Prowadzisz firmę transportową i zastanawiasz się, jaką stawkę VAT wpisać na fakturze? Błąd w tym miejscu może kosztować Cię konieczność dopłaty podatku z własnej kieszeni. Stawka VAT na usługi transportowe zależy nie od widzimisię, ale od trzech czynników: co wieziesz, skąd dokąd, i dla kogo.
Wyjaśniamy konkretnie kiedy stosować 8%, kiedy 23%, a kiedy 0% (i jakie dokumenty musisz wtedy mieć).
Jak ustalić stawkę VAT na usługi transportowe?
Aby prawidłowo ustalić stawkę VAT, musisz przeanalizować trzy kluczowe czynniki. To one decydują o tym, czy zastosujesz stawkę krajową, czy preferencyjną.
- Rodzaj przewozu: Czy transportujesz towary, czy pasażerów?
- Miejsce świadczenia usługi: Skąd i dokąd odbywa się transport (Polska, UE, czy kraj trzeci)?
- Status nabywcy: Czy twój klient jest podatnikiem (firma B2B), czy konsumentem (osoba prywatna B2C)?
Schemat decyzyjny (Zasada 3 Pytań)
Zanim wystawisz fakturę, odpowiedz na te pytania:
- Co wiozę? (Towar = zwykle 23% lub 0% / Pasażer = zwykle 8% lub 0%)
- Dla kogo? (Dla polskiej firmy = VAT krajowy / Dla firmy z UE = odwrotne obciążenie / Dla firmy spoza UE = 0% lub brak VAT)
- Skąd dokąd? (Wewnątrz PL = 23% / Przekraczamy granice UE = potencjalne 0%)
Transport pasażerów – Kiedy 8% VAT?
W przeciwieństwie do towarów, transport osób jest traktowany preferencyjnie przez ustawodawcę. Podstawowa stawka jest niższa, ale kluczowe znaczenie ma trasa przejazdu.
Transport krajowy pasażerów (8%)
Wszystkie usługi transportu osób wykonywane w całości na terytorium Polski są opodatkowane stawką 8%. Dotyczy to transportu:
- Lądowego (autokary, busy, taksówki, przewozy kolejowe)
- Wodnego śródlądowego
- Przybrzeżnego i morskiego (lokalnego)
Ważne: Stawka 8% obowiązuje niezależnie od tego, czy usługę wykonujesz dla firmy, czy dla osoby prywatnej.
Transport międzynarodowy pasażerów (0%)
Preferencyjna stawka 0% ma zastosowanie do transportu międzynarodowego, ale pod ścisłymi warunkami. Dotyczy to głównie transportu lotniczego i morskiego. W przypadku transportu lądowego (np. autokarem do Berlina), sytuacja jest bardziej złożona. Często wymaga podziału trasy na odcinek krajowy (opodatkowany w Polsce) i zagraniczny (niepodlegający opodatkowaniu w Polsce), chyba że zastosowano specyficzne procedury marży dla biur podróży.
Transport towarów – Stawki 23% i 0% VAT
To najbardziej złożona kategoria, gdzie błędy zdarzają się najczęściej.
Transport krajowy (23% VAT)
Jeśli przewozisz towar z punktu A do punktu B w Polsce (np. z Gdańska do Krakowa) na rzecz polskiego podatnika, sprawa jest prosta: wystawiasz fakturę z 23% VAT.
Transport wewnątrzwspólnotowy (WDT/WNT)
Gdy świadczysz usługę dla podatnika z innego kraju UE (np. niemieckiej firmy), miejscem świadczenia usługi (zgodnie z art. 28b ustawy o VAT) jest kraj siedziby nabywcy.
- Na fakturze: Nie naliczasz polskiego VAT (często oznacza się to jako „NP” – nie podlega, lub potocznie stawką 0% z adnotacją o odwrotnym obciążeniu).
- Warunek: Musisz zweryfikować status kontrahenta w systemie VIES i posiadać dowód wykonania usługi (np. CMR).
Transport międzynarodowy (0% VAT)
To „święty graal” firm transportowych – stawka 0%, która pozwala odliczać VAT od kosztów (paliwo, leasing), a nie generuje podatku należnego. Aby ją zastosować, transport musi spełniać definicję transportu międzynarodowego (zgodnie z art. 83 ustawy o VAT), czyli np. trasa z Polski do kraju spoza UE (Ukraina, USA, Wielka Brytania).
Wymogi bezwzględne:
Musisz posiadać dokumenty potwierdzające przekroczenie granicy zewnętrznej UE. Sam fakt wyjazdu nie wystarcza – liczą się papiery.
Dokumentacja – Klucz do stawki 0%
Bez odpowiednich dokumentów, Urząd Skarbowy ma prawo zakwestionować stawkę 0% i nakazać zapłatę 23% VAT wraz z odsetkami.
Niezbędny komplet dokumentów (Art. 83 ust. 5 ustawy o VAT):
- List przewozowy (CMR, CIM, list lotniczy, konosament): Musi jednoznacznie potwierdzać, że towar przekroczył granicę. Od 2025 roku w pełni honorowany (a w wielu przypadkach obowiązkowy) jest e-CMR (elektroniczny list przewozowy).
- Dokument celny (IE-599): W przypadku eksportu towarów.
- Faktura: Wystawiona przez przewoźnika.
- Dla importu: Potwierdzenie urzędu celnego, że wartość usługi transportowej została wliczona do podstawy opodatkowania importu towarów.
Praktyczna wskazówka: Jeśli nie masz pewności, czy otrzymasz dokumenty na czas, bezpieczniej jest wystawić fakturę ze stawką krajową 23%, a po skompletowaniu dokumentacji dokonać korekty do 0% i zwrócić nadpłatę kontrahentowi.
Limit zwolnienia z VAT w 2026 roku
Czy każda firma transportowa musi być płatnikiem VAT? Nie.
Od 1 stycznia 2026 roku limit zwolnienia podmiotowego wzrósł do 240 000 zł obrotu rocznie (z poprzednich 200 tys.).
Jeśli Twoje przychody nie przekraczają tej kwoty, możesz korzystać ze zwolnienia (wystawiasz faktury bez VAT, tzw. „zw”).
Wyjątek: Zwolnienie to zazwyczaj nie opłaca się firmom transportowym obsługującym firmy (B2B), ponieważ tracą one prawo do odliczenia VAT od paliwa, leasingu czy części zamiennych.
Tabela referencji – Jaki VAT w Twojej sytuacji?
Poniższa tabela przedstawia najczęstsze scenariusze dla polskiego przewoźnika (podatnika VAT).
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy mogę skorzystać ze zwolnienia z VAT w transporcie?
Tak, jeśli twoje roczne obroty nie przekraczają limitu 240 000 zł (limit na rok 2026, podniesiony z 200 000 zł). Pamiętaj jednak, że wykonując usługi na rzecz kontrahentów z UE, nadal musisz zarejestrować się do VAT-UE, nawet będąc zwolnionym podmiotowo w kraju.
Czy skan CMR wystarczy do zastosowania stawki 0%?
W dobie cyfryzacji organy podatkowe coraz częściej akceptują dowody elektroniczne, zwłaszcza w kontekście wdrażania e-CMR. Jednak kluczowa jest czytelność i kompletność danych – dokument musi jednoznacznie potwierdzać fakt przekroczenia granicy. Sam skan bez podpisu/pieczęci odbioru może być ryzykowny; bezpieczniej jest posiadać e-CMR lub potwierdzoną kopię.
Co zrobić, jeśli nie mam jeszcze podpisanego CMR, a muszę wystawić fakturę?
Bezpieczniej jest wystawić fakturę ze stawką krajową (23%), a po otrzymaniu dokumentów dokonać korekty do 0% i zwrócić nadpłatę kontrahentowi. Urząd Skarbowy może zakwestionować stawkę 0% bez dowodu wykonania usługi międzynarodowej w momencie powstania obowiązku podatkowego.
Co zrobić, jeśli klient z UE nie podał numeru VAT-UE?
Jeśli klient z innego kraju UE nie poda aktywnego numeru VAT-UE, powinieneś potraktować go jak konsumenta (osobę prywatną). Wtedy zazwyczaj musisz naliczyć polski VAT (23%) lub zarejestrować się do VAT w kraju konsumpcji (OSS), w zależności od specyfiki usługi.
Jak fakturować podwykonawcę w transporcie?
Jeśli jesteś podwykonawcą dla innej polskiej firmy transportowej (np. spedycji), wystawiasz fakturę na polską firmę. Zastosowanie ma wtedy art. 28b – nabywcą jest podatnik w Polsce, więc zazwyczaj stosujesz stawkę 23%, chyba że usługa dotyczy bezpośrednio transportu międzynarodowego i posiadasz odpowiednią dokumentację (wtedy możliwe 0%).
Czy za usługę transportową muszę wystawiać e-Fakturę w KSeF?
Tak, jeśli świadczysz usługi na rzecz polskich firm (B2B). W przypadku usług dla zagranicznych kontrahentów lub osób prywatnych, zasady KSeF mogą nie mieć zastosowania w pełnym zakresie, ale warto to monitorować.
Czy „miejsce świadczenia” to zawsze miejsce, gdzie jadę?
Nie. W relacjach B2B (firma-firma) miejscem świadczenia jest kraj siedziby nabywcy. Jeśli wieziesz towar z Polski do Hiszpanii dla polskiej firmy – miejscem świadczenia jest Polska (23% VAT, chyba że to eksport towarów). Jeśli wieziesz dla hiszpańskiej firmy – miejscem jest Hiszpania (odwrotne obciążenie).
Wskazówki dla przedsiębiorców
Konsultacje: Transport to dżungla przepisów. W nietypowych przypadkach (np. łańcuchy dostaw, tranzyt skomplikowany) warto skonsultować się z doradcą podatkowym, aby uniknąć błędów, które przy dużych kwotach frachtu mogą być bardzo kosztowne.
Weryfikuj kontrahentów: Zawsze sprawdzaj status VIES kontrahenta przed wystawieniem faktury „odwrotne obciążenie”.
Archiwizuj dowody: Trzymaj CMR i dokumenty celne przez 5 lat. W przypadku e-CMR zadbaj o bezpieczne kopie cyfrowe.
Klauzula na fakturze: Przy stawce 0% lub „NP” zawsze podawaj podstawę prawną (np. „odwrotne obciążenie” lub „art. 83 ustawy o VAT”).
