Zmiana biura rachunkowego to decyzja, która budzi wiele emocji i pytań: czy to bezpieczne, kiedy to zrobić, jakich formalności dopełnić i jak uniknąć chaosu w dokumentach. Dobra wiadomość jest taka, że zmiana księgowego to proces, który przy odpowiednim przygotowaniu przebiega sprawnie i bez ryzyka dla Twojej firmy. W tym przewodniku znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz: od analizy, czy to już czas na zmianę, przez konkretne kroki i checklisty dokumentów, aż po wybór nowego biura, które nie zawiedzie.
Kiedy warto zdecydować się na zmianę biura rachunkowego?
Zmiana biura rachunkowego nie jest decyzją, którą podejmuje się z dnia na dzień. Zazwyczaj poprzedzają ją konkretne sygnały ostrzegawcze, które pokazują, że obecna współpraca przestała działać.
Najczęstsze powody zmiany księgowego
Błędy w rozliczeniach i korekty z urzędu
Gdy Urząd Skarbowy lub ZUS wysyła korekty deklaracji, a Ty dowiadujesz się o tym jako ostatni – to czerwona lampka. Profesjonalne biuro rachunkowe powinno nie tylko poprawnie rozliczać podatki, ale też monitorować korespondencję z urzędami i natychmiast Cię informować o wszelkich niezgodnościach.
Brak komunikacji i dostępności
Czekasz tydzień na odpowiedź na maila? Księgowa nie odbiera telefonu, a gdy już się uda – słyszysz „nie mam czasu, zadzwonię później”? Brak komunikacji to jeden z głównych powodów frustracji przedsiębiorców i częsty impuls do szukania nowego partnera.
Tylko księgowanie, zero doradztwa
Dobre biuro rachunkowe to nie tylko „przerabianie faktur”. To partner biznesowy, który podpowiada, jak zoptymalizować koszty, kiedy zmienić formę opodatkowania, czy warto rozliczyć się z małżonkiem. Jeśli Twoje biuro tylko mechanicznie wprowadza dane – tracisz realną wartość.
Brak nowoczesnych narzędzi
Brak dostępu online do swoich dokumentów, faktur i raportów w 2026 roku to anachronizm. Firmy oczekują aplikacji mobilnych, podglądu na żywo i możliwości przesyłania zdjęć faktur. Biuro, które operuje tylko papierem i Excelem, zwyczajnie nie nadąża za potrzebami rynku.
Brak przejrzystości w rozliczeniach
Nie wiesz, ile zapłaciłeś podatku, nie rozumiesz własnych deklaracji, a księgowa „załatwi wszystko” – ale Ty czujesz się jak w ciemno? To sygnał, że czas na partnera, który będzie edukowało Cię i tłumaczył decyzje.
Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?
Popularna plotka głosi, że zmiana biura rachunkowego możliwa jest tylko na przełomie roku. To nieprawda – zmienić biuro możesz w dowolnym momencie. Jednak rzeczywiście istnieją momenty bardziej i mniej komfortowe.
Dla jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG)
Jeśli prowadzisz JDG na ryczałcie lub książce przychodów i rozchodów (KPiR), zmiana jest możliwa praktycznie z miesiąca na miesiąc. Wystarczy dopilnować wypowiedzenia umowy, przekazania dokumentów i zgłoszenia w CEIDG. Najwygodniej zrobić to na początku kwartału (styczeń, kwiecień, lipiec, październik), bo wtedy łatwiej o „czyste cięcie” między rozliczeniami VAT.
Dla spółek z o.o. i większych firm
W przypadku spółek, zwłaszcza prowadzących pełną księgowość, najbezpieczniejszy moment to początek nowego roku obrotowego (zazwyczaj 1 stycznia). Stare biuro zamyka rok, sporządza sprawozdania finansowe, a nowe zaczyna od czystej karty. Zmiana w połowie roku wymaga bardziej skomplikowanej koordynacji i zwiększa ryzyko błędów przy zamknięciu księgowym.
Kiedy lepiej poczekać?
- Jeśli jesteś w trakcie kontroli skarbowej lub ZUS – poczekaj do jej zakończenia.
- Jeśli masz zaległości w dokumentach i nie jesteś pewien, co poprzednie biuro zdążyło rozliczyć – uporządkuj sytuację najpierw.
- Jeśli bliski jest termin ważnych deklaracji (np. roczne PIT/CIT, sprawozdania finansowe) – lepiej przeczekać ten szczyt i zmienić biuro zaraz po nim.
Kiedy NIE warto zmieniać biura – czyli daj sobie czas
Jeśli Twoje niezadowolenie wynika tylko z jednorazowego zdarzenia (np. księgowa była na zwolnieniu i nikt Ci nie odpisał przez tydzień) – zastanów się, czy warto od razu zmieniać. Czasem lepiej po prostu porozmawiać i wyjaśnić oczekiwania. Niektóre biura oferują też możliwość zmiany opiekuna w ramach tej samej firmy – to dużo prostsze niż cała procedura zmiany biura.
Przygotowanie do zmiany – sprawdź umowę i określ swoje potrzeby
Zanim napiszesz wypowiedzenie, poświęć chwilę na dokładne przeanalizowanie obecnej sytuacji i przygotowanie listy wymagań wobec nowego partnera.
Sprawdź swoją obecną umowę z biurem rachunkowym
Okres wypowiedzenia
Standardowo wynosi 1–3 miesiące. Sprawdź dokładny zapis w umowie – może być tam klauzula mówiąca, że wypowiedzenie możliwe jest tylko na koniec miesiąca kalendarzowego lub kwartału. Jeśli nie masz umowy na piśmie (zdarza się przy „ustnych porozumieniach”) – teoretycznie możesz zrezygnować w każdej chwili, ale lepiej dać biuru czas na uporządkowanie dokumentów (choćby miesiąc).
Forma wypowiedzenia
Niektóre umowy wymagają formy pisemnej z podpisem i dostarczeniem pocztą/osobiście. Inne akceptują e-mail. Sprawdź ten zapis – jeśli wyślesz tylko maila, a umowa wymaga listu poleconego, biuro może zakwestionować termin wypowiedzenia.
Koszty przekazania dokumentacji
Rzadko, ale zdarza się, że umowa przewiduje opłatę za „przygotowanie dokumentacji do przekazania” (np. wydruk KPiR, zestawień). Sprawdź, czy taki zapis jest – jeśli tak, upewnij się, że kwota jest rozsądna. Praktyka „przetrzymywania dokumentów” do czasu uregulowania zaległości płatniczych jest nielegalna, ale niestety wciąż spotykana.
Określ swoje potrzeby wobec nowego biura
Forma prawna i system podatkowy
JDG na ryczałcie to zupełnie inne wymagania niż spółka z o.o. na CIT czy JDG z VAT i pracownikami. Jasno określ:
- Forma prawna: JDG, spółka z o.o., spółka osobowa?
- Podatki: ryczałt, KPiR + podatek liniowy/skala, CIT?
- VAT: tak/nie, zwolnienie podmiotowe czy czynny VAT-nik?
- Pracownicy: ilu, czy potrzebujesz obsługi kadrowo-płacowej?
Specyfika branży
Jeśli działasz w branży IT (programista, freelancer), e-commerce, gastronomii czy produkcji – warto szukać biura ze specjalizacją w Twojej dziedzinie. Znają specyficzne odliczenia, wiedzą, jak rozliczać współpracę z zagranicą, obsługują programy specjalne (IP Box dla IT).
Zakres usług
- Sama księgowość, czy też kadry + płace?
- Doradztwo podatkowe w ramach abonamentu czy za extra dopłatą?
- Reprezentacja w urzędach (US, ZUS) – czy biuro zajmie się korespondencją i wizytami w Twoim imieniu?
- Pomoc przy kontrolach – czy biuro będzie wspierać w razie kontroli skarbowej / ZUS?
Jak wybrać nowe biuro rachunkowe, żeby nie zmieniać znowu za rok?
Wybór nowego biura to kluczowy moment – od niego zależy, czy za rok znowu będziesz szukać kolejnego partnera, czy spokojnie skupisz się na rozwijaniu biznesu.
Kryteria merytoryczne – bezpieczeństwo i kompetencje
Certyfikaty i kwalifikacje
Sprawdź, czy osoba prowadząca Twoją księgowość ma certyfikat księgowy wydany przez Ministerstwo Finansów lub jest członkiem Stowarzyszenia Księgowych w Polsce (SKwP). To gwarancja, że księgowa/księgowy rzeczywiście ma wymagane wykształcenie i zdał egzamin.
Ubezpieczenie OC
Profesjonalne biuro rachunkowe powinno mieć polisę OC na minimum kilkaset tysięcy złotych. Jeśli biuro popełni błąd (np. źle rozliczy VAT i dostaniesz karę), to ubezpieczenie pokryje straty. Poproś o okazanie polisy – rzetelne biuro nie będzie miało z tym problemu.
Doświadczenie i specjalizacja
- Ile lat biuro działa?
- Ile firm obsługuje i w jakich branżach?
- Czy mają doświadczenie z Twoją formą prawną i systemem podatkowym?
Kryteria operacyjne – komfort i efektywność
W 2026 roku standard to:
- Aplikacja / portal klienta, gdzie w czasie rzeczywistym widzisz swoje faktury, raporty, deklaracje.
- Możliwość wysłania zdjęcia/skanu faktury przez aplikację mobilną.
- Dostęp do dashboardu z bieżącą sytuacją podatkową (ile zapłacisz VAT, ZUS, zaliczkę na PIT/CIT).
- Elektroniczne podpisywanie umów i pełnomocnictw (podpis kwalifikowany lub Profil Zaufany).
Standard odpowiedzi i SLA
Zapytaj wprost: w jakim czasie odpowiadacie na zapytania mailowe? Dobre biuro powinno gwarantować odpowiedź w ciągu 24–48 godzin (dni robocze). Niektóre oferują wręcz SLA (Service Level Agreement) z karami za przekroczenie czasu odpowiedzi.
Przypisany opiekun / księgowa
Wolisz mieć jedną stałą osobę do kontaktu (znającą Twoją firmę od podszewki), czy rotacyjny zespół? Większość przedsiębiorców woli stałego opiekuna, ale sprawdź, co się dzieje, gdy ta osoba jest na urlopie/zwolnieniu – czy ktoś ją zastępuje, czy ty musisz czekać?
Kryteria „miękkie” – relacja i zaufanie
Język komunikacji
Czy księgowa tłumaczy wszystko zrozumiale, bez żargonu? Czy odpowiada na pytania cierpliwie, czy raczej „nie mam czasu, proszę zaufać”?
Dobre biuro edukuje klienta, a nie traktuje go jak petenta.
Proaktywność i doradztwo
Zapytaj: czy informujecie klientów o zbliżających się terminach, zmianach w przepisach, możliwościach optymalizacji? Najlepsze biura wysyłają newslettery, przypomnienia SMS/mail o terminach płatności i aktywnie sugerują, jak obniżyć podatki.
Przejrzystość cennika
- Czy cena jest „od–do”, czy konkretna?
- Czy są ukryte koszty (np. za każdą korektę deklaracji, za reprezentację w US)?
- Jak wygląda rozliczenie przy zakończeniu współpracy – czy są dodatkowe opłaty za przygotowanie dokumentów do przekazania?
Możliwość zmiany opiekuna w ramach biura
Jeśli „nie klikniesz” z przypisaną księgową, czy biuro pozwoli zmienić ją na inną osobę w zespole? To często lepsze rozwiązanie niż od razu kolejna zmiana biura.
Zmiana biura rachunkowego krok po kroku
Oto dokładny plan działania, który zapewni Ci płynne i bezpieczne przejście z jednego biura do drugiego.
Krok 1: Wypowiedzenie umowy z dotychczasowym biurem rachunkowym
Nie musisz podawać powodu (chyba że umowa tego wymaga). Wystarczy jasne oświadczenie:
„Niniejszym wypowiadam umowę o świadczenie usług księgowych nr [numer umowy] z dnia [data podpisania], zawartą z [nazwa biura].
Wypowiedzenie składam z zachowaniem [X-miesięcznego] okresu wypowiedzenia, zgodnie z § [X] umowy.
Proszę o przygotowanie i przekazanie kompletnej dokumentacji oraz potwierdzenie terminu zakończenia współpracy.”
Miejscowość, data
[Twój podpis]
W jakiej formie?
Sprawdź umowę – jeśli wymaga pisemnej formy, wyślij list polecony za potwierdzeniem odbioru lub dostarcz osobiście z podpisem biura na kopii. Jeśli umowa dopuszcza e-mail – wyślij z potwierdzeniem przeczytania (e-mail z żądaniem potwierdzenia odbioru).
Termin
Okres wypowiedzenia (najczęściej 1–3 miesiące) zaczyna biec od dnia doręczenia, nie wysłania. Przykład: wypowiadasz 5 lutego z miesięcznym okresem, umowa kończy się 28 lutego/1 marca (w zależności od zapisu umowy).
Krok 2: Podpisanie umowy z nowym biurem rachunkowym
Kiedy to zrobić?
Najlepiej jeszcze przed wysłaniem wypowiedzenia do starego biura – lub najdalej równolegle. Dzięki temu:
- Masz pewność, że nowe biuro Cię przyjmie i jest gotowe na start.
- Możesz dokładnie uzgodnić datę rozpoczęcia obsługi (pierwszy dzień po zakończeniu starej umowy).
- Unikniesz „dziury” – okresu bez obsługi księgowej, co może skutkować niezłożonymi deklaracjami i karami.
Na co zwrócić uwagę w nowej umowie?
- Data rozpoczęcia obsługi – powinna być jasno określona (np. 1 marca 2026).
- Zakres usług – szczegółowo (księgowość, VAT, kadry, doradztwo, reprezentacja).
- Odpowiedzialność za zaległości i błędy poprzednika – wyraźny zapis, że nowe biuro nie ponosi odpowiedzialności za błędy popełnione przez poprzednie biuro (odpowiada tylko za swoją pracę od daty przejęcia).
- Sposób przekazania dokumentacji – kto organizuje transport, kto płaci, w jakiej formie (papier + elektronika).
- Okres wypowiedzenia i warunki zakończenia – żeby za rok, gdyby znowu było źle, wiedziałeś, jak się rozstać.
Krok 3: Przekazanie dokumentacji – co, jak i kiedy
Kto organizuje przekazanie?
Zazwyczaj przedsiębiorca koordynuje, ale wiele nowoczesnych biur oferuje, że „zajmą się wszystkim” – kontaktują się ze starym biurem, odbierają dokumenty, spisują protokół. Zapytaj nowe biuro, czy taka opcja jest możliwa – oszczędzisz sobie stresu.
W jakiej formie przekazać dokumenty?
- Papierowe dokumenty – odbiór osobisty (najlepiej) lub kurierem (na własny koszt lub biura – ustal wcześniej).
- Dokumenty elektroniczne – pliki JPK, skany faktur, wyciągi bankowe – najlepiej na bezpiecznym nośniku (pendrive, dysk, link do folderu w chmurze).
Protokół przekazania dokumentów – absolutna podstawa
Nigdy nie odbieraj dokumentów bez spisania protokołu przekazania. To Twoje zabezpieczenie na wypadek sporów („nie dostaliśmy wszystkich dokumentów!”).
Co powinien zawierać protokół?
- Data i miejsce przekazania.
- Strony: kto przekazuje (osoba ze starego biura), kto odbiera (Ty lub osoba z nowego biura).
- Szczegółowa lista przekazanych dokumentów (np. „Księga Przychodów i Rozchodów za lata 2023–2025, Rejestry VAT sprzedaży styczeń 2023 – grudzień 2025, Deklaracje VAT-7 za 2023–2025 z UPO…”).
- Podpisy obu stron.
Zrób kopię protokołu dla siebie, dla starego i dla nowego biura.
Krok 4: Zgłoszenie zmiany w CEIDG / KRS i Urzędzie Skarbowym
Dla jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) – CEIDG
Zmianę biura rachunkowego (czyli miejsca przechowywania dokumentacji księgowej) zgłaszasz przez CEIDG (Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej).
Jak to zrobić online – instrukcja krok po kroku:
- Wejdź na biznes.gov.pl i zaloguj się Profilem Zaufanym lub e-dowodem.
- Wybierz zakładkę „Moja firma” → „Zmień dane działalności”.
- Wypełnij wniosek CEIDG-1 (formularz zmiany danych).
- W sekcji „Dane dotyczące księgowości” zaktualizuj:
- Adres przechowywania dokumentacji rachunkowej (adres nowego biura).
- Ewentualnie sposób prowadzenia księgowości (jeśli się zmienia, np. z KPiR na pełną księgowość – rzadko, ale możliwe).
- Podpisz wniosek Profilem Zaufanym i wyślij.
Termin: zmiany w CEIDG należy zgłosić w ciągu 7 dni od zaistnienia zmiany (czyli od daty rozpoczęcia obsługi przez nowe biuro).
Dla spółek z o.o. i spółek osobowych – NIP-8 / aktualizacja KRS
W przypadku spółek, które mają obowiązek wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), zmiana miejsca przechowywania dokumentacji księgowej zgłaszana jest:
- Formularzem NIP-8 do Urzędu Skarbowego (jeśli dane biura figurują w rejestrze NIP).
- Ewentualnie wnioskiem KRS (jeśli miejsce prowadzenia ksiąg jest wpisane do rejestru – rzadkie, ale możliwe).
Zazwyczaj wystarczy NIP-8. Nowe biuro często zajmuje się tym za Ciebie (w ramach umowy).
Krok 5: Odwołanie starych pełnomocnictw i nadanie nowych
Twoje biuro rachunkowe działa w Twoim imieniu w Urzędzie Skarbowym i ZUS dzięki pełnomocnictwom. Przy zmianie biura musisz:
- Odwołać pełnomocnictwa dla starego biura.
- Nadać pełnomocnictwa dla nowego biura.
Pełnomocnictwo w Urzędzie Skarbowym – UPL-1 / OPL-1
- UPL-1 – upoważnienie do podpisywania deklaracji i składania ich w Twoim imieniu.
- OPL-1 – odwołanie pełnomocnictwa.
Pełnomocnictwo w ZUS – ZUS PEL
Analogicznie – odwołujesz stare i nadajesz nowe pełnomocnictwo.
Ważne: Jeśli masz dwa aktywne pełnomocnictwa (stare i nowe) równocześnie – może to stworzyć chaos. Zawsze najpierw odwołuj stare, a potem nadawaj nowe (albo w tym samym dniu, żeby nie było przerwy).
Jakie dokumenty przygotować przy zmianie biura rachunkowego
To najczęściej zadawane pytanie: „Co muszę odebrać od starego biura?”. Poniżej pełna lista – podzielona na kategorie.
Dokumenty bazowe – dla każdej firmy
| Kategoria | Co konkretnie | Wymagane dla |
|---|---|---|
| Księgi rachunkowe | Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) za wszystkie lata obsługi ALBO księgi rachunkowe (dla spółek prowadzących pełną księgowość) | Wszyscy |
| Rejestry VAT | Rejestry VAT sprzedaży i zakupów za cały okres obsługi (papier lub elektronicznie) | Firmy rozliczające VAT |
| Deklaracje podatkowe | PIT-5, PIT-8AR, VAT-7 / VAT-7K, CIT-8 + UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru z systemu e-Deklaracje) | Wszyscy |
| Pliki JPK | JPK_VAT, JPK_KR_PD, JPK_FA – za cały okres | Wszyscy (obowiązek od 2016/2018) |
| Faktury i dokumenty źródłowe | Faktury sprzedaży i zakupu (papier / skany), paragony, rachunki, umowy | Wszyscy |
| Wyciągi bankowe | Wyciągi z rachunku firmowego + potwierdzenia przelewów podatkowych, ZUS | Wszyscy |
| Ewidencje dodatkowe | Ewidencja środków trwałych, ewidencja wyposażenia, ewidencja przebiegu pojazdu (jeśli używasz samochodu w firmie) | Wszyscy, którzy prowadzą |
Dodatkowe dokumenty dla firm z pracownikami
| Kategoria | Co konkretnie | Wymagane dla |
|---|---|---|
| Kadry i płace | Listy płac za cały okres obsługi, umowy o pracę / zlecenia / o dzieło, karty wynagrodzeń | Firmy z pracownikami |
| Dokumenty ZUS | Zgłoszenia ZUS (ZUS ZUA, ZUS ZWUA, ZUS ZIUA), deklaracje ZUS DRA, ZUS RCA, raporty imienne (ZUS RZA, ZUS RSA) | Firmy z pracownikami |
| Akta osobowe | Jeśli biuro je prowadziło – akta osobowe pracowników (teczki z dokumentami: CV, badania, szkolenia BHP itp.) | Firmy z pracownikami |
Dokumenty specyficzne dla spółek z o.o. i spółek osobowych
| Kategoria | Co konkretnie | Wymagane dla |
|---|---|---|
| Sprawozdania finansowe | Roczne sprawozdania finansowe (bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa) za wszystkie lata | Spółki z pełną księgowością |
| Dokumenty rejestrowe | Umowa spółki / statut, odpis aktualny z KRS, zaświadczenie o numerze NIP (NIP-8), uchwały wspólników | Spółki |
| Protokoły i uchwały | Protokoły z zebrań wspólników, uchwały o zatwierdzeniu sprawozdań, uchwały o podziale zysku | Spółki |
Jak sprawdzić, czy masz komplet? Mini-checklista kontrolna
Przed podpisaniem protokołu odbioru, odhacz każdy z poniższych punktów:
- KPiR / księgi rachunkowe za wszystkie lata
- Rejestry VAT (sprzedaż + zakup) za cały okres
- Wszystkie deklaracje (VAT, PIT/CIT, ZUS) + potwierdzenia wysyłki (UPO)
- Pliki JPK w formacie XML
- Faktury i dokumenty źródłowe (oryginały lub skany w pełnej rozdzielczości)
- Wyciągi bankowe + potwierdzenia przelewów podatkowych
- Ewidencje: środki trwałe, wyposażenie, przebieg pojazdu
- Jeśli zatrudniasz: listy płac, umowy, deklaracje ZUS, karty wynagrodzeń
- Jeśli spółka: sprawozdania finansowe, umowa spółki, KRS, uchwały
Jeśli czegokolwiek brakuje – nie podpisuj protokołu, dopóki stare biuro nie uzupełni braków. To Twoje zabezpieczenie – bez kompletnej dokumentacji nowe biuro może mieć problem z kontynuacją obsługi, a Ty ryzykujesz karami za brak deklaracji lub błędy w rozliczeniach.
Najczęstsze błędy przy zmianie biura rachunkowego i jak ich uniknąć
Nawet najlepiej zaplanowana zmiana może pójść nie tak, jeśli popełnisz któryś z poniższych błędów.
Błąd 1: Brak kontroli nad kompletnością dokumentów
Odbierasz dokumenty „na oko”, bez dokładnej weryfikacji. Za miesiąc okazuje się, że brakuje części rejestrów VAT, kilku deklaracji albo ewidencji środków trwałych. Nowe biuro nie może poprawnie prowadzić księgowości, trzeba gonić stare biuro – które już nie czuje się odpowiedzialne.
