Umowa B2B - jak zawrzeć skuteczną umowę biznesową: zasady, zalety i pułapki.

Umowa B2B (business-to-business) to rodzaj kontraktu cywilnoprawnego zawieranego między przedsiębiorcami, który oferuje dużą swobodę w kształtowaniu warunków współpracy. Jakie są związane z nią zalety, czego koniecznie trzeba dopilnować samodzielnie i czy trzeba uważać na pewne pułapki? Na te i inne pytania odpowiadamy w poniższym artykule.

• Najważniejsze informacje
• Definicja i cechy umowy B2B
• Korzyści finansowe płynące z umowy B2B
• Umowa elastyczna i prosta?
• Dla kogo jest umowa B2B?
• Ulga na start i mały ZUS
• Wymiar czasu pracy i rodzaj pracy
• Koszty umowy B2B
• Obowiązki i wymagania stron umowy
• Wypowiedzenie: umowa o pracę a B2B
• Wysoka odpowiedzialność
• Dowolność kształtowania wynagrodzenia
• Koszty dla pracownika
• Koszty związane z umową B2B
• Jak prawidłowo rozwiązać umowę B2B?
• Podsumowanie

Najważniejsze informacje

• Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorca musi liczyć się z kilkoma stałymi kosztami, takimi jak księgowość, podatek dochodowy i składki ZUS.
• Dla nowych przedsiębiorców istnieje możliwość skorzystania z tzw. ulgi na start.
• Umowy B2B są rzeczywiście znacznie prostsze pod względem formalnym. Zarówno zawiązanie, jak i rozwiązanie umowy B2B jest mniej skomplikowane i wymaga mniej formalności niż w na umowie o pracę.
• Kontrakt B2B nie gwarantuje takiej samej ochrony prawnej jak umowa o pracę - poziom emerytury, ubezpieczenie zdrowotne oraz inne świadczenia socjalne są znacznie bardziej ograniczone.

Definicja i cechy umowy B2B

Kontrakt B2B (business-to-business) to cywilnoprawna umowa zawierana między dwoma przedsiębiorcami. Jedną z najważniejszych - i najbardziej kuszących - cech umowy B2B jest swoboda, jaką oferuje. Często wiążę się ona również z wyższymi zarobkami na rękę, przez oszczędności, które może generować.

W przeciwieństwie do umów B2C (business-to-consumer), które są regulowane wieloma przepisami prawnymi, w tym kodeksem pracy, umowy B2B pozwalają na pełne kształtowanie relacji między stronami. Oznacza to, że przedsiębiorcy mogą dowolnie ustalać warunki współpracy, bez konieczności przestrzegania licznych ograniczeń prawnych.

Korzyści finansowe płynące z umowy B2B

Biorąc pod uwagę korzyści między umową o pracę a B2B, nie można nie wspomnieć o wyższym wynagrodzeniu - to właśnie ze względu na nie wielu pracowników rozważa przejście na taką formę zatrudnienia. Na umowie o pracę, przedsiębiorca musi płacić wysokie składki na ubezpieczenia społeczne i emerytalne, które mogą wynosić nawet do 40% wynagrodzenia. Na umowie B2B, składki te są znacznie niższe, co pozwala na potencjalnie wyższe zarobki. Przedsiębiorca może samodzielnie zdecydować, jak dużą część swojego stałego dochodu przeznaczy na składki ubezpieczeniowe.

“Po pierwsze, mamy swobodę. Po drugie, w tym wariancie możemy lepiej kształtować naszą ekonomię, co oznacza korzystniejsze finanse. Na czym polega ta finansowa korzyść? Polega ona na tym, że możemy zamienić pewne przywileje ubezpieczeniowe, takie jak wysokie składki emerytalne i inne podatki, na korzyści finansowe. Umowa o pracę nie daje nam takiej możliwości."

Radosław Gieras, CEO

Jednak warto zauważyć, że gdy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i posiadasz kotrakt B2B, nie masz zagwarantowanej takiej samej ochrony prawnej jak umowy cywilnoprawne B2C. Przykładowo, poziom emerytury, ubezpieczenie zdrowotne oraz inne świadczenia socjalne są na umowie B2B znacznie bardziej ograniczone.

Umowa elastyczna i prosta?

Umowy B2B są rzeczywiście znacznie prostsze pod względem formalnym. Zarówno zawiązanie, jak i rozwiązanie umowy B2B jest mniej skomplikowane i wymaga mniej formalności niż w na umowie o pracę. Pracownik pracownik zatrudniony na umowie B2B nie musi przechodzić badań lekarskich ani szkoleń BHP, co jest obligatoryjne przy umowie o pracę.

