KSeF – czym jest i od kiedy obowiązuje?

Zmiany wprowadzane w polskim prawie często wydają się niemożliwe do zrozumienia, ciężkie do wprowadzenia i niekoniecznie wystarczająco bezpieczne. Jak sytuacja wygląda w przypadku KSeF? Przeczytaj nasz artykuł, z którego dowiesz się między innymi czy Ty również musisz używać nowego systemu! 

Spis treści:

• Zacznijmy od początku
• A jeśli przy fakturach ustrukturyzowanych już jesteśmy…
• Wyjątki, które musisz poznać
• Nie jesteś VAT-owcem?
• Uprawnienia do dostępu 
• Formy logowania
• Pamiętaj o terminie!

Zacznijmy od początku

Czym jest KSeF? 

KSeF to Krajowy System e-Faktur, czyli program informatyczny wprowadzony przez Ministerstwo Finansów. To w nim przedsiębiorcy mogą wystawić oraz otrzymać faktury ustrukturyzowane. 

Obecnie wiele osób i firm korzysta z OCR, tj. Optical Character Recognition – technologia, która umożliwia optyczne rozpoznawanie znaków na plikach graficznych. Niestety ona również ma swoje wady i się myli, w związku z czym konieczne jest sprawdzenie dat, numerów faktury i innych danych. 

KSeF jest więc pretendentem do bycia doskonalszą opcją, gdyż wprowadza jeden ustandaryzowany format faktury – tzw. faktura ustrukturyzowana. Jego jedną z ważniejszych zalet jest jednak możliwość przechowywania faktur w archiwum, oznaczanie ich numerem identyfikującym oraz weryfikowanie ich zgodności z określonym wzorem. 

A jeśli przy fakturach ustrukturyzowanych już jesteśmy…

Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona właśnie przy użyciu KSeF, posiadająca numer identyfikujący w systemie. 

Kto więc jest zobowiązany do wystawienia takiej faktury? Ogólnie rzecz ujmując – podatnicy. Warto jednak zwrócić uwagę na wyjątki, które nieco zmniejszają tę grupę.

Wyjątki, które musisz poznać

Wśród wyjątków, których nie dotyczy obowiązek wystawiania takich faktur są: 

1. podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2. podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono faktur;
3. podatnicy korzystający z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach
   1. Procedura nieunijna OSS, Szczególna procedura w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, Szczególna procedura dotycząca sprzedaży na odległość towarów importowanych.

W przypadku usług, które nie muszą wystawiać faktur przez KSeF wymienione zostały: 

1. usługi przejazdu autostradą płatną, 
2. przewozu osób na dowolną odległość, 
3. w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego. 

Natomiast w przypadku miejsca: 

1. jeśli miejscem miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
2. nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju lub
3. nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę.

Nie jesteś VAT-owcem?

W przypadku gdy nabywca nie jest podatnikiem VAT czynnym, podatnik jest obowiązany zapewnić mu dostęp do faktury ustrukturyzowanej, (jeżeli ten nie zwolni podatnika z tego obowiązku), poprzez:

1. podanie kodu QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury albo
2. oznaczenie kodem QR, umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, w przypadku gdy faktura jest użyta poza tym systemem.

Uprawnienia do dostępu 

Wśród podmiotów, które posiadają dostęp do faktur ustrukturyzowanych wymieniono:

1. podatników, 
2. podmioty wskazane przez podatników, urzędy gminy, samorządowe jednostki budżetowe lub zakłady budżetowe, starostwa powiatowe itp, 
3. organy egzekucyjne, 
4. osoby fizyczne wskazane przez podatników (albo przez podmioty, które natomiast zostały wskazane przez podatników). 

Formy logowania 

Do systemu możesz zalogować się dzięki: 

1. podpisowi kwalifikowanemu, 
2. podpisowi kwalifikowanemu bez atrybutu NIP lub PESEL, 
3. pieczęci kwalifikowanej, 
4. unikalnemu, wygenerowanemu TOKENOWI. 

Pamiętaj o terminie! 

Dobrowolne korzystanie z platformy KSeF przez przedsiębiorców jest możliwe od stycznia 2022 roku do końca czerwca 2024 roku. 

Jednak należy pamiętać, że obowiązkowe korzystanie z KSeF planowane jest od: 

1. 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT, 
2. 1 stycznia 2025 roku – dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy) w zakresie wystawiania faktur.