Zmiana stawki za delegacje dla pracowników! Sprawdź ile zapłacisz za wyjazd służbowy swojego pracownika

Mimo zwiększającego się trendu polegającego na kontakcie biznesowym tylko poprzez rozmowę online, spotkania bezpośrednie nadal odgrywają kluczową rolę. W szczególności w biznesach zajmujących się usługami B2B. W każdym biznesie najistotniejszą wartością jest bowiem dobra, skuteczna i przyjazna dla Klienta komunikacja. W związku z tym wyjazdy służbowe dla wielu pracowników to codzienność. Pojawia się więc pytanie - czy pracodawca ma obowiązek w takim wypadku zwrócenia pracownikowi kosztów wyjazdu? 

Zmiany w kwotach

Od stycznia 2023 roku wprowadzono zmianę w stawce za delegacje dla pracowników, związane z dietą krajową. Zmiana została pokazana na poniższej tabeli:

Wysokość diety przypadającej na jednego pracownika, uzależniona jest od długości czasu trwania podróży służbowej. 

• Osobie, której wyjazd służbowy nie trwał więcej niż 8h nie przysługuje dieta. 
• Jeśli wyjazd trwał od 8 godzin do 12 pracownikowi przysługuje 50% diety pełnej. 
• W przypadku wyjazdów trwających ponad 12 h - przysługuje pełna dieta. 

Jeżeli podróż służbowa trwałaby dłużej niż jedną dobę, pracownikowi przysługuje pełna dieta za każdy pełny dzień spędzony na wyjeździe służbowym. W przypadku niepełnych dni, pracownik otrzymuje: 

• 50% diety za dzień trwający nie więcej niż 8 h, 
• 100% diety za dzień trwający więcej niż 8 h. 

Dieta krajowa nie przysługuje wtedy, gdy pracownik jest delegowany do miejscowości pobytu stałego lub czasowego. Jak również wtedy, gdy pracownikowi zapewnione jest codzienne bezpłatne wyżywienie. 

Jeżeli podróż służbowa trwała co najmniej 10 dni, wówczas pracownik może w swoim dniu wolnym od pracy wrócić do miejsca zamieszkania oraz otrzymać w ten sposób zwrot kosztów za przejazd. 

Ryczałt

Ryczałt za noclegi przysługuje tylko wtedy, gdy podróż trwała ponad 6 godzin, a odpoczynek trwał pomiędzy 21:00 a 7:00. 

Pracodawca może odmówić wypłacenia ryczałtu za nocleg w trzech przypadkach:

• gdy nocleg był bezpłatny, 
• gdy nocleg odbywał się w czasie przejazdu, 
• gdy sam uzna, że pracownik mógł wrócić w ciągu dnia. 

Dodatkowo - dieta krajowa jest zwolniona z opodatkowania. Dieta krajowa wypłacana pracownikowi podlega zwolnieniu z ZUS, ale tylko do wysokości diety określonej w rozporządzeniu (tj. 45 zł). Nadwyżka nad tą kwotą podlega oskładkowaniu w ZUS. Tak samo jest w przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych, gdzie zwolnieniu od opodatkowania podlega kwota do wysokości wskazanej w rozporządzeniu, natomiast nadwyżka stanowi podstawę do opodatkowania. 

Przykłady

• Jeżeli pracownik przebywał na wyjeździe służbowym 4 pełne dni, wówczas otrzyma on 180 zł. (4 x 45 zł = 180 zł)

Trzeba również doliczyć wysokość ryczałtu za te 4 noclegi. (4 x 67,50 zł = 270). 

Sumując - pracownikowi należy się 450 zł za całość pobytu na wyjeździe służbowym. 

• Jeżeli pracownik przebywał na wyjeździe służbowym 3 pełne dni oraz 1 niepełny, ale trwający więcej niż 8 h, otrzymuje on zapłatę 100% pełnej diety za wszystkie cztery dni pobytu, w tym: ryczałt za 4 dni przejazdów, a także 3 noclegi. Załóżmy również, że pracownik poruszał się komunikacją miejską. Wówczas: 

4 x 45 zł = 180 zł

3 x 67,50 = 202,50 zł 

4 x 9 zł = 36 zł 

Sumując - pracownikowi należy się 418,50 zł. 

• W przypadku pracownika, który 15 razy w ciągu miesiąca był na wyjazdach służbowych trwających nie dłużej niż 8 h każda, nie przysługuje mu żadna dieta. 

• Jeżeli pracownik był na wyjeździe służbowym przez 15 dni, z czego dwa dni były niepełne, ale trwające więcej niż 8 h, otrzymuje on 100% diety, ryczałt za przejazdy i 14 noclegów. Dodatkowo poruszał się on samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 przez wszystkie 15 dni, wykonując ok. 1170 km. 

15 x 45 zł = 675 zł

14 x 67,50 = 945 zł

1170 km x 0,5214 zł* = 610 zł. 

Sumując - pracownikowi należy się 2 230 zł. 

*Jeżeli, na wniosek pracownika, pracodawca wyrazi zgodę na podróż prywatnym pojazdem, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu. Wylicza się go na podstawie iloczynu kilometrów przez stawkę za 1 kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę. Stawka ta jednak nie może przekroczyć odpowiedniej kwoty, tj.: 

1. w przypadku samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
2. w przypadku samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł, 
3. dla motocykla - 0.2302 zł, 
4. dla motoroweru - 0,1382 zł. 

Potrzebne dokumenty

Wygląd druku dotyczącego delegacji przedstawiamy na obrazie poniżej.

Poniżej przedstawiamy przykład dokumentu - kilometrówki, w którym kierowcy zobowiązani są do wypisania dokładnych danych dotyczących swoich podróży, w tym: data wyjazdu, ilość kilometrów, które przejechano, opis trasy.

Podsumowując

Rozliczenie delegacji służbowej może być procesem złożonym i powodującym nawarstwiające się kłopoty dla pracodawców.Pracownikowi odbywającemu podróż służbową, trwającą więcej niż 8h na dobę, przysługuje dodatek w formie diety krajowej. Jak można zauważyć na podstawie powyższego artykułu, na wysokość diety składa się kilka czynników. Głównym czynnikiem jest jednak długość trwania wyjazdu służbowego.