W umowie o pracę definiuje się czas wykonywania pracy określonego rodzaju, miejsce oraz narzędzia pracy, które są narzucone przez pracodawcę. W przypadku kontraktu B2B, przedsiębiorcy mogą dowolnie ustalić te aspekty, co daje większą swobodę w organizacji pracy - ale także stwarza potrzebę rozsądnego wynegocjowania odpowiednich warunków dla siebie.

Dla kogo jest umowa B2B?

Umowa B2B jest idealna dla osób gotowych założyć własną działalność gospodarczą i elastycznie podejść do kwestii ubezpieczeń społecznych. Na umowie o pracę, nie ma wyboru co do składek - muszą one być opłacane zgodnie z narzuconymi przez państwo stawkami. Natomiast na umowie B2B, przedsiębiorca ma możliwość wyboru, czy chce płacić tylko minimalne składki, czy również dodatkowe, dobrowolne składki zdrowotne.

“Proponuję na pewno zacząć od tego, żeby się zastanowić, jakie są nasze priorytety, czy są to pieniądze, czy na przykład wielkość naszych składek, czy inne, jak stabilność zatrudnienia.” 

Radosław Gieras, CEO

Kontrakt B2B może być korzystniejszy np. dla osób, które chcą prywatnie odkładać na emeryturę lub korzystać z prywatnej służby zdrowia, zamiast polegać na państwowych systemach. Jednoosobowa działalność gospodarcza pozwala w tym zakresie decydować samodzielnie.

Ulga na start i mały ZUS

Warto pamiętać, że dla nowych przedsiębiorców istnieje możliwość skorzystania z tzw. ulgi na start. Jeżeli nigdy wcześniej nie prowadzili działalności gospodarczej, lub minęło pięć lat od zamknięcia poprzedniej, mogą korzystać z tej ulgi przez pierwsze sześć miesięcy prowadzenia zakładaniu działalności gospodarczej. W tym okresie płacą tylko składkę zdrowotną, która wynosi około 381 zł (kwota może ulegać zmianom). 

Po okresie ulgi na start, przedsiębiorcy mogą skorzystać z tzw. małego ZUS-u przez kolejne 24 miesiące. W tym czasie płacą składkę zdrowotną oraz 30% składki ubezpieczenie społeczne. Łącznie przez pierwsze 2,5 roku prowadzenia jednoosobowe działalności gospodarcze mogą zatem korzystać z ulg w płaceniu składek.

Wymiar czasu pracy i rodzaj pracy

Na umowie o pracę wymiar czasu pracy jest ściśle określony. Standardowo jest to pełny etat, czyli 8 godzin dziennie, za co pracownik nie może otrzymać wynagrodzenia niższego niż pensja minimalna. W umowie B2B nie ma takich ograniczeń – można umawiać się na wynagrodzenie za czas pracy, wykonanie określonej pracy, prowizję, itp. Warunki płatności oraz stawki są wynikiem negocjacji.

Prace wykonywane w ramach umowy o pracę są zazwyczaj stałe, z określonym czasem pracy i nadzorem. W umowach umów cywilnoprawnych, takich jak zlecenie czy dzieło, zakres obowiązków jest bardziej elastyczny. Przykładowo, umowa o dzieło jest idealna dla jednorazowych zadań, takich jak ułożenie podłogi czy namalowanie ściany. Umowa zlecenie z kolei charakteryzuje się dużą swobodą i brakiem ścisłego nadzoru.

Koszty umowy B2B

Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorca musi liczyć się z kilkoma stałymi kosztami, takimi jak księgowość, podatek dochodowy i składki ZUS. W przypadku VAT, przedsiębiorca nie ponosi dodatkowych kosztów, ponieważ VAT otrzymujemy od klienta i przekazujemy do Urzędu skarbowego

VAT jest przekazywany do urzędu skarbowego.

Obowiązki i wymagania stron umowy

Przy umowie o pracę kluczowym obowiązkiem pracownika jest stawienie się punktualnie na czas w określonym miejscu pracy oraz wykonywanie poleceń samego pracodawcy. Pracodawca ma prawo rozwiązać umowę o pracę, jeśli pracownik regularnie nie pojawia się w pracy lub nie wykonuje swoich obowiązków. Umowa B2B pozwala natomiast elastyczniej unormować czas na wykonywanie zadań.

Wypowiedzenie: umowa o pracę a B2B

Umowa o pracę oznacza określone okresy wypowiedzenia, które zależą od stażu pracy: dwa tygodnie dla krótkich umów, miesiąc dla umów do trzech lat oraz trzy miesiące dla umów powyżej trzech lat. Po zakończeniu umowy pracodawca musi wystawić świadectwo pracy i wypłacić ekwiwalent za niewykorzystane płatne urlopy w ciągu 14 dni.

