Faktura za jedzenie w restauracji – kiedy można wrzucić w koszty firmowe?

Czy wiesz, że ponad 60% przedsiębiorców nie ma pewności, czy może rozliczyć obiad z klientem jako koszt firmowy? W efekcie wielu z nich rezygnuje z tej możliwości i traci opcję na dodatkową oszcżedność i korzyści podatkowe. 

W tym artykule rozwiewamy wszystkie wątpliwości: czy faktura za jedzenie w restauracji może być kosztem uzyskania przychodu? Jakie są zasady związane z VAT? Jak prawidłowo udokumentować takie wydatki i czego unikać? Czy można odliczyć obiad w restauracji?

Omówimy też praktyczne przykłady, najczęstsze błędy, gotowe opisy faktur, a nawet to, czy można rozliczyć alkohol. Całość oparliśmy na obowiązujących przepisach, interpretacjach i aktualnych wyrokach sądów (stan prawny na 2025 rok).

Czy można wliczać faktury za jedzenie w restauracji w koszty firmowe?

Rozliczanie faktury za obiad w kosztach firmowych budzi wątpliwości, głównie z powodu niejasnej granicy między kosztem uzyskania przychodu a tzw. reprezentacją, której nie można zaliczyć do kosztów. O co tutaj chodzi i czym się różni jedno od drugiego?

Zgodnie z ustawą o PIT i CIT, koszt firmowy to wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, więc bardzo ważne jest każdorazowo biznesowe uzasadnienie wydatku.

Wydatki reprezentacyjne, to te mające na celu budowanie wizerunku firmy (np. wystawna kolacja w ekskluzywnej restauracji) i takie nie mogą być kosztem uzyskania przychodu.

Co na to sądy?

W wyroku z 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11), Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) wskazał, że nie każdy obiad z kontrahentem oznacza reprezentację. Jeżeli spotkanie ma ustalony konkretny cel biznesowy, a nie jedynie buduje prestiż, wizerunek, lub dobre relacje, to taki wydatek może być uznany za koszt.

Przykłady sytuacji dozwolonych i niedozwolonych

Okej, spróbujmy to w takim razie zobrazować na konkretnych przypadkach. 

Sytuacje dozwolone:

• spotkanie z klientem w restauracji w celu omówienia warunków współpracy;
• negocjacje z dostawcą przy lunchu
• spotkanie z potencjalnym kontrahentem w ramach procesu sprzedażowego.

Sytuacje niedozwolone:

• kolacja w luksusowej restauracji bez konkretnego celu; 
• obiad z rodziną lub znajomym, który jest uzasadniany na podstawie “może kiedyś coś ode mnie kupi”, “ma swój biznes”;
• firmowa impreza z klientami – bez elementu merytorycznego, wspierającego biznes.

W niektórych branżach spotkania z klientami w restauracjach są bardziej naturalnie, niż w innych. Często dzieje się to np. w doradztwie i consultingu, sprzedaży B2B i pośrednictwie handlowym, usługach prawnych i finansowych, a także w marketingu i PR. 

W takich wypadkach lunch biznesowy jest praktyką uzasadnioną i często stosowaną, pod warunkiem, że zostanie odpowiednio udokumentowany (o tym piszemy poniżej).

Zasady VAT przy fakturach za restaurację

Pora skupić się na podatku VAT, bo tutaj sprawa się nieco komplikuje. Choć obiad z klientem może być kosztem firmowym, to prawo do odliczenia VAT od usług gastronomicznych jest zazwyczaj wyłączone.

Brak prawa do odliczenia - ogólna zasada

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, przedsiębiorca nie może odliczyć VAT od restauracji, jeśli korzysta z usług gastronomicznych. Oznacza to, że w większości przypadków VAT z faktury za jedzenie w restauracji nie podlega odliczeniu, a do księgowości trafia pełna kwota brutto (jako koszt uzyskania przychodu). 

Usługi cateringowe jako wyjątek

Od tej zasady jest jeden wyjątek. Jeśli przedsiębiorca korzysta z usług cateringowych (np. catering na szkoleniu firmowym lub podczas eventu), wtedy:

• może odliczyć VAT od usług cateringowych, ponieważ nie są one traktowane jako gastronomia „na miejscu”;
• ale trzeba pamiętać, że usługa jest kompleksowa i zrealizowana poza lokalem restauracyjnym.

Różnica: gastronomia vs catering

Paragon z NIP z restauracji

Od 2020 roku przedsiębiorcy mogą otrzymać paragon z NIP z restauracji, który może być podstawą do wystawienia faktury uproszczonej (do 450 zł brutto). Ale nawet przy takim paragonie:

• nie ma prawa do odliczenia VAT, jeśli dotyczy usługi gastronomicznej;
• może służyć do ujęcia kosztu w księgowości - ale w kwocie brutto. 

Jak prawidłowo zaksięgować fakturę za restaurację?

Aby faktura za obiad została uznana przez księgowość i urząd skarbowy, musi być odpowiednio udokumentowana i opisana. Sam wydruk z kasy fiskalnej czy ogólny opis „obiad z klientem” w tym wypadku niestety mogą nie wystarczyć.

Co powinien zawierać opis faktury?

Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, opis na fakturze (lub w dokumentacji pomocniczej) powinien zawierać:

• datę spotkania;
• uczestników spotkania (np. nazwa firmy, imię i nazwisko);
• cel spotkania - konkretny i powiązany z działalnością gospodarczą.

Dobrze przygotowany opis może wyglądać tak:

• „Spotkanie biznesowe z klientem XYZ w sprawie współpracy handlowej”
• „Omówienie zakresu projektu ABC z firmą DEF”
• „Negocjacje dotyczące dostawy usług IT - firma GHI”
  

Im bardziej precyzyjny opis, tym większa szansa, że urząd skarbowy nie zakwestionuje wydatku jako reprezentacyjnego.

Do dokumentacji warto dołączyć również:

• notatkę ze spotkania (może być e-mail lub krótki opis w CRM);
• potwierdzenie terminu spotkania w kalendarzu;
  wymianę korespondencji dotyczącej celu spotkania.
  

Paragon z NIP z restauracji - kiedy to wystarczy?

Jeśli wartość posiłku nie przekracza 450 zł brutto, możliwe jest użycie paragonu z NIP jako tzw. faktury uproszczonej. W takim przypadku nie trzeba żądać pełnej faktury VAT, ale paragon musi zawierać NIP nabywcy i tak jak w przypadku zwykłej faktury - VAT nie podlega odliczeniu, choć całość może zostać ujęta w kosztach.

Praktyczne wskazówki i najczęstsze błędy

Choć faktura za jedzenie w restauracji jak ustalismy - może być zaliczona do kosztów firmowych, nie oznacza to, że można to robić bez ograniczeń. Obowiązuje kilka zasad, które trzeba znać - bo urzędy skarbowe coraz częściej spoglądają w tym kierunku jako potencjalnym źródle nadużyć i krytycznym okiem patrzą na zbyt częste dokumentowanie wydatków gastronomicznych.

Zasada umiarkowania

Wydatek powinien być adekwatny do skali działalności i realnych potrzeb biznesowych. Częste i wysokie rachunki z luksusowych lokali mogą wzbudzić wątpliwości - nawet jeśli są poprawnie udokumentowane. W końcu małej skali przedsiębiorca niekoniecznie musi jadać z kontrahentami obiady w najdroższych restauracjach, aby być w stanie rozwijać swój biznes, prawda?

Proporcjonalność do obrotów

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność z obrotem 10 000 zł miesięcznie, który co tydzień rozlicza kolację za 500 zł, może zostać poproszony o dodatkowe wyjaśnienia. Koszty powinny być spójne z profilem firmy i jej przychodami.

Czego zatem unikać?

• Wydatków o charakterze reprezentacyjnym - czyli wystawne kolacje, celeberacje, które są organizowane nieco “na pokaz”, bez głębszego celu biznesowego. 
• Obiadów z rodziną lub znajomymi - to chyba nie wymaga nawet doprecyzowania.
• Zbyt drogich restauracji bez uzasadnienia biznesowego - często możemy wybrać też tańsze, równie ładne miejsce, które pozwoli nam dopiąć celu, niekoenicznie generując przy okazji wysokie koszta. 
• Braku dokumentacji pomocniczej – brak celu spotkania, uczestników, kontekstu. Spotkanie powinno być dobrze opisane. 

Alkohol - temat kontrowersyjny?

Wiele pytań budzi kwestia alkoholu. Z jednej strony, kolacje biznesowe niejednokrotnie przebiegają przy winie, czy innym rodzaju alkoholu - z drugiej strony, jest to absolutnie niekonieczne, a wręcz niezdrowe. Tym bardziej, że obecnie coraz mocniej odchodzi się w Polsce od kultury picia alkoholu przy ważnych okazjach. Patrząc z punktu widzenia prawa, niie ma przepisów jednoznacznie zakazujących rozliczenia alkoholu na fakturze za restaurację. Jednak:

• może zostać uznany za wydatek o charakterze reprezentacyjnym;
• urząd może zakwestionować jego celowość w kontekście uzyskania przychodu.

Bezpieczniej jest unikać alkoholu w kosztach, chyba że jest to np. element dobrze uzasadnionego spotkania w ramach negocjacji. 

