 zł
- Podatek PCC (0,5% od kapitału): 25 zł (przy minimalnym kapitale 5000 zł)
- RAZEM: ok. 380 zł
Rejestracja tradycyjna u notariusza
Niezbędna, jeśli wnosisz aport (wkład niepieniężny) lub chcesz zawrzeć w umowie specyficzne zapisy (np. uprzywilejowanie udziałów).
- Taksa notarialna: od 160 zł do ponad 1000 zł (zależy od wysokości kapitału i skomplikowania umowy).
- Wypiski aktu notarialnego: ok. 100-200 zł (za każdy egzemplarz).
- Opłata sądowa (KRS): 500 zł (wyższa niż w S24).
- Ogłoszenie w MSiG: 100 zł.
- Podatek PCC: 25 zł (płatny u notariusza).
- RAZEM: Realnie od 800 zł do nawet 2500 zł.
Porównanie kosztów startowych
| Rodzaj kosztu | System S24 | Notariusz |
|---|---|---|
| Opłata sądowa | 250 zł | 500 zł |
| Ogłoszenie MSiG | 100 zł | 100 zł |
| Taksa notarialna | 0 zł | 160 zł – 1500 zł+ |
| Podatek PCC (min.) | 25 zł | 25 zł |
| SUMA | ~375 zł | ~785 zł – 2125 zł |
Kapitał zakładowy – czy to koszt?
Wielu przedsiębiorców błędnie traktuje kapitał zakładowy (minimum 5000 zł) jako opłatę. To błąd. Te pieniądze wpłacasz na konto swojej spółki i możesz nimi dysponować na wydatki firmowe (np. zakup towaru, komputera czy opłacenie biura) zaraz po rejestracji. Jest to więc koszt płynnościowy, a nie bezzwrotny wydatek.
Miesięczne koszty prowadzenia spółki z o.o. w 2026 roku
Założenie firmy to jednorazowy wydatek. Prawdziwym wyzwaniem dla rentowności są koszty stałe. W 2026 roku, ze względu na inflację i wzrost płac w sektorze usług księgowych, wyglądają one następująco:
Pełna księgowość
Spółka z o.o. nie może korzystać z uproszczonej KPiR. Musi prowadzić tzw. pełne księgi rachunkowe.
- Mikrofirma (do 10 dokumentów): 500 – 800 zł netto/mies.
- Mała firma (11-50 dokumentów): 800 – 1500 zł netto/mies.
- Firma handlowa/produkcyjna: od 2000 zł netto w górę.
Składki ZUS
To kluczowy punkt optymalizacji.
- Wspólnik wieloosobowy: Jeśli spółka ma co najmniej dwóch wspólników (i żaden nie ma iluzorycznej liczby udziałów, np. 1%), wspólnicy nie płacą ZUS z tytułu samego posiadania udziałów.
- Jednoosobowa spółka z o.o.: Jedyny wspólnik jest traktowany przez ZUS niemal identycznie jak osoba prowadząca JDG. W 2026 roku oznacza to konieczność płacenia pełnego ZUS-u.
- Szacunkowy „Duży ZUS” (ze składką zdrowotną) w 2026 r.: ok. 1773 zł miesięcznie.
Koszty operacyjne i biurowe
Spółka musi mieć siedzibę.
- Wirtualne biuro: 100 – 400 zł/mies. (adres do rejestracji + obsługa korespondencji).
- Konto bankowe: 30 – 150 zł/mies. (konta firmowe dla spółek są zazwyczaj droższe niż dla JDG).
Podsumowanie miesięcznych kosztów stałych
Dla spółki z 2 wspólnikami, bez zatrudnionych pracowników, korzystającej z wirtualnego biura:
- Księgowość: 600 zł
- Biuro: 150 zł
- Bank: 50 zł
- RAZEM: ok. 800 zł netto miesięcznie (koszt utrzymania bytu prawnego).
