Zakup od rolnika ryczałtowego przez vatowca - krok po kroku

Przedsiębiorca VAT kupujący produkty rolne od rolnika ryczałtowego musi sam wystawić fakturę VAT RR, zapłacić przelewem na rachunek bankowy rolnika, uzyskać podpisane oświadczenie, a następnie może odliczyć 7% zryczałtowanego zwrotu podatku VAT. Od 2026 roku faktura RR będzie musiała zostać wystawiona i przesłana obowiązkowo przez KSeF, co oznacza nowe wymogi - w tym konieczność, by rolnik posiadał numer NIP.

Ciężko się w tym połapać?

Zakup produktów rolnych od tzw. rolnika ryczałtowego przez czynnego podatnika VAT podlega szczególnej procedurze określonej w art. 115-118 ustawy o VAT. Zasady te pozwalają na zryczałtowany zwrot podatku VAT dla nabywcy, mimo że sam rolnik nie jest podatnikiem VAT w standardowym rozumieniu.

Kim jest rolnik ryczałtowy?

Rolnikiem ryczałtowym jest osoba fizyczna prowadząca gospodarstwo rolne, która dostarcza produkty roślinne lub zwierzęce z własnej działalności rolniczej, ale nie prowadzi ewidencji zakupów VAT, czyli nie składa deklaracji VAT ani nie wystawia faktur VAT i korzysta ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 115 ustawy o VAT.

W praktyce rolnik ryczałtowy nie dolicza VAT do swoich cen, ale nabywca - czyli przedsiębiorca VAT - ma prawo do 7% zryczałtowanego zwrotu podatku VAT. .

Kiedy stosujemy procedurę faktury VAT RR?

Gdy kupujemy produkty rolne od rolnika ryczałtowego, a nie od hurtowni czy firmy przetwórczej. Transakcja musi dotyczyć produktów pochodzących z własnej działalności rolnika (nie z zakupu), a nabywcą powinien być czynny podatnik VAT (nie inny rolnik i  nie osoba prywatna).

Nieprawidłowe zastosowanie procedury (np. brak oświadczenia, zapłata gotówką, brak konta bankowego rolnika) skutkuje utratą prawa do odliczenia 7% VAT i może prowadzić do sankcji podatkowych.

Procedura krok po kroku - od zakupu do rozliczenia

Zakup od rolnika ryczałtowego i dokumentowanie transakcji rolniczych przez przedsiębiorcę VAT różni się od zwykłej transakcji handlowej. Aby nabywca mógł legalnie odliczyć zryczałtowany zwrot VAT, musi wykonać wszystkie czynności w określonej kolejności. Poniżej znajdziesz szczegółowy opis całej procedury, a więcej o samej fakturze VAT RR pisaliśmy w poprzednim artykule. 

Krok 1: Sprawdź status rolnika

Przed zakupem warto potwierdzić, że rolnik rzeczywiście korzysta ze zwolnienia ryczałtowego. Najprościej uzyskać od niego pisemne oświadczenie, w którym potwierdza swój status. Od 2026 roku, w związku z KSeF, będzie to musi być rolnik z nadanym numerem NIP. Bez tego nie wystawisz e-faktury RR.

Krok 2: Dokonaj zakupu (tylko produkty z gospodarstwa)

Kupując od rolnika, upewnij się, że sprzedawane towary pochodzą z jego własnej produkcji rolniczej.

Krok 3: Wystaw fakturę VAT RR

To nabywca (czyli przedsiębiorca VAT) wystawia fakturę VAT RR. Zatem jak wystawić fakturę VAT RR w KSeF?

Od lutego 2026 roku faktura VAT RR będzie musiała zostać wystawiona przez KSeF. Oznacza to obowiązek:

• posiadania NIP przez rolnika,
• oznaczenia faktury odpowiednim typem (faktura VAT RR),
  dołączenia cyfrowego oświadczenia (lub odrębnego dokumentu elektronicznego).

Krok 4: Uzyskaj podpisane oświadczenie od rolnika

Oświadczenie jest konieczne, aby zachować prawo do odliczenia 7% VAT. Musi ono zawierać dane rolnika, potwierdzenie, że sprzedaż dotyczy jego własnych produktów i wskazanie, że korzysta ze zwolnienia ryczałtowego.

Rolnik może odmówić podpisania oświadczenia - co w praktyce eliminuje możliwość rozliczenia transakcji rolniczych w trybie VAT RR.

Krok 5: Zapłać na rachunek bankowy rolnika

Aby mieć prawo do odliczenia VAT:

• zapłata musi być dokonana przelewem,
• rachunek musi należeć do rolnika i być zgłoszony do CEIDG lub zgłoszony do naczelnika US (białej listy nie dotyczy),
• w tytule przelewu należy wskazać numer faktury VAT RR.

