Zmiana biura rachunkowego - wszystko, co musisz wiedzieć krok po kroku

Zmiana biura rachunkowego to ważny krok w działalności każdej firmy, szczególnie gdy napotykamy trudności z obecnym księgowym. Ważne jest, aby znaleźć nowe biuro rachunkowe, które spełnia wymagania biznesowe.

Aby przejść przez ten proces płynnie i bez problemów, warto znać wszystkie formalności i procedury związane z tą zmianą. W tym artykule omówimy najważniejsze aspekty zmiany biura rachunkowego, od zgłaszania zmian, przez formalności, aż po transfer dokumentów.

• Dlaczego warto zmienić biuro rachunkowe?
• Rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym
• Czy trzeba zgłaszać zmianę biura rachunkowego?
• Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?
• Dokumenty potrzebne przy zmianie biura rachunkowego
• Proces zmiany biura rachunkowego
• Co powinna zawierać umowa o świadczenie usług księgowych?
• Adres przechowywania dokumentacji rachunkowej
• Wybór nowego biura rachunkowego - na co zwrócić uwagę
• Formalności i obowiązki
• Umowy i pełnomocnictwa
• Problemy i wyzwania

Dlaczego warto zmienić biuro rachunkowe?

Powodów, przez które możemy chcieć zmienić biuro rachunkowe, może być całkiem sporo. Najczęściej są to:

• brak wsparcia merytorycznego ze strony obecnego biura rachunkowego;
• trudności w uzyskaniu niezbędnych informacji o prowadzonej księgowości;
• wątpliwości co do poprawności rozliczeń i kompetencji księgowej;
• biuro rachunkowe nie podejmuje wystarczających działań w zakresie optymalizacji kosztów;
• jest konieczna, gdy obecne biuro po prostu nie spełnia innych oczekiwań przedsiębiorcy.

Przy zmianie na nowe biuro rachunkowe, ważne jest staranne zaplanowanie procesu, aby zapewnić płynne przekazanie dokumentacji i spełnienie wszystkich formalności. Należy również zapewnić nowemu biuru rachunkowemu wystarczająco dużo czasu na dokładne zapoznanie się z bieżącą dokumentacją.

Rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym

Wypowiedzenie umowy usług księgowych może być brane pod uwagę szczególnie w przypadku, gdy przedsiębiorca uważa, że biuro nie podejmuje wystarczających działań w zakresie optymalizacji kosztów.

Nie warto wtedy zwlekać dłużej z decyzją o wypowiedzeniu umowy z księgową, tylko znaleźć nowe biuro rachunkowe. Należy również pamiętać o konieczności powiadomienia odpowiednich urzędów o zmianie z poprzedniego biura rachunkowego oraz sprawdzeniu kompletności dokumentów z niego pobranych.

Księgowość powinna być prowadzona rzetelnie, by uchronić nas przed przykrymi konsekwencjami ze strony prawa.

Czy trzeba zgłaszać zmianę biura rachunkowego?

Tak, zmiana musi być zgłoszona odpowiednim organom. W spółkach zgłoszenie to odbywa się za pomocą druku NIP8, który należy wysłać do Urzędu Skarbowego. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), zmianę należy zgłosić przez portal Biznes.gov.pl. W obu przypadkach należy podać nowy adres oraz miejsce przechowywania dokumentacji.

Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?

Plotka miejska głosi, że najlepiej zmieniać biuro rachunkowe na przełomie roku. Optymalnym momentem na zmianę jest koniec roku podatkowego, co pozwala na płynne przejście do nowym biurem rachunkowym. W rzeczywistości jednak, zmianę tę można przeprowadzić w dowolnym momencie roku. Ważne jest, aby zrobić to w sposób płynny, bez przerywania ciągłości usług księgowych.

Dokumenty potrzebne przy zmianie biura rachunkowego

Nie ma jednego konkretnego dokumentu wymaganego do zmiany biura rachunkowego, ale kluczowe jest, aby dane biuro rachunkowe otrzymało komplet dokumentów od poprzedniego biura, w tym wszelkie umowy, rejestry, faktury oraz dokumenty pracownicze.

Ważne jest również, aby w przekazanej dokumentacji znalazły się deklaracje podatkowe, takie jak PIT-5 i VAT-7, wraz z ich potwierdzeniami.