Koszty zmienne i podatki (CIT i Dywidenda)
Spółka z o.o. jest odrębnym bytem prawnym, co oznacza, że pieniądze spółki nie są pieniędzmi wspólnika. Aby je wypłacić, trzeba zapłacić podatki.
Podatek CIT
- 9% (Mały podatnik): Dla spółek, których przychody brutto nie przekroczyły 2 mln euro rocznie. Dotyczy większości nowych firm.
- 19% (Standard): Dla dużych podmiotów.
Problem podwójnego opodatkowania
Wypłata zysku przez dywidendę jest opodatkowana dwukrotnie:
- Najpierw spółka płaci CIT (np. 9%).
- Potem wspólnik płaci 19% podatku od dywidendy od kwoty, którą otrzymał.
Efektywne opodatkowanie (przy CIT 9%): Łączne obciążenie podatkowe wynosi realnie ok. 26,29%. To więcej niż podatek liniowy w JDG (19%), ale… istnieją sposoby legalnej optymalizacji (patrz sekcja VI).
Przykłady – Ile to kosztuje w praktyce?
Oto trzy scenariusze oparte na stawkach rynkowych w styczniu 2026 r.
Przypadek 1: Programiści B2B (2 wspólników)
Cel: Uniknięcie ZUS, bezpieczeństwo kontraktów.
Dwoje programistów zakłada spółkę. Nie zatrudniają pracowników.
- Start: 375 zł (S24).
- Koszty miesięczne: 800 zł (księgowość + wirtualne biuro).
- ZUS: 0 zł (wspólnicy nie płacą ZUS, mają ubezpieczenie z innego tytułu lub dobrowolne).
- Wniosek: Koszt utrzymania spółki jest niższy niż suma dwóch „Małych ZUS-ów” w JDG.
Przypadek 2: Sklep E-commerce (1 właściciel)
Cel: Ograniczenie odpowiedzialności za towar i długi.
Przedsiębiorca zakłada jednoosobową spółkę z o.o.
- Start: 4200 zł (Notariusz, bo wnosi aport w postaci towaru).
- Koszty miesięczne: 2500 zł (Księgowość pod e-commerce jest droższa z uwagi na ilość faktur + ZUS wspólnika ok. 1773 zł).
- Wniosek: Drożej niż JDG, ale w razie plajty właściciel nie odpowiada prywatnym majątkiem za długi u dostawców.
Kiedy spółka z o.o. się opłaca? (Próg rentowności)
Często pada pytanie o „magiczną kwotę” przychodów. W 2026 roku granica ta przesunęła się w górę ze względu na rosnące koszty księgowości.
Spółka z o.o. opłaca się zazwyczaj, gdy:
- Dochód miesięczny przekracza 15 000 – 20 000 zł netto. Poniżej tej kwoty koszty pełnej księgowości mogą „zjeść” korzyści podatkowe.
- Planujesz reinwestować zysk. Jeśli nie wypłacasz pieniędzy ze spółki, a kupujesz za nie np. sprzęt czy towar, płacisz tylko 9% CIT. To znacznie mniej niż 19% czy 32% w JDG.
- Działasz w branży wysokiego ryzyka (budowlanka, transport, medycyna). Bezpieczeństwo majątku prywatnego jest tu bezcenne.
Jak optymalizować koszty w spółce z o.o.?
Nie musisz godzić się na podwójne opodatkowanie. Oto legalne metody stosowane przez ekspertów:
- Struktura wieloosobowa: Wystarczy, że drugi wspólnik posiada np. 10-15% udziałów, aby uniknąć obowiązkowego ZUS dla wspólnika (uwaga na udziały iluzoryczne, ZUS je kwestionuje – bezpieczny poziom to realne partnerstwo).
- Wynagrodzenie członka zarządu (z powołania): Zamiast dywidendy, wypłacaj sobie pensję na podstawie uchwały o powołaniu.
- Koszt dla spółki: Jest kosztem uzyskania przychodu (obniża CIT).