Płatność gotówką oznacza utratę prawa do odliczenia VAT, nawet jeśli wszystkie inne warunki zostały spełnione.

Krok 6: Odlicz 7% VAT - w miesiącu zapłaty

Zgodnie z zasadą kasową, prawo do odliczenia zryczałtowanego zwrotu podatku VAT powstaje w momencie zapłaty, a nie wystawienia faktury. Jeśli zapłacisz później niż w danym miesiącu, musisz ująć to w deklaracji VAT w miesiącu dokonania przelewu.

Wymagania formalne faktury VAT RR

Faktura VAT RR to dokument o szczególnym statusie. Musi być wystawiona przez nabywcę (czyli vatowca) w ściśle określonym formacie, zawierać wszystkie wymagane ustawowo elementy, a w razie błędów - być korygowana w specjalnej procedurze. Od 2026 roku dojdą kolejne obowiązki związane z KSeF.

Obowiązek wystawienia faktury VAT RR

Fakturę VAT RR wystawia nabywca towarów - czynny podatnik VAT - nie rolnik. Wystawia się ją w dwóch egzemplarzach:

• jeden trafia do nabywcy (do ewidencji zakupu VAT),
• drugi do rolnika ryczałtowego (jako potwierdzenie i udokumentowanie transakcji rolniczych).

Od 2026 roku w KSeF egzemplarze papierowe mogą zostać całkowicie zastąpione wersją elektroniczną, o ile rolnik posiada NIP i zgodzi się na komunikację przez system.

Zmiany od 2026 roku: faktury VAT RR w KSeF

Od lutego 2026 roku zachodzą ważne zmiany - faktura VAT RR będzie musiała zostać:

• wystawiona przez KSeF,
• oznaczona jako faktura „RR” zgodnie z nowymi kodami systemowymi,
• wysłana elektronicznie - wymagać to będzie, by rolnik posiadał numer NIP,
• podpisana cyfrowo przez nabywcę (podpis kwalifikowany lub profil zaufany).

To oznacza konieczność wcześniejszego pozyskania od rolnika NIP-u oraz jego zgody na e-fakturowanie.

Fundusz Promocji Owoców i Warzyw - potrącenie VAT RR

Od kilku lat obowiązkiem nabywców owoców i warzyw od rolników ryczałtowych jest potrącanie części wartości netto z faktury VAT RR i przekazywanie jej do Funduszu Promocji Owoców i Warzyw. Obowiązek ten dotyczy wyłącznie określonych towarów i wiąże się z dodatkowymi wymaganiami formalnymi.

Kogo dotyczy obowiązek potrącenia?

Obowiązek spoczywa na nabywcach produktów rolnych będących czynnymi podatnikami VAT oraz kupujących owoce i warzywa świeże, których wykaz określony jest w rozporządzeniu MRiRW.

Nie dotyczy to np. zbóż, mleka, jaj, miodu czy mięsa - tylko i wyłącznie wybranych produktów roślinnych.

Ile trzeba potrącić?

Zgodnie z przepisami, nabywca ma obowiązek potrącić:

• 0,1% wartości netto zakupionych owoców i warzyw,
• kwotę tę należy wpłacić na rachunek Funduszu Promocji Owoców i Warzyw (prowadzonego przez KOWR),
• nie jest to składka dobrowolna - jej niewpłacenie może skutkować sankcjami finansowymi.
  

Jak wygląda procedura?

1. Oblicz 0,1% wartości netto faktury - tylko dla produktów roślinnych objętych funduszem.
2. Potrąć tę kwotę z wypłaty dla rolnika - to nabywca odpowiada za przekazanie środków do funduszu.
3. Przekaż potrąconą kwotę na właściwy rachunek bankowy Funduszu - numery kont publikowane są przez KOWR.
4. Złóż deklarację wpłaty na formularzu FPZ-1 - dostępny na stronie ARR/KOWR.
5. Zachowaj dokumentację - potwierdzenie przelewu i deklarację, w razie kontroli.

A w praktyce?

Zobaczmy to na konkretnym przykładzie. 

Zakup: 1000 kg marchwi od rolnika ryczałtowego
Cena jednostkowa netto: 1,00 zł
Wartość netto faktury RR: 1000,00 zł
Zryczałtowany zwrot VAT (7%): 70,00 zł
Kwota brutto do zapłaty (przed potrąceniem FP): 1000,00 zł
Potrącenie na Fundusz Promocji (0,1%): 1,00 zł
Kwota do zapłaty rolnikowi (przelewem): 999,00 zł
Kwota wpłacana na rachunek Funduszu: 1,00 zł

W tytule przelewu dla Funduszu należy podać:
„Potrącenie FP - marzec 2025 - faktura RR/03/2025/008 - imię i nazwisko”

Co musi znaleźć się na fakturze RR?