Należy także upewnić się, że potwierdzenia zapłaty należności są włączone do dokumentacji przekazywanej nowemu biuru rachunkowemu. Wszystkie te dokumenty muszą być przekazane nowemu biuru, aby mogło ono kontynuować pracę bez zakłóceń.

Proces zmiany biura rachunkowego

1. Wypowiedzenie umowy: pierwszym krokiem jest wypowiedzenie umowy ze starym biurem rachunkowym. Należy to zrobić na piśmie, zachowując okres wypowiedzenia zawarty w umowie (zwykle jeden miesiąc).
2. Podpisanie nowej umowy: zanim wypowiesz starą umowę, najlepiej znajdź już nowe biuro rachunkowe i podpisz z nim umowę na prowadzenie ksiąg.
3. Transfer dokumentów: po wypowiedzeniu umowy, przekaż wszystkie dokumenty i rejestry ze starego biura do nowego. Ważne jest, aby nowo wybrane biuro miało komplet danych w formie papierowej i elektronicznej.
4. Pełnomocnictwa: podpisz pełnomocnictwa dla nowego biura rachunkowego (UPL-1 dla Urzędu Skarbowego i ZUS-PL dla ZUS). Pamiętaj, aby podczas przejścia do nowym biurem rachunkowym zaplanować okres przejściowy i dać nowemu biuru czas na dokładne zapoznanie się z dokumentacją.

Co powinna zawierać umowa o świadczenie usług księgowych?

Umowa powinna przede wszystkim zawierać poniższe elementy:

• Nazwa biura rachunkowego;
• nazwa klienta;
• okres trwania umowy;
• termin wypowiedzenia;
• wynagrodzenie;
• NIP firmy księgowej.

Do umowy powinien zostać dołączony również odpis dokumentu potwierdzającego uprawnienia biura rachunkowego do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych

Adres przechowywania dokumentacji rachunkowej

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej wymaga, aby przedsiębiorcy zawiadamiali urząd skarbowy o sposobie prowadzenia księgowości i miejscu przechowywania dokumentacji rachunkowej. To oznacza, że aktualizacji wymaga również adres, pod którym przechowujemy dokumentację rachunkową, taką jak księgi podatkowe, ewidencję faktur i inne.

Wybór nowego biura rachunkowego - na co zwrócić uwagę

Oczywiście zmieniając poprzednie biuro rachunkowe na nowe, warto wziąć pod uwagę kilka czynników z nim związanych, takich jak:

1. Cena za usługi biura rachunkowego: wybór biura oferującego konkurencyjne ceny pozwala na optymalizację kosztów prowadzenia działalności, co jest kluczowe dla rentowności firmy.
2. Zakres obowiązków biura rachunkowego: dokładne określenie zakresu obowiązków pozwala na unikanie nieporozumień oraz zapewnia, że wszystkie niezbędne usługi będą realizowane zgodnie z oczekiwaniami.
3. Dodatkowe usługi: biuro oferujące dodatkowe usługi, takie jak deklaracje rozliczeniowe ZUS i kompleksowa księgowość, pozwala na skoncentrowanie wszystkich spraw finansowych w jednym miejscu, co zwiększa wygodę i efektywność zarządzania.
4. Współpraca online: możliwość współpracy online znacząco ułatwia przekazywanie dokumentów i informacji, co skraca czas realizacji zadań oraz zwiększa dostępność usług biura rachunkowego, niezależnie od lokalizacji.
5. Stały dostęp do faktur, danych i raportów: zapewnienie stałego dostępu do ważnych dokumentów i raportów umożliwia bieżące monitorowanie sytuacji finansowej firmy oraz szybkie podejmowanie decyzji na podstawie aktualnych danych.

Uwzględnienie tych punktów przy wyborze nowego biura rachunkowego przekłada się na lepszą organizację, większą przejrzystość oraz skuteczniejsze zarządzanie finansami firmy, co w dłuższej perspektywie wspiera jej rozwój i stabilność.

Ważne jest również, aby nowe biuro rachunkowe spełniało wymagania biznesowe firmy, co zapewni płynne przejście i dokładną analizę bieżącej dokumentacji.