- Koszt dla Ciebie: Płacisz podatek wg skali (12% do 120 tys. zł) oraz składkę zdrowotną 9%. Nie płacisz składek społecznych ZUS.
- Faktury kosztowe: Wynajem powierzchni biurowej od wspólnika dla spółki (np. część domu), wynajem samochodu prywatnego do celów służbowych.
- Świadczenia niepieniężne: Powtarzające się świadczenia niepieniężne (art. 176 KSH) – to zaawansowana metoda na wyciąganie gotówki ze spółki bez ZUS i bez składki zdrowotnej (opodatkowane tylko PIT).
Zmiany w 2026 roku – na co uważać?
Rok 2026 przyniósł kilka istotnych zmian wpływających na koszty:
- Płaca minimalna (4806 zł): Jeśli zatrudniasz pracowników, Twój koszt pracodawcy znacząco wzrósł (wynagrodzenie + narzuty ZUS pracodawcy to teraz blisko 5800 zł za pracownika na minimalnej).
- JPK_CIT: Od 2025/2026 roku wdrażany jest obowiązek przesyłania ksiąg rachunkowych w formie ustrukturyzowanej (JPK_KR_PD). Dla wielu spółek oznacza to konieczność aktualizacji oprogramowania księgowego, co biura rachunkowe z pewnością przerzucą w cenach na klientów.
- Wzrost składki zdrowotnej: Podstawa wymiaru składki zdrowotnej dla osób powołanych i wspólników jednoosobowych rośnie wraz ze średnim wynagrodzeniem w sektorze przedsiębiorstw.
Ukryte koszty, o których nikt nie mówi
Analizując koszty spółki, pamiętaj o wydatkach incydentalnych:
- Sprawozdanie roczne: Księgowi często pobierają dodatkową opłatę za zamknięcie roku i sporządzenie bilansu (zazwyczaj równowartość 1-2 miesięcznych faktur, np. 1000-2000 zł raz w roku).
- Zmiany w umowie: Każda zmiana umowy spółki (np. zmiana PKD, której nie przewidziałeś) wymaga wizyty u notariusza i opłaty sądowej. Koszt: min. 600-1000 zł.
- Likwidacja: Założenie spółki jest tanie, ale jej zamknięcie to proces trwający min. 6 miesięcy i kosztujący ok. 2000-4000 zł (likwidator, księgowość, opłaty sądowe).
Najczęściej zadawane pytania
Czy muszę mieć 5000 zł w gotówce, żeby założyć spółkę?
Nie musisz przynosić walizki pieniędzy do sądu. Przy zakładaniu przez S24 składasz oświadczenie, że kapitał został pokryty. Fizyczny przelew na konto spółki wykonujesz po jego otwarciu.
Czy spółka z o.o. wlicza się do emerytury?
Tylko jeśli płacisz ZUS (np. jako wspólnik jednoosobowy lub będąc zatrudnionym w spółce na umowę o pracę/zlecenia). Samo bycie udziałowcem w spółce wieloosobowej nie liczy się do lat pracy.
Ile kosztuje księgowość dla „martwej” spółki (bez obrotów)?
Nawet jeśli spółka nic nie sprzedaje, musi składać deklaracje (np. JPK_VAT zerowy). Biura rachunkowe biorą za taką obsługę zazwyczaj ok. 200-300 zł netto miesięcznie.
Podsumowanie
Spółka z o.o. nie jest już tak drogim rozwiązaniem jak dekadę temu, ale wymaga dyscypliny finansowej. Dla firm generujących powyżej 20 tys. zł przychodu lub działających w ryzykownych branżach, koszt jej prowadzenia jest niewielką ceną za bezpieczeństwo majątku prywatnego, które oferuje.
Chcesz policzyć, czy to się opłaca w Twoim przypadku? Skonsultuj się z doradcą podatkowym – ten artykuł ma charakter edukacyjny i nie zastępuje porady prawnej.
