KSeF - czym jest i od kiedy obowiązuje?
![Czerwony portfel z pieniędzmi na stole](https://taxm.pl/wp-content/uploads/2023/09/post-thumbnail-czym-jest-ksef.jpg)
Zmiany wprowadzane w polskim prawie często wydają się niemożliwe do zrozumienia, ciężkie do wprowadzenia i niekoniecznie wystarczająco bezpieczne. Jak sytuacja wygląda w przypadku KSeF? Przeczytaj nasz artykuł, z którego dowiesz się między innymi czy Ty również musisz używać nowego systemu!
Spis treści:
- Zacznijmy od początku
- A jeśli przy fakturach ustrukturyzowanych już jesteśmy…
- Wyjątki, które musisz poznać
- Nie jesteś VAT-owcem?
- Uprawnienia do dostępu
- Formy logowania
- Pamiętaj o terminie!
Zacznijmy od początku
Czym jest KSeF?
KSeF to Krajowy System e-Faktur, czyli program informatyczny wprowadzony przez Ministerstwo Finansów. To w nim przedsiębiorcy mogą wystawić oraz otrzymać faktury ustrukturyzowane.
Obecnie wiele osób i firm korzysta z OCR, tj. Optical Character Recognition - technologia, która umożliwia optyczne rozpoznawanie znaków na plikach graficznych. Niestety ona również ma swoje wady i się myli, w związku z czym konieczne jest sprawdzenie dat, numerów faktury i innych danych.
KSeF jest więc pretendentem do bycia doskonalszą opcją, gdyż wprowadza jeden ustandaryzowany format faktury - tzw. faktura ustrukturyzowana. Jego jedną z ważniejszych zalet jest jednak możliwość przechowywania faktur w archiwum, oznaczanie ich numerem identyfikującym oraz weryfikowanie ich zgodności z określonym wzorem.
A jeśli przy fakturach ustrukturyzowanych już jesteśmy…
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona właśnie przy użyciu KSeF, posiadająca numer identyfikujący w systemie.
Kto więc jest zobowiązany do wystawienia takiej faktury? Ogólnie rzecz ujmując - podatnicy. Warto jednak zwrócić uwagę na wyjątki, które nieco zmniejszają tę grupę.
Wyjątki, które musisz poznać
Wśród wyjątków, których nie dotyczy obowiązek wystawiania takich faktur są:
- podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
- podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono faktur;
- podatnicy korzystający z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach
- Procedura nieunijna OSS, Szczególna procedura w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, Szczególna procedura dotycząca sprzedaży na odległość towarów importowanych.
W przypadku usług, które nie muszą wystawiać faktur przez KSeF wymienione zostały:
- usługi przejazdu autostradą płatną,
- przewozu osób na dowolną odległość,
- w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego.
Natomiast w przypadku miejsca:
- jeśli miejscem miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju lub
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę.
Nie jesteś VAT-owcem?
W przypadku gdy nabywca nie jest podatnikiem VAT czynnym, podatnik jest obowiązany zapewnić mu dostęp do faktury ustrukturyzowanej, (jeżeli ten nie zwolni podatnika z tego obowiązku), poprzez:
- podanie kodu QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury albo
- oznaczenie kodem QR, umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, w przypadku gdy faktura jest użyta poza tym systemem.
Uprawnienia do dostępu
Wśród podmiotów, które posiadają dostęp do faktur ustrukturyzowanych wymieniono:
- podatników,
- podmioty wskazane przez podatników, urzędy gminy, samorządowe jednostki budżetowe lub zakłady budżetowe, starostwa powiatowe itp,
- organy egzekucyjne,
- osoby fizyczne wskazane przez podatników (albo przez podmioty, które natomiast zostały wskazane przez podatników).
Formy logowania
Do systemu możesz zalogować się dzięki:
- podpisowi kwalifikowanemu,
- podpisowi kwalifikowanemu bez atrybutu NIP lub PESEL,
- pieczęci kwalifikowanej,
- unikalnemu, wygenerowanemu TOKENOWI.
Pamiętaj o terminie!
Dobrowolne korzystanie z platformy KSeF przez przedsiębiorców jest możliwe od stycznia 2022 roku do końca czerwca 2024 roku.
Jednak należy pamiętać, że obowiązkowe korzystanie z KSeF planowane jest od:
- 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT,
- 1 stycznia 2025 roku - dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy) w zakresie wystawiania faktur.