Choć ustawa nie nakazuje odrębnego oznaczania potrącenia FP na fakturze RR, praktyka podpowiada, że warto dodać adnotację, np.:

„Od kwoty należności potrącono 0,1% wartości netto (1,00 zł) tytułem wpłaty na Fundusz Promocji Owoców i Warzyw, zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 3 ustawy o funduszach promocji produktów rolno-spożywczych.”

Najczęstsze błędy związane z funduszem:

1. Brak potrącenia mimo obowiązku - nabywca odpowiada za przekazanie kwoty do Funduszu, nie rolnik.
2. Potrącenie od towarów nieobjętych funduszem - np. zbóż czy ziemniaków przemysłowych.
3. Nieprawidłowa deklaracja FPZ-1 - np. bez podpisu lub z błędnym numerem faktury.

Zaniechanie przelewu lub nieterminowa wpłata - możliwe odsetki i sankcje.

Najczęstsze problemy

Mimo że procedura zakupu od rolnika ryczałtowego wydaje się prosta, na co dzień wielu przedsiębiorców i księgowych napotyka problemy formalne i dokumentacyjne. Poniżej opisujemy najczęstsze z nich wraz z propozycją rozwiązań. .

Rolnik nie chce podpisać oświadczenia - co robić?

Sytuacja:
Rolnik odmawia podpisania oświadczenia, że sprzedawane produkty pochodzą z jego własnej działalności rolniczej i że korzysta ze zwolnienia ryczałtowego.

Konsekwencja:
Brak podpisanego oświadczenia eliminuje możliwość zastosowania faktury VAT RR. Nabywca nie ma prawa do zryczałtowanego zwrotu podatku VAT.

Rozwiązanie:

• Spróbuj przedstawić gotowy wzór oświadczenia, bo wielu rolników obawia się treści, której nie rozumieją.
• Wskaż, że oświadczenie nie wiąże się z rejestracją do VAT ani dodatkowymi obowiązkami.
• Jeśli rolnik dalej odmawia nie stosuj faktury VAT RR. Traktuj transakcję jak zwykły zakup od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności - koszt nie podlega VAT.
  

Zapłata gotówką - czy można odliczyć VAT?

Sytuacja:
Rolnik nie ma konta bankowego lub nalega na gotówkę.

Konsekwencja:
Zapłata gotówką pozbawia nabywcę prawa do odliczenia 7% VAT. Przepisy wymagają zapłaty na rachunek bankowy rolnika.

Rozwiązanie:

• Nie wypłacaj gotówki. Nawet jeśli rolnik nie ma konta może je założyć specjalnie do celów rozliczeń z firmami.
• Jeśli zapłata gotówką już nastąpiła nie ujmuj VAT RR w ewidencji zakupów VAT, a transakcję ujmij tylko jako koszt uzyskania przychodu (bez odliczenia VAT).
  

Korekta faktury VAT RR - procedura

Sytuacja:
Wystawiona faktura zawiera błąd - np. nieprawidłową ilość towaru, pomyłkę w kwocie, niepełne dane rolnika.

Konsekwencja:
Faktura musi zostać skorygowana zgodnie z zasadami dla faktur RR, czyli przez nabywcę.

Rozwiązanie:

• Wystaw fakturę korygującą VAT RR, oznaczoną jako „Korekta do faktury RR/…”,
• Przedstaw obie faktury rolnikowi (oryginał i korektę),
  Korekta nie wymaga podpisu rolnika, ale dobrze mieć potwierdzenie przekazania,
• Jeśli korekta wpływa na kwotę zwrotu podatku VAT,  należy skorygować rozliczenie VAT za dany okres.

Księgowanie w różnych systemach - inne zasady

Sytuacja:
System księgowy nie obsługuje faktur RR lub błędnie je rozlicza.

Rozwiązanie:

• Upewnij się, że program księgowy pozwala na wystawienie faktury RR z oznaczeniem „VAT RR” oraz stawką 7% zryczałtowanego zwrotu.
  Program powinien umożliwiać automatyczne obliczenie kwoty VAT do zwrotu, wydzielenie tej transakcji w ewidencji zakupów VAT i eksport dokumentów zgodny z wymogami KSeF (od 2026 r.).
• Nie wprowadzaj faktury RR jak zwykłej faktury kosztowej z VAT - to inny mechanizm.

Inne częste błędy i ich skutki: