Księgowość w restauracji – obowiązki właściciela, podatki i zarządzanie kosztami

Prowadzenie restauracji to nie tylko pasja do gotowania i dbałość o zadowolenie gości. To również szereg obowiązków formalnych, które każdy właściciel lokalu gastronomicznego musi spełniać. Od przestrzegania przepisów sanitarnych, przez obowiązek ewidencjonowania sprzedaży, aż po prawidłowe rozliczanie kosztów i zatrudnianie pracowników – każda z tych kwestii ma ogromne znaczenie dla legalnego i efektywnego funkcjonowania restauracji.

Jakie obowiązki ciążą na właścicielach restauracji?

Właściciele restauracji nie tylko muszą zadbać o dobre jedzenie, ale mają obowiązek również przestrzegać szeregu obowiązków wynikających z przepisów prawa. 

Priorytetem jest zdrowie klientów! Na mocy Art. 59 ust. 1 Ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia, restauratorzy są zobowiązani do utrzymania najwyższych standardów higieny. Odbywać się to może poprzez zakup sprzętu oraz środków czystości czy wydatki związane z przeszkoleniem pracowników w kwestii higieny oraz bezpieczeństwa. 

Regularne kontrole z Sanepidu czy ogrom dokumentacji to dopiero początek wyzwania. Czy wiesz, że restaurator musi poinformować klientów, o tym  co dokładnie znajduje się w przygotowanych daniach? 

Zgodnie z Art. 44 i 45 Ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia, restauracje mają obowiązek wskazać składniki potraw, szczególnie alergeny, które mogą stanowić zagrożenie dla zdrowia uczulonych na nie osób może odbyć się to np. Menu. Takie praktyki pozwalają na skuteczne budowanie zaufania wśród klientów.

Wydawania paragonów fiskalnych

Wydawanie paragonów fiskalnych to obowiązek wobec klienta oraz organu skarbowego. Klient dostając takie potwierdzenie jest świadomy, ile łącznie wynosił zakup, ma możliwość weryfikacji, a urząd skarbowy skuteczniej kontroluje czynności związane z podatkiem VAT.  Każda transakcja w restauracji musi być zarejestrowana. Art. 111 ust. 1 Ustawy o VAT nakłada obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej i wydawania paragonów fiskalnych. 

Nie wystawiasz paragonów? Naruszasz w ten sposób Kodeks karny skarbowy (art. 62 § 4), a za to grozi kara grzywny w wysokości nawet 180 stawek dziennych. W 2024 roku minimalna stawka dzienna  wynosi 143,33* zł.

*(1 trzydziesta minimalnego wynagrodzenia z 4300 zł ).

Zarządzanie kosztami remontowymi w restauracji

Prowadzenie lokalu gastronomicznego wiąże się z koniecznością regularnych inwestycji w jego utrzymanie. Jednym ze sposobów na optymalne zarządzanie kosztami jest prawidłowe kwalifikowanie wydatków remontowych. Niektóre z nich mogą być od razu zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, zamiast być rozliczane przez długoterminową amortyzację.

Prace remontowe, których celem jest przywrócenie pierwotnego stanu technicznego lokalu, obejmują m.in. wymianę kafelek, malowanie ścian, naprawę podłóg czy odnowienie instalacji. Ważne jest jednak, aby poniesione wydatki nie zwiększały wartości użytkowej lokalu ani nie wydłużały jego okresu eksploatacji – w przeciwnym razie mogłyby zostać uznane za ulepszenie, co oznaczałoby konieczność stosowania amortyzacji.

Przedsiębiorca powinien również unikać sztucznego podziału prac remontowych i ulepszających. Organy skarbowe mogą bowiem zakwestionować taki podział, co może skutkować koniecznością korekt podatkowych oraz naliczeniem odsetek.

Przykład błędnej kwalifikacji remontu

Przedsiębiorca prowadzący restaurację postanowił wymienić stare, zużyte kafelki w kuchni i częściach wspólnych lokalu, które znajdowały się w złym stanie i wymagały natychmiastowej wymiany. Koszt całkowity wyniósł 30 000 zł. Niestety, przedsiębiorca błędnie uznał ten wydatek za ulepszenie, co spowodowało zwiększenie wartości budynku do 190 000 zł (zamiast 160 000 zł). W efekcie zaczął amortyzować nową wartość budynku, co prowadziło do wyższych odpisów amortyzacyjnych.

Zgodnie z wykazem rocznych stawek amortyzacyjnych, określonym w ustawie o podatku dochodowym, stawka dla lokali niemieszkalnych wynosi 2,5%. Oznacza to, że:

30 000 zł × 2,5% = 750 zł rocznie

W praktyce przedsiębiorca będzie amortyzował tę kwotę przez 40 lat. Tymczasem wymiana kafelek powinna zostać uznana za remont, co umożliwiłoby zaliczenie całego kosztu 30 000 zł do kosztów uzyskania przychodu już w roku 2024. Dzięki temu właściciel restauracji mógłby od razu obniżyć swoje zobowiązania podatkowe, zamiast rozliczać ten koszt przez kolejne lata.

Zatrudnianie cudzoziemców w restauracji

Zatrudnianie cudzoziemców może być dla właścicieli restauracji szansą na rozwój i zwiększenie konkurencyjności lokalu. Branża gastronomiczna często zmaga się z brakami kadrowymi, a obecność pracowników z różnych krajów wnosi do zespołu różnorodność oraz świeże spojrzenie na kulinaria. Może to stanowić istotny atut, zwłaszcza w miastach, gdzie klienci cenią sobie kuchnię inspirowaną różnymi tradycjami kulinarnymi.

Formalności związane z zatrudnianiem cudzoziemców

Proces zatrudnienia cudzoziemca zależy od jego kraju pochodzenia. W przypadku obywateli spoza Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii konieczne jest uzyskanie zezwolenia na pracę – najczęściej typu A, które dotyczy zatrudnienia w Polsce. W przypadku prac sezonowych, np. w gastronomii, można wystąpić o zezwolenie typu S, które upraszcza formalności.

Pracownik musi posiadać ważny dokument legalizujący pobyt, np. wizę, kartę pobytu lub zezwolenie na pobyt czasowy. Kolejnym krokiem jest podpisanie umowy – o pracę lub cywilnoprawnej (np. umowy zlecenia), w zależności od charakteru współpracy.

Pracodawca jest zobowiązany do zgłoszenia zatrudnienia cudzoziemca do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Dzięki temu możliwe jest prawidłowe opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Obowiązki pracodawcy wobec cudzoziemców

Właściciel restauracji musi prowadzić pełną dokumentację zatrudnienia, w tym przechowywać kopie dokumentów potwierdzających legalność pobytu i pracy, takich jak:

• zezwolenie na pracę,
• zaświadczenie o legalności pobytu,
• potwierdzenie zgłoszenia do ZUS.

Dodatkowo, należy przestrzegać przepisów dotyczących wynagrodzenia minimalnego, czasu pracy oraz zasad BHP. Przestrzeganie tych regulacji zapewnia równe traktowanie wszystkich pracowników, niezależnie od ich obywatelstwa.

Zatrudnianie obywateli Unii Europejskiej

Obywatele Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii nie potrzebują zezwolenia na pracę w Polsce. Pracodawca jest jednak zobowiązany do zgłoszenia ich do ZUS i przestrzegania ogólnych przepisów prawa pracy.