Sytuacje i przykłady z praktyki

Podsumowując - aby prawidłowo rozliczyć fakturę za jedzenie w restauracji, trzeba ocenić, czy dane spotkanie miało realny cel biznesowy. Poniżej przedstawiamy praktyczne przykłady, które pokazują, kiedy taki wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, a kiedy nie.

Spotkania z potencjalnymi klientami

Można ująć w kosztach, jeśli spotkanie miało na celu omówienie współpracy, przedstawienie oferty, negocjacje handlowe.

Opis na fakturze: „Spotkanie z klientem XYZ - omówienie warunków współpracy”. Warto dodać też jak najwięcej szczegółów. Czego dotyczyła współpraca? Może był to jakiś konkretny projekt? 

Negocjacje z dostawcami lub podwykonawcami

Jeżeli spotkanie dotyczyło warunków dostaw, umów serwisowych, harmonogramów - faktura może zostać ujęta w kosztach. 

Opis na fakturze: „Negocjacje dotyczące rozszerzenia zakresu usług - firma ABC”

Spotkania z partnerami biznesowymi

Dotyczy to np. wspólników z innej spółki, agentów, franczyzobiorców. Wydatki są uzasadnione, jeśli spotkanie miało charakter merytoryczny.

Opis na fakturze: „Rozmowy z partnerem handlowym - planowanie wspólnego projektu”

Interpretacja indywidualna - wydatki gastronomiczne. kiedy warto złożyć wniosek?

W przypadku wątpliwości co do możliwości zaliczenia faktury za jedzenie w restauracji do kosztów firmowych lub odliczenia VAT od restauracji, można złożyć wniosek o interpretację indywidualną wydatków gastronomicznych  do Krajowej Informacji Skarbowej.

Kiedy warto?

• Gdy wydatek dotyczy specyficznej sytuacji biznesowej, nietypowej dla Twojej branży.
• Jeśli planujesz regularne rozliczanie kosztów gastronomicznych i chcesz uniknąć ryzyka korekt.
• Gdy wartość wydatków jest znacząca i chcesz mieć pewność co do ich zasadności podatkowej.
• Przy wątpliwościach dotyczących rozliczania alkoholu lub kosztów przekraczających limit 450 zł.

Dlaczego warto?

• Formalnie potwierdzisz prawa do rozliczenia kosztu lub odliczenia VAT.
• Ochronisz się przed ewentualnymi sankcjami i korektami podatkowymi.
• Zyskasz i dostarczysz jasną sytuację dla księgowości i działu finansowego firmy.
  

Jak złożyć wniosek do KIS?

• Wniosek składasz do Krajowej Informacji Skarbowej na formularzu dostępnym na stronie Ministerstwa Finansów. Więcej informacji: https://www.podatki.gov.pl/interpretacje-indywidualne/najwazniejsze-informacje-na-temat-wniosku/
• Szczegółowo opisz sytuację, rodzaj wydatków oraz powody wątpliwości.
• Koszt uzyskania interpretacji to około 40 zł opłaty skarbowej. 
• Czas oczekiwania na odpowiedź to zwykle kilka tygodni.
  

Dla wielu przedsiębiorców jest to inwestycja w bezpieczeństwo i spokój podczas rozliczania wydatków gastronomicznych.

Najczęstsze pytania dotyczące faktury za jedzenie w restauracji

Czy można rozliczać alkohol z faktury za restaurację?

Tak, jest to możliwe, ale alkohol często traktowany jest jako wydatek reprezentacyjny, co może powodować problemy podczas kontroli. Zaleca się ostrożność i odpowiednie udokumentowanie celu spotkania.

Jaka jest różnica między cateringiem a usługą gastronomiczną?

Usługa gastronomiczna odbywa się w lokalu restauracyjnym i nie daje prawa do odliczenia VAT. Catering to dostawa posiłków poza lokalem (np. do biura), co pozwala na odliczenie VAT.

Co zrobić, gdy kwota na fakturze przekracza 450 zł?

Wtedy potrzebna jest pełna faktura VAT, a jej koszt można zaksięgować jako koszt uzyskania przychodu. Paragon z NIP z restauracji nie wystarczy.

Czy można rozliczać fast food jako koszt firmowy?

Tak, jak każdą inną restaurację, pod warunkiem, że wydatek ma uzasadniony cel biznesowy i jest odpowiednio udokumentowany.

Jak często można rozliczać faktury za jedzenie w restauracji?

Nie ma formalnych limitów, ale ważne jest zachowanie rozsądku i proporcjonalności do skali działalności, aby nie wzbudzać podejrzeń urzędu skarbowego.