Jednoosobową działalność gospodarcza koszty - na jakie musisz być przygotowany?

Jednoosobowa działalność gospodarcza jest coraz popularniejszą formą przedsiębiorczości, szczególnie wśród osób poszukujących niezależności i samorealizacji zawodowej. Jednak prowadzenie własnej działalności wiąże się nie tylko z korzyściami, ale również z licznymi kosztami prowadzenia działalności gospodarczej.

Jakie są rzeczywiste koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej? Jakie wydatki będą miały wpływ na nasz budżet miesięczny?

Ile kosztuje założenie działalności?

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest całkowicie bezpłatne. W przypadku zakładania spółki cywilnej konieczne jest uzyskanie wpisu z krajowego rejestru sądowego, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Jako przyszły przedsiębiorca musisz złożyć wniosek o rejestrację do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczych. Możesz to zrobić online przy użyciu własnego Profilu Zaufanego - zupełnie za darmo.

Dodatkowo w wielu przypadkach możliwe jest uzyskanie dotacji na początek własnej działalności.

Jakie koszty wiążą się z JDG? 

Wśród najczęstszych kosztów prowadzenia działalności możemy wymienić:

• koszty sprzętu,
• wynajmowanie powierzchni biurowej lub magazynowej,
• zatrudnienie pracowników,
• księgowość i podatki,
• koszty marketingu i promocji,
• opłaty za licencje, rejestracje i oprogramowanie,
• szkolenia i kursy,
• ubezpieczenie.

Zakup i utrzymanie sprzętu 

Wśród jednych z podstawowych kosztów każdej działalności są z pewnością te związane z zakupem i utrzymaniem sprzętu i narzędzi niezbędnych do działalności w konkretnej branży. 

Mogą to być na przykład: 

• komputery, 
• drukarki, 
• telefony, 
• oprogramowanie, 
• meble biurowe, 
• narzędzia specjalistyczne,
• maszyny produkcyjne.

Jednak bardzo często zdarza się, że przedsiębiorca korzysta ze sprzętu wcześniej już zakupionego lub tego, który otrzyma od pracodawcy (w przypadku B2B).

Pamiętaj!
Każdy sprzęt ściśle powiązany z Twoją działalnością możesz wrzucić w koszty, jeśli wybrałeś wcześniej odpowiednią formę opodatkowania:
- skalę podatkową,
- podatek liniowy.

Nie ma więc granicy, do której możesz wykonać zakupy. 

Miejsce działalności 

Koszt związany z miejscem działalności jest zależny od dwóch kwestii:

• w jakim mieście i jak duże mieszkanie/ magazyn zdecydujesz się wynająć,
• czy wynajmujesz miejsce od kogoś, czy decydujesz się na działalność we własnym mieszkaniu.

Dodatkowo, należy uwzględnić koszty operacyjne związane z prowadzenia firmy, takie jak rekrutacja, zatrudnienie, szkolenie pracowników oraz pozyskiwanie funduszy i dotacji na działalność gospodarczą.

Tradycyjne biuro – klasyczne rozwiązanie dla firm

Cena biur waha się w zależności od miejsca, w którym są usytuowane oraz ich wielkości. 

Przykładowo - cena wynajmowanego biura w Krakowie zaczyna się od 20 zł/m2. W zależności jednak od lokalizacji za takie biuro możesz również zapłacić o wiele więcej, np. 144 zł/m2. 

To rozwiązanie oferuje przedsiębiorcom prywatność i pełną kontrolę nad przestrzenią pracy, jednak wiąże się z wyższymi kosztami utrzymania.

Coworking - elastyczność i współpraca

Coworking to model pracy, w który polega na wspólnym korzystaniu z przestrzeni biurowej przez osoby z różnych branż i firm. Jest to alternatywa dla tradycyjnych biur, która stwarza możliwość pracy z innymi freelancerami i przedsiębiorcami.

Zaletami coworkingu są między innymi:

• obniżenie kosztów - dzięki wynajmowaniu przestrzeni biurowej na zasadach współdzielenia, każdy pracownik może zaoszczędzić na kosztach utrzymania własnego biura,
• elastyczność - coworking oferuje elastyczne opcje członkostwa, umożliwiając pracownikom korzystanie z przestrzeni biurowej w dowolnym czasie i na dowolną ilość godzin,
• networking - możliwość budowania relacji biznesowych z innymi osobami pracującymi w coworkingu, co może prowadzić do potencjalnych partnerstw i współpracy,
• inspiracja - wspólna praca z osobami o różnych zawodach i z różnych branż może być inspirująca i motywująca do podjęcia nowych wyzwań i rozwoju zawodowego,5. usługi dodatkowe - niektóre coworkingi oferują dodatkowe usługi takie jak dostęp do sal konferencyjnych, wydarzenia branżowe, czy możliwość korzystania z kuchni i strefy relaksu.

Miejsce w przestrzeni coworkingowej może kosztować już od 30 zł miesięcznie. Jednak w Warszawie są to zazwyczaj koszty rzędu 600/700 zł za miesiąc. W mniejszych miejscowościach cena może wahać się pomiędzy 300 a 500 zł. 

Wirtualne biuro – bez fizycznej przestrzeni

Możesz również wynająć wirtualne biuro. Na czym to polega? Wirtualne biuro to usługa świadczona przez firmę zajmującą się obsługą biurową, która zapewnia przedsiębiorcom możliwość korzystania z biura na odległość. 

Decydując się na wirtualne biuro możesz skorzystać z takich usług jak adres do rejestracji firmy, obsługę korespondencji, sekretariat telefoniczny, wynajem sal konferencyjnych oraz inne usługi biurowe. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą prowadzić swoją działalność bez konieczności wynajmowania fizycznego biura i zatrudniania dodatkowego personelu. Wirtualne biuro pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze przy jednoczesnym zachowaniu profesjonalnego wizerunku firmy.

Jak podaje popularna firma zajmująca się takim wynajmem w Warszawie - najpopularniejszy wariant wirtualnego biura z umową na rok, to koszt miesięczny na poziomie 33 zł netto. W Krakowie znajdziesz wirtualne biuro już od 49 zł miesięcznie.

Własne mieszkanie

Możesz również zarejestrować firmę w swoim mieszkaniu. Jeśli zdecydujesz się na korzystanie z własnego mieszkania w ramach działalności, to - w przypadku skali podatkowej oraz podatku liniowego - możesz część wydatków związanych z utrzymaniem biura wrzucić w koszty. 

Na cele działalności nie musisz przeznaczać całego mieszkania, ani tylko jednego pokoju. Ta decyzja należy do Ciebie. Jednak w przypadku wrzucania w koszty opłat za mieszkanie należy proporcjonalnie do wykorzystanej części mieszkania obliczyć stan użytkowania mediów w ramach działalności, a także czasu, jaki został poświęcony na działalność. 

Np. jeśli pracujesz przez 8 godzin, czyli ⅓ doby, to kwota za prąd w całym miesiącu, powinna być podzielona na ilość godzin. Wówczas cenę prądu wykorzystanego przez 160 godzin w miesiącu możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. 

Jaki jest koszt zatrudnienia pracownika?

Koszt zatrudnienia pracowników zależy od kilku kwestii, w tym przede wszystkim od umowy, na podstawie której pracownik jest zatrudniony.

Koszty zatrudnienia pracownika w Polsce na umowie o prace obejmuja:

• wynagrodzenie - podstawę wynagrodzenia oraz ewentualne dodatki, premie, nagrody, nadgodziny itp.
• składki ZUS - składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz Fundusz Pracy
• podatek dochodowy - pracownik jest obciążony podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT)
• Fundusz Pracy
• składki na Fundusz Gwarantowanych Swiadczen Pracowniczych (FGŚP)
• składki na Fundusz Pracy Socjalnej

Oprócz powyższych kosztów, pracodawca ponosi również inne koszty związane z zatrudnieniem pracownika, takie jak koszty szkoleń, ubezpieczenia pracownicze, dodatkowe świadczenia pracownicze (np. karty multisport), czy korzyści pozapłacowe (np. kawa, owoce w pracy).

Możesz zatrudnić pracownika na umowie o dzieło - wówczas wystarczy zgłosić ten fakt do ZUS-u.

W przypadku umowy zlecenie jedyną korzyścią (dla pracownika powyżej 26 roku życia) jest fakt, że nie pracownik nie musi zgłosić się do ubezpieczenia chorobowego. Wówczas nie będzie miał płatnego L4.

Jeśli Twój pracownik ma poniżej 26 roku życia i status studenta, jego przychody są zwolnione z podatku.

Dodatkowo, warto uwzględnić, ile wynoszą koszty obsługi księgowej, które również stanowią istotny element kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.

Księgowość i podatki

Koszt księgowości zależny jest od biura rachunkowego, a tych na rynku polskim nie brakuje.

Podatki jednak są kompletnie odrębną sprawą. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych masz do wyboru trzy formy opodatkowania na zasadach ogólnych:

• skala podatkowa (zasady ogólne),
• podatek liniowy,
• ryczałt.

Skala podatkowa - jaki podatek musisz opłacić? 

W skali podatkowej są dwie stawki podatku zależne od wysokości dochodu:

• 12% dla rocznych dochodów, które nie przekraczają 120 tys. zł,
• 32% dla dochodów powyżej 120 tys. zł.

Do kwoty wolnej od podatku, która obecnie wynosi 30 tys. zł rocznego dochodu, przedsiębiorca nie zapłaci podatku. Źródło: https://www.pit.pl/kwota-wolna-od-podatku/

Opodatkowane prowadzenie działalności jednoosobowej może odbywać się na zasadach ogólnych, podatku liniowego lub ryczałtu ewidencjonowanego, co wiąże się z różnymi obowiązkami, takimi jak prowadzenie księgowości lub ewidencja przychodów.

Podatek liniowy - jaka stawka podatkowa obowiązuje? 

Liniówka opłaca się od dochodu, w stałej stawce podatkowej 19%. Niestety nie występuje w tej opcji ani kwota wolna od podatku, ani możliwość rozliczenia się z małżonkiem. 

Stawki podatku na ryczałcie

W przypadku ryczałtu stawka zależy od działalności, którą wykonujesz. W 2024 stawki ryczałtu dla działalności gospodarczej wynoszą: 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 12%, 12,5%, 14%, 15% oraz 17%. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych polega na opodatkowaniu przychodu bez możliwości odliczenia kosztów, co wymaga uproszczonej ewidencji przychodów oraz dokumentowania transakcji biznesowych.

Marketing i promocja firmy

Koszty związane z działaniami marketingowymi w firmie mogą obejmować m.in.:

• koszty zatrudnienia personelu marketingowego, takich jak manager marketingu, grafik, specjaliści ds. social media, copywriterzy itp,
• koszty na kampanie reklamowe, takie jak reklamy w mediach tradycyjnych i online, banery reklamowe, spoty radiowe i telewizyjne itp,
• koszty produkcji materiałów marketingowych, takich jak broszury, ulotki, katalogi, wizytówki, gadżety firmowe itp,
• koszty promocji i sponsoringu wydarzeń, takich jak targi branżowe, konferencje, imprezy charytatywne itp,
• koszty utrzymania strony internetowej, działań SEO, kampanii reklamowych online, analizy danych itp,
• koszty badania rynku i analizy konkurencji,
• koszty szkoleń i konferencji da personelu marketingowego,
• koszty narzędzi marketingowych, takich jak programy do analizy danych, CRM, narzędzia do automatyzacji marketingu itp.

Koszty związane z działaniami marketingowymi można zaliczyć do kosztów przychodu, jeśli spełniają określone warunki, między innymi jeśli zostały poniesione w celu promocji produktów lub usług, zwiększenia sprzedaży oraz generowania przychodów. 

Istotne jest również, aby koszty te były rzeczywiste, rejestrowane w okresie, w którym zostały poniesione oraz były związane bezpośrednio z generowaniem przychodów. Wówczas można je zaliczyć do kosztów przychodu, co pomaga obniżyć podatek dochodowy przed opodatkowaniem zysku. Jednak należy pamiętać, że nie wszystkie transakcje związane z działalnością marketingową możesz wrzucić w koszty, dlatego warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym w tej sprawie.

Inne koszty jednoosobowej działalności gospodarczej

Niestandardowe koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej różnią się w zależności od branży i specyfiki danej działalności. Poniżej przedstawiamy kilka potencjalnych niestandardowych kosztów, które mogą wystąpić w Twojej działalności:

• opłaty za rejestrację i licencje - niektóre branże wymagają specjalnych licencji i zezwoleń, które mogą wiązać się z dodatkowymi opłatami,
• specjalistyczne oprogramowanie - jeśli potrzebujesz specjalistycznego oprogramowania do prowadzenia swojej działalności (np. programy do projektowania graficznego, narzędzia do analizy danych), będziesz musiał zakupić licencję lub płacić abonament za korzystanie z tych programów,
• szkolenia i rozwój zawodowy - aby utrzymać się w swojej branży i być na bieżąco z wprowadzanymi zmianami, może być konieczne uczestnictwo w szkoleniach, konferencjach lub kursach, co wiąże się z dodatkowymi kosztami,
• ubezpieczenia - w zależności od rodzaju działalności, możesz potrzebować różnych rodzajów ubezpieczeń, takich jak ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, ubezpieczenie zdrowotne czy ubezpieczenie mienia.

Dodatkowo, koszty związane z ubezpieczeniem społecznym mogą być znaczące, zwłaszcza dla nowych przedsiębiorców.

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą musisz również zastanowić się nad kontem bankowym. O ile konto prywatne nie przyniesie Ci zbyt dużego kosztu, o tyle już konto firmowe może - w zależności od oferty, którą wybierzesz.

Pamiętaj, że konkretny zakres niestandardowych kosztów będzie zależał od rodzaju działalności, który prowadzisz. Ważne jest również regularne monitorowanie i analiza finansów, aby zidentyfikować koszty, które mogą wynikać z indywidualnej specyfiki Twojego biznesu.

Ile kosztuje prowadzenie działalności? 

Koszt prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej jest zależny od kilku kwestii.

Po pierwsze od tego, jaką formę opodatkowania wybierzesz jako przedsiębiorca. Pamiętaj, że na początku swojej pierwszej działalności możesz skorzystać z ulg Mały Zus Plus.

Po drugie - od podatków. W zależności od tego, jaką formę opodatkowania wybierzesz - tyle podatku będziesz musiał zapłacić.

Przy skali podatkowej - o ile twój dochód nie przekroczy 120 tysięcy złotych, o tyle stawka wynosi 12%. Jednak jeśli dochody są wyższe, stawka 32% już nie wygląda tak dobrze.

W liniówce stawka podatkowa wynosi 19%, ale w tym przypadku możesz wrzucić w koszty wiele transakcji (oczywiście połączonych bezpośrednio z Twoją działalnością) i obniżyć swój podatek.

Na ryczałcie - w zależności od tego, czym się zajmujesz, tak będzie wyglądała Twoja stawka podatkowa.

Po trzecie - od tego czy i na jakiej umowie zatrudnisz pracowników. Pamiętaj, że koszt pracodawcy w przypadku jednej zatrudnionej osoby na umowie o pracę, na kwotę minimalną ( 4242 zł od 1 stycznia 2024 roku), wynosi 5 110,76 zł.

Po czwarte - od kosztu biura. Jeśli decydujesz się na korzystanie z własnego mieszkania, to tak naprawdę nie dochodzą Ci żadne dodatkowe sumy (a jeśli masz możliwość wrzucenia w koszty rachunków - jest to dla Ciebie dodatkowa oszczędność).

W związku z tym, że nie każdy ma taką możliwość, pozostają dodatkowe opcje, takie jak coworking lub wirtualne biuro. W tym przypadku cena waha się do 30/50 złotych do kilkuset złotych miesięcznie.

Po piąte ilość sprzętu. Tak samo, jak w przypadku biura, jeśli posiadasz własny sprzęt i nie musisz inwestować w nowy - koszty nie wzrastają.

Zarówno mówiąc o biurze, jak i o nowych przedmiotach potrzebnych do wykonywania Twojej działalności, możemy posłużyć się cytatem “sky is the limit”.

Nie można zapomnieć o składce zdrowotnej, której wysokość zależy od formy opodatkowania oraz osiągniętego dochodu.