Rodzaje ewidencji księgowej – jak wybrać odpowiednią dla Twojej firmy?

Prowadzenie działalności gospodarczej to nie tylko realizacja pasji i zarabianie pieniędzy, ale także obowiązki wobec fiskusa. Jednym z nich jest prowadzenie odpowiedniej ewidencji księgowej. Ale spokojnie! Nie musisz być Sherlockiem Holmesem, by rozwikłać zagadkę trafionej księgowości. Przygotowaliśmy dla Ciebie przewodnik po rodzajach ewidencji księgowej, który pomoże Ci wybrać najlepszą opcję dla Twojego biznesu.

W tym artykule wyjaśniamy wszystko w przystępny sposób – od księgowości uproszczonej, przez pełną księgowość, aż po kartę podatkową.

Spis treści

• Wstęp – czyli o co chodzi z tą ewidencją księgową?
• Czym jest ewidencja księgowa?
• Rodzaje ewidencji księgowej – przegląd
• 3.1 Księgowość uproszczona
• 3.1.1 KPiR – Księga Przychodów i Rozchodów
• 3.1.2 Ryczałt ewidencjonowany (ewidencja przychodów)
• 3.1.3 Karta podatkowa
• 3.2 Pełna księgowość
• 3.3 Ewidencja VAT
• Jak wybrać odpowiednią formę ewidencji księgowej?
• Porównanie form księgowości – tabela
• Podsumowanie – ewidencja bez stresu

Co to jest ewidencja księgowa?

Ewidencja księgowa to po prostu sposób dokumentowania przychodów i kosztów firmy – taki zapis „czego, kiedy, za ile i od kogo”. Ale niestety: to nie Ty decydujesz, jak chcesz to robić – często to przepisy podatkowe wskazują, jaka forma księgowości Cię obowiązuje. Na szczęście, dla mniejszych firm przewidziano księgowość uproszczoną, a dla większych – pełną.

1. Księgowość uproszczona 

To najpopularniejsza forma ewidencji wśród małych firm, freelancerów i mikroprzedsiębiorstw. Jak sama nazwa wskazuje – jest prostsza, mniej biurokratyczna i nie wymaga prowadzenia skomplikowanych rejestrów.

a) KPiR – Księga Przychodów i Rozchodów

TW KPiR zapisujesz wszystko: zarobki, wydatki, cele. Możesz rozliczać koszty uzyskania przychodu, co w skrócie oznacza, że im więcej wydajesz „na firmę”, tym mniej podatku płacisz.

Dla kogo jest przeznaczona?

• jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG),
• spółki cywilne, jawne, partnerskie – (jeśli przychody nie przekraczają 2 mln euro rocznie).

Zaletą KPiR jest fakt, że masz mozliwość odliczania kosztów i zyskujesz dużo większą elastyczność niż w przypadku ryczałtu przy stosunkowo prostej obsłudze.

Jeśli masz spółkę z o.o. lub firmę o przychodach powyżej 2 mln euro - nie możesz skorzystać z tej opcji i musisz przejść na pełną księgowość.

b) Ryczałt ewidencjonowany

Ryczałt to dobra opcja dla minimalistów. Zamiast rozliczać koszty, po prostu płacisz podatek od przychodu – i tyle. 

Dla kogo jest ta opcja?

• JDG i niektóre spółki, które nie przekraczają limitów przychodów (do 2 mln euro),
• określone branże: np. usługi IT, gastronomiczne, handlowe.

Stawki podatku w tym wypadku będą zależeć od rodzaju prowadzonej działalności (np. 8,5%, 12%, 15%). Ale uwaga: w tej opcji nie odliczysz kosztów, zatem jeśli masz duże wydatki, ryczałt może być nieopłacalny.

c) Karta podatkowa

Karta podatkowa to coraz rzadziej spotykane rozwiązanie, ponieważ od 2022 roku nie można już do niej przystąpić. Podmioty, które korzystały z niej wcześniej, mogą jednak kontynuować to rozwiązanie. 

Dla kogo była przeznaczona?

• głównie małe usługi: fryzjerzy, mechanicy, szewcy, taksówkarze.

Podatek w tym wypadku jest ustalany odgórnie przez urząd skarbowy – niezależnie od zarobków. Karta podatkowa jest o tyle komfortowa, że oznacza minimum formalności i brak konieczności prowadzenia księgowości w klasycznym sensie. Z drugiej jednak strony stanowi mało elastyczne rozwiązanie - nawet w przypadku, gdy zarobisz mniej, zapłacisz tyle samo.

2. Pełna księgowość 

Jeśli Twoja firma rośnie, a tabela w Excelu przypomina już labirynt, to znak, że czas na pełną księgowość. To rozbudowany system ewidencji, który pokazuje kompletny obraz sytuacji finansowej firmy. Jest obowiązkowa, gdy prowadzisz spółkę z o.o., akcyjną, komandytową lub komandytowo-akcyjną, albo Twoje przychody netto przekraczają 2 mln euro rocznie.

Co obejmuje pełna księgowość?

• Księgi rachunkowe (dziennik, konta księgi głównej i pomocniczej),
• Ewidencja środków trwałych, rejestry VAT
• Roczne sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa)
• Polityka rachunkowości i zakładowy plan kont

Pełna księgowość brzmi być może bardziej nieprzystępnie, ale również ma swoje zalety. Przede wszystkim wiąże się z precyzyjną kontrolą nad finansami i jest konieczna dla rozwoju firmy oraz w kontekście pozyskiwania inwestorów. Oczywiście jest bardziej kosztowna i czasochłonna.

3. Ewidencja VAT – obowiązkowy dodatek dla VAT-owców

Bez względu na to, czy prowadzisz uproszczoną, czy pełną księgowość – jeśli jesteś podatnikiem VAT, musisz prowadzić ewidencję sprzedaży i zakupów VAT. To właśnie na jej podstawie obliczysz, ile podatku należnego musisz zapłacić do urzędu (i ile możesz odliczyć).

Uwaga: od 2022 roku wszyscy VAT-owcy muszą składać JPK_V7, czyli Jednolity Plik Kontrolny – elektroniczną wersję ewidencji.

Jak wybrać formę ewidencji księgowej?

To zależy – jak wszystko w podatkach 😉 Ale oto kilka pomocnych punktów:

Jeśli nie masz pewności, jaki rodzaj księgowości wybrać, to koniecznie skontaktuj się z biurem rachunkowym..Czasem oszczędność 100 zł na księgowości kosztuje 1000 zł nadpłaconego podatku! Nie mówiąc już o cennym spokoju ducha 🙂

Podsumowanie

Rodzaje ewidencji księgowej to systemy dopasowane do różnych form działalności. Wybierz taki, który najlepiej pasuje do Twojego modelu biznesowego, branży i poziomu zaawansowania.

Zarządzać firmą to jedno – ale zarządzać finansami z głową to już prawdziwa sztuka. Na szczęście – z dobrym wsparciem (np. biura rachunkowego Tax&Money)  nie musisz wszystkiego robić samodzielnie.