Formalności i obowiązki

Zmiana biura rachunkowego to proces, który wymaga przestrzegania kilku kroków, aby przebiegł sprawnie i bezproblemowo. Poniżej znajdują się najważniejsze informacje dotyczące wypowiedzenia umowy z biurem rachunkowym, rezygnacji z usług księgowych oraz zgłoszenia zmiany biura księgowego w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Jak napisać wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym?

Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym można sporządzić w dowolnej formie pisemnej, pod warunkiem, że umowa nie przewiduje specjalnych wymagań. Dokument można dostarczyć osobiście, wysłać pocztą lub mailem. Nie ma obowiązku podawania przyczyny wypowiedzenia, jednak okres wypowiedzenia powinien być zgodny z zapisami umowy.

Jak zrezygnować z księgowości?

Aby zrezygnować z usług księgowych, należy wypowiedzieć umowę o prowadzenie ksiąg rachunkowych. Nawet jeśli umowa była zawarta ustnie, zaleca się sporządzenie pisemnego wypowiedzenia, co pozwoli uniknąć ewentualnych nieporozumień w przyszłości.

Jak zgłosić zmianę biura Księgowego w CIDG?

Wpis do CEiDG dotyczący zmiany biura księgowego w CIDG można zgłosić przez portal Biznes.gov.pl. Wystarczy zalogować się na konto swojej firmy, edytować wniosek i zmienić wpis dotyczący biura rachunkowego. Nowe dane aktualizują się zwykle w ciągu jednej doby.

Umowy i pełnomocnictwa

Zmiana biura rachunkowego wiąże się z koniecznością zrozumienia kilku kluczowych aspektów dotyczących umowy o świadczenie usług księgowych, sposobów jej rozwiązania oraz kwestii pełnomocnictw.

Charakter umowy o świadczenie usług księgowych

Najczęściej umowy o świadczenie usług księgowych przyjmują formę umów B2B, gdzie biuro rachunkowe świadczy usługi na rzecz firmy na podstawie ustalonych miesięcznych lub rocznych rozliczeń. Zakres tych usług może się różnić w zależności od potrzeb klienta i obejmować szeroki wachlarz działań księgowych.

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron jest często korzystniejszym rozwiązaniem niż jednostronne wypowiedzenie. Pozwala ono na elastyczne ustalenie warunków rozwiązania umowy, takich jak skrócenie okresu wypowiedzenia, co może być dogodniejsze dla obu stron.

Pełnomocnictwa w Urzędzie Skarbowym i ZUS

Przy zmianie biura rachunkowego ważne jest, aby nowe biuro miało pełnomocnictwa do reprezentowania klienta przed Urzędem Skarbowym i ZUS. Przedsiębiorca powinien również odwołać wcześniejsze pełnomocnictwa, co można zrobić za pomocą portalu e-Urząd Skarbowy oraz na koncie ZUS w zakładce upoważnienia.

Problemy i wyzwania

Przy zmianie biura rachunkowego istotne jest zwrócenie uwagi na kwestie związane z dostępem do dokumentacji oraz jej przekazaniem po zakończeniu współpracy.

Brak dostępu do dokumentacji

Czasami problemem związanym ze zmianą biura rachunkowego jest brak dostępu do dokumentacji prowadzonej przez poprzednie biuro rachunkowe.

Klienci powinni mieć dostęp do wszystkich swoich faktur i dokumentów. W Tax&Money zapewniamy to np. poprzez systemy elektroniczne takie jak Saldeo.

Problemy z przekazaniem dokumentów księgowych

Zdarza się, że biura rachunkowe opóźniają przekazanie dokumentów po rozwiązaniu umowy, zwłaszcza jeśli klient zalega z płatnościami. Jest to nielegalne, ale niestety wciąż się zdarza. Klient powinien otrzymać swoje dokumenty niezależnie od sytuacji finansowej wobec biura rachunkowego.

Zmiana biura rachunkowego wymaga staranności i uwagi na wiele aspektów prawnych i praktycznych. Znając odpowiednie procedury i mając świadomość możliwych problemów, można go jednak przeprowadzić sprawnie i bez większych trudności.

Interesuje Cię nowe biuro rachunkowe?

W Tax&Money ważne są dla nas standardy. Na wszelkie zapytania odpowiadamy w przeciągu maksymalnie 48 godzin. W innych biurach na odpowiedź poczekasz niejednokrotnie nawet 14 dni! Umów się z nami na konsultację księgową i zyskaj więcej szczegółów dotyczących współpracy.