Jak uniknąć:
- Sporządź listę kontrolną (jak powyżej) i odhaczaj punkt po punkcie przy odbiorze.
- Protokół przekazania ze szczegółowym wykazem – obowiązkowy.
- Jeśli to możliwe, poproś osobę z nowego biura, żeby była przy odbiorze i zweryfikowała kompletność na miejscu.
- Zrób kopie zapasowe (skany, zdjęcia dokumentów) jeszcze przed przekazaniem – na wypadek, gdyby coś zginęło w transporcie.
Błąd 2: Nakładanie się okresów obsługi lub „dziura” bez biura
Stara umowa kończy się 28 lutego, a nowa zaczyna 1 lutego. Przez miesiąc dwa biura „odpowiadają” za Twoją księgowość – ryzyko dublowania deklaracji, nieporozumień, kto za co płaci.
Stara umowa kończy się 28 lutego, a nowa zaczyna 15 marca. Przez 2 tygodnie nikt nie prowadzi księgowości – nie składasz deklaracji VAT, nie rozliczasz ZUS. Efekt: kary, odsetki, chaos.
Jak uniknąć:
- Precyzyjnie ustal daty w umowach: stara kończy się 28 lutego o 23:59, nowa zaczyna 1 marca o 00:00.
- Poinformuj oba biura o terminie zmiany – niech wiedzą, do kiedy każde z nich odpowiada.
- W okresie przejściowym (ostatni/pierwszy miesiąc) bądź w bliskim kontakcie z oboma biurami, żeby upewnić się, że nic nie „przepadnie”.
Błąd 3: Niezachowanie ciągłości pełnomocnictw
Odwołujesz pełnomocnictwo UPL-1 dla starego biura 1 lutego, a dla nowego nadajesz 15 lutego. Przez 2 tygodnie nikt nie ma prawa składać deklaracji w Twoim imieniu. Jeśli akurat 10 lutego jest termin VAT-7 – masz problem.
Jak uniknąć:
- Odwołuj stare i nadawaj nowe pełnomocnictwo tego samego dnia (lub z 1-dniową przerwą maksymalnie).
- Alternatywnie: zachowaj stare do końca miesiąca, żeby mogło jeszcze wysłać ostatnie deklaracje, a nowe ustanów równolegle (z datą „od…”).
- Poinformuj biura o terminach pełnomocnictw – żeby wiedziały, które deklaracje podpisują.
Błąd 4: Brak sprawdzenia zaległości przed zmianą
Zmieniasz biuro w pośpiechu, nie weryfikujesz, czy stare biuro opłaciło wszystkie podatki i ZUS. Po 3 miesiącach przychodzi pismo z US o zaległości za okres obsługi starego biura. Teraz musisz udowadniać, kto zawinił, gonić stare biuro o zwrot – stres i dodatkowe koszty.
Jak uniknąć:
- Przed wypowiedzeniem umowy poproś stare biuro o:
- Zestawienie wszystkich złożonych deklaracji (VAT, ZUS, PIT/CIT) za ostatnie 12 miesięcy + UPO.
- Potwierdzenie, że wszystkie podatki i składki zostały opłacone (wyciągi z konta z widocznymi przelewami).
- Po zmianie samodzielnie sprawdź na PUE ZUS i e-US, czy są jakieś zaległości.
- W umowie z nowym biurem jasno zaznacz, że nowe biuro nie odpowiada za błędy/zaległości sprzed przejęcia – żeby nie płacić podwójnie.
Błąd 5: Brak backupu – całkowite poleganie na „starym biurze odda wszystko”
Stare biuro obiecuje „wszystko prześlemy”, ale po miesiącu okazuje się, że część plików JPK zniknęła, część faktur jest nieczytelna, a rejestry VAT niepełne. Nie masz kopii – bo przecież „biuro wszystko ma”.
Jak uniknąć:
- Na bieżąco, przez cały okres współpracy, zbieraj kopie najważniejszych dokumentów (wyciągi bankowe, faktury sprzedaży, deklaracje z UPO).
- Przy odbiorze dokumentów zrób skany / zdjęcia najważniejszych rzeczy (zwłaszcza KPiR, deklaracji, ewidencji).
- Jeśli biuro oferowało dostęp online (np. Saldeo, inFakt, iFirma) – przed zakończeniem współpracy pobierz wszystkie pliki i raporty. Po wypowiedzeniu umowy mogą zablokować Ci dostęp.
Częste pytania przedsiębiorców – FAQ
Czy można zmienić biuro rachunkowe w środku roku?
Tak, zmiana biura rachunkowego jest możliwa w dowolnym momencie roku. Najważniejsze to dopilnować ciągłości obsługi (żeby nie było przerwy) i prawidłowo przekazać dokumenty. Dla spółek z pełną księgowością najbezpieczniej jest zmieniać na początku nowego roku obrotowego, ale nie jest to wymóg prawny.
Czy trzeba informować Urząd Skarbowy o zmianie biura rachunkowego?
Tak – w przypadku JDG zgłaszasz zmianę przez CEIDG (w ciągu 7 dni). Dla spółek – formularzem NIP-8 do Urzędu Skarbowego. Dodatkowo musisz odwołać i nadać nowe pełnomocnictwa UPL-1 i ZUS PEL.
Czy stare biuro może odmówić wydania dokumentów?
Nie – dokumenty należą do Ciebie, nie do biura. Biuro ma obowiązek je wydać, nawet jeśli masz zaległości w płatnościach. Przetrzymywanie dokumentów jest nielegalne i możesz zgłosić to do Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców lub policji. W praktyce – warto rozliczyć się finansowo ze starym biurem przed odbiorem dokumentów, żeby uniknąć konfliktów.
Ile trwa zmiana biura rachunkowego?
Od momentu wypowiedzenia do pełnego przejęcia przez nowe biuro – zwykle 1–3 miesiące (w zależności od okresu wypowiedzenia w umowie). Sam proces przekazania dokumentów, zgłoszeń w CEIDG i pełnomocnictw to kwestia kilku dni – 1–2 tygodnie przy dobrej organizacji.
Czy nowe biuro odpowiada za błędy poprzedniego?
Nie – nowe biuro odpowiada tylko za swoją pracę, od momentu przejęcia obsługi. Jeśli poprzednie biuro popełniło błąd (np. źle rozliczyło VAT) i w wyniku tego dostajesz karę – odpowiedzialność ponosi stare biuro (ewentualnie jego ubezpieczyciel OC). Dlatego tak ważne jest ubezpieczenie OC poprzedniego i nowego biura oraz jasne zapisy w umowie.
Czy zmiana biura rachunkowego jest płatna?
To zależy od umowy ze starym biurem. Niektóre biura pobierają symboliczną opłatę za „przygotowanie dokumentacji do przekazania” (np. wydruk KPiR, zestawień). Sprawdź umowę – jeśli nie ma takiego zapisu, nie musisz płacić. Nowe biuro czasem oferuje „darmowe przejęcie księgowości” (w ramach pozyskania klienta) – warto zapytać.
Zmiana biura rachunkowego to nie koniec świata – to szansa na lepszą obsługę
Zmiana biura rachunkowego może wydawać się skomplikowana, ale gdy masz plan działania, checklistę dokumentów i jasno określone kroki – to proces do opanowania. Najważniejsze to nie zwlekać, gdy współpraca z obecnym biurem przestała działać. Im dłużej czekasz, tym większa frustracja i ryzyko błędów w rozliczeniach.
Interesuje Cię nowe biuro rachunkowe?
W Tax&Money stawiamy na jasne standardy i komunikację. Oferujemy pełny dostęp online do Twoich dokumentów, dedykowanego opiekuna i proaktywne doradztwo podatkowe. Jeśli rozważasz zmianę biura, umów się z nami na bezpłatną konsultację – omówimy Twoją sytuację, pokażemy, jak wygląda proces przejęcia księgowości i odpowiemy na wszystkie pytania.