Wysoka odpowiedzialność

Umowa B2B charakteryzuje się większą elastycznością i swobodą działania, ale wiąże się także z większą odpowiedzialnością. Przedsiębiorca musi samodzielnie dbać o terminowe wykonanie usług i unikać błędów, które mogłyby prowadzić do reklamacji lub rozwiązania umowy przez kontrahenta.

Dowolność kształtowania wynagrodzenia

Wynagrodzenie w umowie B2B jest dowolnie kształtowane przez obie strony umowy. Często stosowaną praktyką jest ustalanie wyższego wynagrodzenia niż na umowie o o pracę, ponieważ pracodawca nie ponosi dodatkowych kosztów związanych ze składkami ZUS. Dzięki temu pracodawcy mogą zaoszczędzić na kosztach administracyjnych, co często motywuje ich do preferowania umów B2B.

Koszty dla pracownika

Pracownik na umowie B2B musi ponosić koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, takie jak składki ZUS, podatek dochodowy oraz koszty prowadzenie księgowości. Ważne jest, aby pracownik dokładnie przeanalizował te koszty i porównał je z korzyściami płynącymi z wyższego wynagrodzenia. W przypadku prowadzenia działalności, warto również skorzystać z usług księgowości, aby zoptymalizować koszty.

“Pracownik, który decyduje się na umowę B2B, powinien ostatecznie zyskać na tej formie współpracy, mimo konieczności ponoszenia pewnych miesięcznych kosztów”

Radosław Gieras, CEO

Kiedy opłaca Ci się umowa B2B?

Umowa B2B na pewno opłaca się, gdy zarobki pracownika przekraczają 10 tysięcy złotych brutto miesięcznie (umowa o pracę lub umowa zlecenie, jeśli dotychczasowy pracownik nie jest studentem i ma powyżej 26 lat). Poniżej tej kwoty warto przeprowadzić kalkulację, aby ocenić opłacalność przejścia na umowę B2B. W wielu przypadkach, nawet przy niższych zarobkach, umowa B2B może być korzystna, ale wymaga to indywidualnej analizy.

Koszty związane z umową B2B

Przy umowie B2B pracownik musi liczyć się z kilkoma stałymi kosztami, w tym:

• Składki ZUS: obowiązkowe opłaty za ubezpieczenia społeczne, które obecnie wynoszą 1600 zł i 32 grosze miesięcznie oraz składka zdrowotna.
• Podatek dochodowy: rozliczany na zasadach ogólnych, w formie liniowej lub ryczałtowej, w zależności od wybranej formy opodatkowania.
• Księgowość: koszt prowadzenia księgowości może być zróżnicowany w zależności od wybranego biura rachunkowego.

Jak prawidłowo rozwiązać umowę B2B?

Rozwiązywanie umowy B2B (Business-to-Business) wymaga przestrzegania procedur, które powinny być jasno określone w umowie. Niezależnie od formy współpracy, zawsze istotne jest, aby zakończenie współpracy z dotychczasowym pracodawcą odbyło się w sposób profesjonalny i zgodny z przepisami.

Najważniejszą kwestią jest forma wypowiedzenia. Jeżeli umowa nie precyzuje sposobu rozwiązania, najlepiej zrobić to pisemnie. Wypowiedzenie powinno być dostarczone drugiej stronie w sposób umożliwiający potwierdzenie odbioru.

Terminy wypowiedzenia

Ważnym elementem rozwiązania umowy jest przestrzeganie ustalonych terminów wypowiedzenia. Mogą być różne w zależności od zapisów umowy i powinny być przestrzegane, aby umożliwić obu stronom przygotowanie się do zakończenia współpracy.

Pamiętajmy o tym, że nagłe opuszczenie miejsca pracy bez zakończenia swoich zadań może prowadzić do konfliktów i roszczeń, ale poza tym jest po prostu nieprofesjonalne. Dlatego, jeżeli nie ma określonego terminu wypowiedzenia, warto ustalić taki termin, który pozwoli na spokojne przekazanie obowiązków.

Czy można złożyć wypowiedzenie elektronicznie?

Jeżeli umowa przewiduje możliwość wypowiedzenia za pomocą poczty elektronicznej, to oczywiście można to zrobić mailowo. Ważne jest, aby mail zawierał wszystkie niezbędne informacje i był wysłany z potwierdzeniem odbioru, aby mieć pewność, że druga strona zapoznała się z treścią wypowiedzenia.

Podsumowanie

Umowa B2B często jest korzystna finansowo, szczególnie dzięki niższym składkom na ubezpieczenia społeczne w porównaniu do warunków, które w tym zakresie stwarza umowa o pracę. Pozwala na dowolne kształtowanie wynagrodzenia i warunków pracy, ale wymaga samodzielnego dbania o obowiązki przedsiębiorcy, takie jak terminowe wykonanie usług i rozliczenia podatkowe.