Co wrzucić w koszty w branży IT

Prowadzenie biznesu, czy to w formie spółki, czy jednoosobowej działalności gospodarczej, kosztuje zawsze, bez względu na wykonywaną działalność lub branżę. Aby uzyskać odpowiedni przychód, przedsiębiorca ponosi wydatki. Pojawia się więc proces przyczynowo skutkowy, którego źródłem są koszty podatkowe. Koszty te przedsiębiorca może odliczyć, dzięki czemu będzie zobowiązany do opłacenia niższego podatku. Co przedsiębiorcy mogą wliczyć w koszty, a czego nie powinni? Tych informacji dowiesz się z poniższego artykułu. 

Czym jest JDG i jakie rodzaje opodatkowania wyróżniamy? 

Jednoosobowa działalność gospodarcza (w skrócie zapisywana JDG), to najpopularniejszy sposób w Polsce prowadzenia swojej firmy. JDG jest jednostką, w której osoba fizyczna prowadzi biznes na własny rachunek, pod własnym imieniem oraz nazwiskiem. 

Osoby, które założyły jednoosobową działalność gospodarczą mogą zatrudniać pracowników. Jednak mimo to nie powinna być nazywana przedsiębiorstwem, gdyż sama w sobie firma nie jest podmiotem praw i obowiązków, w związku z czym nie dokonuje we własnym imieniu czynności prawnych. Tym zajmuje się osoba fizyczna - właściciel JDG. 

Własna działalność gospodarcza polega na zarobkowej działalności wytwórczej, budowlanej, handlowej, usługowej lub działalności zawodowej, która jest wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły. 

W przypadku JDG dostępne są obecnie trzy formy opodatkowania dochodów, tj.: 

1. na zasadach ogólnych, według skali podatkowej - 12% i 32%, 
2. według stawki liniowej (19%), 
3. ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. 

Forma opodatkowania na skali podatkowej może wybrać każda osoba fizyczna prowadząca każdą działalność gospodarczą w ramach założonej JDG. Nie ma limitu dochodów, a opodatkowany jest dochód. Rozlicza się również koszt uzyskania przychodu. Stawka 32% obowiązuje po przekroczeniu 120 tys. dochodu. 

W przypadku podatku liniowego, ten model opodatkowania może wybrać każda osoba posiadająca JDG, z wyjątkiem osób, które świadczą usługi na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy. Tak jak w przypadku skali podatkowej, nie ma limitu dochodów, a obowiązuje rozliczenie kosztów uzyskania przychodu. Opodatkowany jest dochód, 19% stawką podatku. Największą wadą tego systemu jest brak wielu ulg podatkowych. 

Trzecią formą jest ryczałt, coraz bardziej popularny, szczególnie wśród osób z branży IT. Na model ten może zdecydować się każda osoba fizyczna, która wykonuje pozarolniczą działalność gospodarczą i nie świadczy usług dla byłego lub obecnego pracodawcy. Opodatkowany jest przychód, stawkami dopasowanymi do branży i rodzaju działalności - od 2% do 17%. Wadą ryczałtu z pewnością jest fakt, że nie każda działalność może wybrać ten model rozliczania. Dużą zaletą natomiast jest to, że ryczałt pozwala na łatwe ustalenie podstawy opodatkowania. 

Czym są koszty i jak je udowodnić?

W związku z prowadzoną działalnością pojawia się kwestia nie tylko przychodów, ale również wydatków, które ze względu na swój charakter zostały nazwane kosztami podatkowymi. 

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych uznano koszty podatkowe jako koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów czy też w celu zachowania albo zabezpieczenia ich źródła.

Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się na podstawie skali podatkowej lub modelu liniowego, chcą mieć możliwie wysokie koszty uzyskania przychodów, gdyż to obniża podatek dochodowy. Nierzadko koszt uzyskania przychodu pozwala również odliczyć VAT. 

Niestety lista wydatków, które nie mogą zostać zaliczone do kosztów została zapisana w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dlatego przed ujęciem danej transakcji w kosztach przedsiębiorca powinien sprawdzić czy koszt spełnia definicję kosztu uzyskania przychodu,  aby nie generować niepotrzebnych problemów. O ile przedsiębiorca będzie uważał, że dany wydatek zalicza się do kosztów, o tyle Urząd Skarbowy może być innego zdania. 

Aby udokumentować koszt właściciel JDG musi posiadać odpowiednią dokumentację, w tym: 

1. fakturę, 
2. rachunek, 
3. bilety na trasy powyżej 50 km (z NIP-em przedsiębiorcy), 
4. dowody zapłaty za przejazd autostradą, 
5. umowy i rachunki do umów. 

Co to znaczy “wrzucić coś w koszty”?

“Wrzucanie w koszty” oznacza pomniejszenie przychodu o koszty, czego efektem jest dochód lub strata. Od dochodu natomiast właściciel JDG odprowadza podatek dochodowy. 

“Wrzucić coś w koszty” to inaczej również generowanie kosztów. 

Niestety nie istnieje jeden katalog kosztów, które można uznać za koszty podatkowe podczas prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Ustalono jednak zasady, które jasno mówią, że taki koszt powinien być ściśle związany z działalnością gospodarczą i przychodami, które osiągnął przedsiębiorca. 

Dodatkowo problematycznym może być odróżnienie zakupionego przedmiotu, który może być wliczony w koszty, a który będzie uznany jako koszty reprezentacji. Koszty reprezentacji to wydatki, które są powiązane z wizerunkiem firmy, jego celem jest stworzenie dobrego obrazu firmy lub działalności. 

Jeżeli firma IT ma siedzibę w miejscu zamieszkania jej właściciela, to wówczas do kosztów można zaliczyć opłaty mieszkaniowe. Jednak trzeba pamiętać, że w związku z tym za lokal może wystąpić wyższy podatek od nieruchomości. Jeśli więc chcesz wliczyć czynsz oraz media do kosztów działalności radzimy określić, jaką część mieszkania zajmujesz prowadząc swoją działalność, a potem włączyć odpowiedni procent ww. wydatków. 

Do kosztów w branży IT można również wrzucić akcesoria biurowe oraz meble, przy czym trzeba zwrócić uwagę na to, czy nie będą one włączone do ww. kosztów reprezentacji. Remont biura lub mieszkania, a także wymiana okien i drzwi w pomieszczeniach, w których prowadzona jest działalność, także mogą być zapisane w kosztach.

Pobierz naszego DARMOWEGO e-booka z kosztami w branży IT.

Wśród innych kosztów można wymienić: 

1. koszty wynagrodzeń wynikające z zatrudniania na podstawie umów o pracę, umów zlecenie, umów o dzieło, 
2. wydatki na księgowość, 
3. środki czystości, 
4. komputery i sprzęt do pracy, taki jak: drukarki, skanery, kamery, sprzęt audio, o ile są one związane z działalnością, 
5. oprogramowanie, 
6. abonament na telefon komórkowy, jak również zakup telefonów, 
7. promocja oraz reklama, w tym: strona internetowa, reklama w Social Mediach, Google ADS, e-mail marketing, reklama zewnętrzna,
8. pojazd będący majątkiem firmy, 
9. paliwo.

Ciekawy przypadek stanowią okulary korekcyjne. Mimo że przedsiębiorca pracuje przez wiele godzin przed komputerem, w związku z czym jego wzrok się pogarsza, nie może on zaimplementować kosztu za okulary korekcyjne do kosztów dochodowych. Jest to wydatek osobisty i zdrowotny. W sytuacji zaistnienia problemów ze wzrokiem osoba fizyczna musi zakupić okulary, bez względu na to czy prowadzi działalność, czy też nie. Dodatkowo koszt za okulary korekcyjne nie wpływają bezpośrednio na przychód działalności. 

Jeśli jednak pracownik, przez minimum połowę czasu przeznaczonego na pracę spędza przed komputerem, wówczas koszt zakupu okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych można uznać jako koszt dochodowy. Jest tak dlatego, że problemy pracownika ze wzrokiem bezpośrednio wpływają na uzyskanie przychodu. 

Inaczej również trzeba brać kwestię prezentów dla klientów. Według prawa prezent ten powinien być niewielkiej wartości i mieć znamiona reklamowe. W takim przypadku rekomendujemy używanie logo firmy. Nie powinno się wrzucać do kosztów prezentów drogich i prestiżowych - nawet jeśli posiadają ww. logo. 

Oprócz oczywistego przypadku, jakim jest wrzucanie kosztów produktów spożywczych w branży gastronomicznej, produkty te uznane są za wydatek firmy również w przypadku poczęstunku dla klientów lub pracowników. 

Jeśli przedsiębiorca prowadzi natomiast np. bloga kulinarnego, wszelkie narzędzia, których używa w kuchni lub jadalni może wrzucić w koszty. 

Czego nie można wrzucić w koszty?

Oprócz wyżej wspomnianych okularów korekcyjnych dla przedsiębiorcy, których nie można wrzucić w koszty firmowe, wśród takich transakcji możemy wyróżnić również: 

1. walizki, choć nie są wymienione w ustawie, mogą zostać uznane za zakup osobisty, 
2. garnitur, 
3. zabiegi medyczne i wydatki na ochronę zdrowia, pakiet medyczny, karnety na siłownie, 
4. wydatki powyżej 15 000 zł, które dokonano gotówką, 
5. wydatki związane z karami umownymi i odszkodowaniami, 
6. grzywny i kary pieniężne, które zostały nałożone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym, 
7. uzyskanie przychodów wartości pracy małżonka przedsiębiorcy i jego małoletnich dzieci, 
8. amortyzacja środków trwałych i wartości niematerialnych oraz prawnych, 
9. amortyzacja samochodu osobowego do wartości przewyższającej 20 000 euro, 30 000 euro w przypadku samochodów elektrycznych,
10. wydatki na samochód, który nie był wprowadzony do ewidencji środków trwałych. 

Wyżej wspomniana reprezentacja, choć nie jest zdefiniowana w ustawie, nie stanowi kosztów uzyskania przychodów. 

Np. jeśli przedsiębiorca postanowi kupić antyki lub drogie obrazy, przedmioty te zostaną uznane za reprezentację.  

Podsumowując

Choć listy wydatków, które mogą być bezpośrednio wrzucone w koszty żadna ustawa nie uwzględnia, a lista tych, które nie mogą być wrzucone nie jest na tyle obszerna, na ile mogłaby być - rekomendujemy wcześniejsze dopytanie się w biurze rachunkowym i zorientowanie się czy dany koszt na pewno będzie można zaliczyć do kosztów dochodowych, bądź czy dany koszt nie będzie reprezentacją.